{"id":444518,"date":"2026-04-11T00:10:35","date_gmt":"2026-04-10T22:10:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/uncategorized\/los-flujos-de-trabajo-workflows\/"},"modified":"2026-04-11T00:10:35","modified_gmt":"2026-04-10T22:10:35","password":"","slug":"los-flujos-de-trabajo-workflows","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.kafinea.com\/es\/documentation\/automatizacion\/los-flujos-de-trabajo-workflows\/","title":{"rendered":"Los flujos de trabajo (workflows)"},"content":{"rendered":"<p>Los <strong>flujos de trabajo<\/strong> (o <em>workflows<\/em>) son el motor de automatizaci\u00f3n de Kafinea. Permiten activar autom\u00e1ticamente acciones cuando se produce un evento en un registro: env\u00edo de email, actualizaci\u00f3n de campos, creaci\u00f3n de registros, llamada a un servicio externo, etc. Si se configuran correctamente, eliminan las tareas repetitivas, reducen los errores humanos y garantizan la aplicaci\u00f3n sistem\u00e1tica de sus reglas de negocio.  <\/p>\n<hr>\n<h2>1. Acceder a los workflows<\/h2>\n<p>Los workflows se gestionan desde <em><strong>Ajustes &gt; Automatizaci\u00f3n y comunicaci\u00f3n &gt; Flujos de trabajo<\/strong><\/em>. La lista muestra todos los workflows existentes con su m\u00f3dulo objetivo, su estado (activo\/inactivo) y su descripci\u00f3n. <\/p>\n<p>Desde esta lista, puede:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Crear<\/strong> un nuevo workflow<\/li>\n<li><strong>Modificar<\/strong> un workflow existente<\/li>\n<li><strong>Activar o desactivar<\/strong> un workflow<\/li>\n<li><strong>Eliminar<\/strong> un workflow<\/li>\n<\/ul>\n<hr>\n<h2>2. Crear un workflow<\/h2>\n<p>La creaci\u00f3n de un workflow se realiza en tres etapas: la informaci\u00f3n b\u00e1sica, el desencadenante y, por \u00faltimo, las condiciones y acciones.<\/p>\n<h3>Paso 1 \u2014 Informaci\u00f3n b\u00e1sica<\/h3>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Nombre<\/strong><\/td>\n<td>Un nombre expl\u00edcito para identificar el workflow (p. ej.: \u201cRecordatorio de factura impagada\u201d)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Descripci\u00f3n<\/strong><\/td>\n<td>Una descripci\u00f3n opcional del comportamiento esperado<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>M\u00f3dulo objetivo<\/strong><\/td>\n<td>El m\u00f3dulo al que se aplica el workflow (Facturas, Contactos, Tickets\u2026)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Estado<\/strong><\/td>\n<td>Activo o inactivo \u2014 un workflow inactivo nunca se ejecuta<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Consejo:<\/strong> Adopte una convenci\u00f3n de nombres clara para sus workflows. Por ejemplo: \u201c[M\u00f3dulo] \u2014 Acci\u00f3n\u201d (p. ej.: \u201cFactura \u2014 Env\u00edo autom\u00e1tico tras la finalizaci\u00f3n\u201d). Esto facilita el mantenimiento cuando aumenta el n\u00famero de workflows.  <\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Paso 2 \u2014 Desencadenante<\/h3>\n<p>El desencadenante determina <strong>cu\u00e1ndo<\/strong> se ejecuta el workflow. Hay disponibles tres tipos de desencadenantes: <\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Desencadenante<\/th>\n<th>Comportamiento<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Al crear<\/strong><\/td>\n<td>El workflow se ejecuta \u00fanicamente al crear un nuevo registro<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Al modificar<\/strong><\/td>\n<td>El workflow se ejecuta en cada modificaci\u00f3n del registro (incluida la creaci\u00f3n)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Por intervalo de tiempo<\/strong><\/td>\n<td>El workflow se ejecuta seg\u00fan una planificaci\u00f3n temporal (v\u00e9ase la secci\u00f3n \u201cPlanificaci\u00f3n\u201d)<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p><strong>Recurrencia (para el desencadenante \u201cAl modificar\u201d):<\/strong><\/p>\n<p>Cuando elige el desencadenante \u201cAl modificar\u201d, puede especificar la recurrencia:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La primera vez que se cumple la condici\u00f3n<\/strong>: el workflow solo se ejecuta una vez por registro, la primera vez que se cumplen las condiciones<\/li>\n<li><strong>Cada vez que se cumple la condici\u00f3n<\/strong>: el workflow se ejecuta en cada guardado mientras se cumplan las condiciones<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Un workflow \u201cEnviar un email de bienvenida\u201d en el m\u00f3dulo Contactos con la recurrencia \u201cLa primera vez que se cumple la condici\u00f3n\u201d garantiza que solo se env\u00ede un email de bienvenida por contacto, aunque la ficha se modifique varias veces posteriormente.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Planificaci\u00f3n (desencadenante por intervalo de tiempo)<\/h3>\n<p>Cuando el desencadenante es \u201cPor intervalo de tiempo\u201d, configura la frecuencia de ejecuci\u00f3n:<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Frecuencia<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Cada hora<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n cada hora<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Diario<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n una vez al d\u00eda a una hora concreta<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Semanal<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n determinados d\u00edas de la semana a una hora concreta<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Mensual por fecha<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n determinados d\u00edas del mes (p. ej.: el 1 y el 15)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Fecha espec\u00edfica<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n \u00fanica en una fecha concreta<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Anual<\/strong><\/td>\n<td>Ejecuci\u00f3n en fechas concretas cada a\u00f1o<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Para todas las frecuencias excepto \u201cCada hora\u201d, define la hora de ejecuci\u00f3n.