📍 Contexte
Interface générale de Kafinea
Les étiquettes, ou tags, sont des mots-clés qui servent de balises et peuvent associer des fiches Kafinea ensemble. Cette fonctionnalité est très pratique pour organiser et retrouver rapidement des enregistrements, notamment dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents.
1. Créer une étiquette #
Il existe deux façons de créer une étiquette dans Kafinea :
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Depuis une fiche : cliquez sur le bouton + Ajouter balise dans l’en-tête d’un enregistrement. Le formulaire qui s’affiche vous propose les étiquettes déjà existantes. La partie droite du formulaire vous permet de créer une nouvelle balise.
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Depuis les préférences utilisateur : accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres > Mes préférences > Mes balises. Depuis cet écran, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des balises. Voir les préférences utilisateur pour plus de détails.
Astuce : Vous pouvez créer plusieurs balises à la fois en tapant le nom de chaque nouvelle balise séparé par une virgule.
Balises privées ou publiques :
Par défaut, une balise est privée (visible uniquement par son créateur). Pour la rendre accessible à tous les utilisateurs de l’instance, cochez la case Balises publiques lors de la création.
2. Associer une étiquette à un enregistrement #
Pour associer une étiquette existante à un enregistrement :
- Ouvrez la fiche de l’enregistrement concerné
- Cliquez sur le bouton + Ajouter balise dans l’en-tête
- Sélectionnez l’étiquette souhaitée dans la liste proposée
Un même enregistrement peut porter plusieurs étiquettes. Pour retirer une étiquette, cliquez sur la croix (×) à côté de son nom dans l’en-tête de la fiche.
3. Filtrer par étiquette #
Pour voir les enregistrements portant un même tag, cliquez sur le tag désiré dans la section Balises du volet gauche du module concerné. Le tableau des fiches se met à jour en filtrant uniquement les enregistrements portant le tag sélectionné.
4. Les étiquettes et les documents #
Chaque document importé dans Kafinea (devis, factures, bons de livraison, CV, etc.) est considéré comme une fiche du module Documents. Par conséquent, les tags appliqués à ces différents types de documents sont transversaux : en cliquant sur un tag, vous verrez tous les documents portant ce tag, peu importe leur type.
Où retrouver les documents portant la même étiquette ?
Rendez-vous dans Kafinea > Documents > Balises pour visualiser tous les documents classés par étiquette.
Exemple : Une entreprise de construction crée un tag nommé Algeco. En utilisant ce tag sur différents documents, l’entreprise n’a plus qu’à se rendre dans Documents > Balises pour visualiser tous les documents portant ce tag. Elle trouvera ainsi au même endroit les devis incluant la location d’algécos, la facture du fournisseur pour leur location et les bons de réception de ces algécos. Une fonctionnalité qui facilite grandement la Gestion Électronique des Documents !
5. Questions fréquentes #
Comment supprimer une étiquette ?
Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres > Mes préférences > Mes balises. Sélectionnez l’étiquette à supprimer et cliquez sur Supprimer. Les étiquettes publiques ne peuvent être supprimées que par leur créateur ou un administrateur.
Quelle est la différence entre une balise privée et publique ?
Une balise privée n’est visible et utilisable que par l’utilisateur qui l’a créée. Une balise publique est accessible à tous les utilisateurs de l’instance Kafinea.
Peut-on filtrer par plusieurs étiquettes à la fois ?
Oui, vous pouvez cliquer sur plusieurs tags dans le volet gauche pour affiner votre recherche.