Mise en route de la caisse enregistreuse

La caisse Kafinea est une caisse connectée simple à utiliser et néanmoins très puissante. Elle interagit directement avec les éléments de la gestion commerciale : factures, paiements, comptes clients, …

Voici les étapes pour mettre en place la caisse :

1 – Assurez vous d’avoir des produits dans votre catalogue d’articles #

Pour accéder à la liste des articles : Menu / Catalogue / Produits
Les produits devant apparaitre sur la caisse doivent avoir une catégorie.

2 – Créer un compte client par défaut #

Les tickets de caisse générés vont être enregistrés dans des factures. Dans le cas où le client n’est pas en compte chez vous, il faudra que Kafinea associe les factures générées à un compte par défaut.
Exemple : Client comptoir, Client Caisse Enregistreuse, …
Veuillez donc créer ce compte client. Il sera nécessaire lors de la configuration de la caisse.

3 – Récupérer les identifiants de connection à la caisse #

Pour se connecter à la caisse vous aurez besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. C’est l’un des utilsateurs de votre instance de Kafinea. La liste des utilsateurs est accessible via Menu / Configuration / Gestion des utilisateurs

Veuillez choisir un utilisateur et noter les informations suivantes :

  • Le nom d’utilisateur : c’est l’adresse email de l’utilisateur.
  • La « Clé d’accès personnelle au webservice » affichée vers le bas de la fiche de l’utilisateur. Cette information servira de « mot de passe » pour accéder à la caisse.

4 – Activer l’application Points de vente #

Pour rendre l’application Points de vente visible dans Kafinea veuilez suivre les étapes suivantes :

  • Cliquez sur Menu / Configuration / Paramètres / Configuration / Application
  • Cliquer sur Lancer le sélecteur d’applications
  • Cocher Points de vente (veuillez ne pas oublier de sélectionner les autres applications que vous utilisez)
  • Valider

5 – Configurer une caisse #

Aller dans Menu / Points de vente / Caisses enregistreuses
Créer une nouvelle caisse enregistreuse

  • Fournir un nom : par exemple Caisse de Test
  • Attribuer le compte client par défaut que vous avez créé précédemment.
  • Attribuer un utilisateur technique. Veuillez selectionner ici l’utilisateur dont vous avez précédemment récupéré les informations.
  • Enregistrer la fiche

Note : vous pourrez revenir ulttérieusement à cet endroit pour configurer le comportement de la caisse et l’adresse de l’imprimante à utiliser.

6 – Sélectionner des vendeurs #

La sélection de vendeurs pour une caisse est optionnelle. Si vous en sélectionnez, il sera possible que chaque ticket soit affecté à un vendeur. Cette information se retrouvera sur les factures et permettra de faire des contrôles, des statistiques de ventes par vendeurs, …
Pour selectionner les vendeurs aller sur la fiche de la caisse et choisir des vendeurs dans l’onglet Vendeurs.

7 – Lancer la caisse #

Pour lancer la caisse : cliquer sur Lancer la caisse directement sur la fiche de la caisse.

Note :
Si le bouton lancer la caisse n’est pas disponble veuillez utiliser le lien suivant :
https://apps.kafinea.com/kfnxxxxxxxxxx/cashRegister
Remplacer kfnxxxxxxxxxx par l’idenfiiant de votre instance Kafinea.

  • L’adresse email devrait être renseignée automatiquement
  • Renseigner la clef personnelle

Le fond de caisse vous sera demandé et la caisse devrait maintenant se lancer.

ATTENTION : Ne pas valider les tickets de caisse si vous souhaitez seulement tester et que votre instance de Kafinea est en production. Tout ticket de caisse validé crée une facture et un paiement finalisés et non supprimables dans Kafinea.
Si vous générez involontairement des factures et des paiements il faudra faire un avoir pour annuler la facture et enregistrer un paiement d’annulation pour annuler le paiement.