📍 Contexte
Interface générale de Kafinea
Introduction #
Le module Rapports permet de créer des analyses personnalisées à partir des données de Kafinea. Vous pouvez croiser les informations de différents modules, appliquer des filtres et générer des tableaux ou des graphiques. Il est accessible via Rapports.
1. Créer un rapport #
Pour créer un rapport :
- Accédez au module Rapports
- Cliquez sur Ajouter un rapport
- Choisissez le type de rapport :
- Tabulaire : un tableau de données avec colonnes personnalisables
- Résumé : un tableau avec regroupements et sous-totaux
- Graphique : une représentation visuelle des données (barres, camembert, lignes)
Configuration :
- Module principal : le module source des données
- Modules liés : les modules associés dont vous souhaitez inclure des champs
- Colonnes : les champs à afficher dans le rapport
- Filtres : les conditions pour restreindre les données (période, statut, utilisateur…)
- Regroupement : les champs par lesquels regrouper les résultats (pour les rapports résumé)
- Tri : l’ordre d’affichage des résultats
2. Exécuter et exporter #
Une fois configuré, le rapport peut être :
- Exécuté à la demande pour afficher les résultats actualisés
- Exporté au format CSV ou Excel pour un traitement externe
- Planifié pour un envoi automatique par email à intervalles réguliers
3. Organisation #
Les rapports sont organisés en dossiers pour faciliter la navigation. Créez des dossiers par thème (Ventes, Finances, RH…) ou par équipe.
Bon à savoir : Les rapports respectent les droits d’accès de l’utilisateur. Un utilisateur ne verra dans les résultats que les enregistrements auxquels il a accès.
4. Accès au Centre de rapports et gestion des droits #
Le Centre de rapports (menu Rapports) peut afficher jusqu’à deux zones, selon les droits accordés au profil de l’utilisateur :
- Rapports standards : rapports prêts à l’emploi fournis avec l’ERP, classés par thématique (Finance, Ventes, Achats, Stock, RH). Cette zone n’apparaît que si le profil donne accès à au moins un rapport standard.
- Mes rapports : rapports personnalisés que l’utilisateur a créés ou qui ont été partagés avec lui via le générateur de rapports. Cette zone n’apparaît que si l’utilisateur a accès à au moins un rapport personnalisé.
Si le profil ne donne accès à aucun rapport (ni standard, ni personnalisé), le Centre de rapports affiche un message neutre invitant l’utilisateur à contacter son administrateur.
Pour les administrateurs — Les droits d’accès aux rapports standards se gèrent dans Paramètres → Profils, en cochant les rapports souhaités sur la ligne du Centre de rapports. Les droits sur les rapports personnalisés suivent les règles d’accès standards du générateur de rapports : partage par dossier, visibilité par utilisateur ou par rôle.
5. Questions fréquentes #
Puis-je croiser des données de plusieurs modules ?
Oui, lors de la création du rapport, vous pouvez ajouter des modules liés au module principal pour inclure des champs provenant de différentes sources.
Comment planifier l’envoi automatique d’un rapport ?
Depuis la fiche du rapport, configurez la planification en définissant la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et les destinataires.
Les rapports sont-ils partagés entre utilisateurs ?
Oui, les rapports sont visibles par tous les utilisateurs qui ont accès au module Rapports. Utilisez les dossiers pour organiser les rapports par équipe ou par fonction.