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Nota:<\/strong> Los workflows planificados se ejecutan mediante el planificador de Kafinea. Se aplican a <strong>todos los registros<\/strong> del m\u00f3dulo objetivo que coincidan con las condiciones definidas, y no a un \u00fanico registro. Esto es lo que los hace especialmente potentes para los tratamientos en masa (recordatorios, actualizaciones peri\u00f3dicas, notificaciones\u2026).  <\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-important\">\n<p><strong>Importante:<\/strong> El n\u00famero de workflows planificados est\u00e1 limitado. Si se alcanza el l\u00edmite, se desactiva la opci\u00f3n \u201cPor intervalo de tiempo\u201d. P\u00f3ngase en contacto con su administrador si necesita aumentar este l\u00edmite.  <\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Paso 3 \u2014 Condiciones y acciones<\/h3>\n<p>Despu\u00e9s de definir el desencadenante, configura las <strong>condiciones<\/strong> de filtrado y las <strong>acciones<\/strong> que se ejecutar\u00e1n.<\/p>\n<hr>\n<h2>3. Las condiciones<\/h2>\n<p>Las condiciones determinan <strong>qu\u00e9 registros<\/strong> est\u00e1n afectados por el workflow. Funcionan como un filtro avanzado. <\/p>\n<h3>Construir una condici\u00f3n<\/h3>\n<p>Cada condici\u00f3n se compone de:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Un campo<\/strong> del m\u00f3dulo objetivo (o de un m\u00f3dulo vinculado)<\/li>\n<li><strong>Un operador<\/strong> de comparaci\u00f3n<\/li>\n<li><strong>Un valor<\/strong> de referencia<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Operadores disponibles:<\/strong><\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Operador<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>es igual a<\/strong><\/td>\n<td>Valor exacto<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>no es igual a<\/strong><\/td>\n<td>Distinto del valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>empieza por<\/strong><\/td>\n<td>El campo empieza por el valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>termina por<\/strong><\/td>\n<td>El campo termina por el valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>contiene<\/strong><\/td>\n<td>El campo contiene el valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>no contiene<\/strong><\/td>\n<td>El campo no contiene el valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>es inferior a<\/strong><\/td>\n<td>Valor num\u00e9rico o fecha inferior<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>es superior a<\/strong><\/td>\n<td>Valor num\u00e9rico o fecha superior<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>es inferior o igual a<\/strong><\/td>\n<td>Valor num\u00e9rico o fecha inferior o igual<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>es superior o igual a<\/strong><\/td>\n<td>Valor num\u00e9rico o fecha superior o igual<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est\u00e1 vac\u00edo<\/strong><\/td>\n<td>El campo no tiene valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>no est\u00e1 vac\u00edo<\/strong><\/td>\n<td>El campo tiene un valor<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>ha cambiado<\/strong><\/td>\n<td>El campo se ha modificado (\u00fatil con el desencadenante \u201cAl modificar\u201d)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>ha cambiado a<\/strong><\/td>\n<td>El campo se ha modificado y su nuevo valor coincide<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Grupos de condiciones<\/h3>\n<p>Las condiciones se pueden combinar con los operadores l\u00f3gicos <strong>Y<\/strong> y <strong>O<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Todas las condiciones<\/strong> (Y): todas las condiciones del grupo deben ser verdaderas<\/li>\n<li><strong>Al menos una condici\u00f3n<\/strong> (O): al menos una condici\u00f3n del grupo debe ser verdadera<\/li>\n<\/ul>\n<p>Puede crear varios grupos de condiciones para construir reglas complejas.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Para un workflow de recordatorio de facturas impagadas, podr\u00eda definir:<\/p>\n<ul>\n<li>Grupo 1 (Y): Estado <em>es igual a<\/em> \u201cEnviada\u201d <strong>Y<\/strong> Fecha de vencimiento <em>es inferior a<\/em> \u201choy\u201d<\/li>\n<\/ul>\n<p>Este workflow se dirigir\u00e1 a todas las facturas enviadas cuya fecha de vencimiento haya expirado.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Expresiones en las condiciones<\/h3>\n<p>Adem\u00e1s de valores fijos, puede utilizar <strong>expresiones<\/strong> din\u00e1micas en las condiciones:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Hoy<\/strong>: la fecha de hoy<\/li>\n<li><strong>Ma\u00f1ana<\/strong>: la fecha del d\u00eda siguiente<\/li>\n<li><strong>Ayer<\/strong>: la fecha del d\u00eda anterior<\/li>\n<li><strong>Valor de otro campo<\/strong>: comparar un campo con el valor de otro campo del mismo registro<\/li>\n<\/ul>\n<hr>\n<h2>4. Las acciones (tareas)<\/h2>\n<p>Las acciones definen <strong>qu\u00e9 hace<\/strong> el workflow cuando se cumplen las condiciones. Puede a\u00f1adir varias acciones a un mismo workflow, que se ejecutar\u00e1n en el orden indicado. <\/p>\n<h3>Enviar un email<\/h3>\n<p>Env\u00eda un email a uno o varios destinatarios.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Destinatario<\/strong><\/td>\n<td>Direcci\u00f3n de email de un campo del registro, de un usuario, de un grupo o una direcci\u00f3n fija<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Asunto<\/strong><\/td>\n<td>El asunto del email (puede contener variables del registro)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Cuerpo<\/strong><\/td>\n<td>El contenido del email en formato de texto enriquecido (puede contener variables del registro)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Archivos adjuntos<\/strong><\/td>\n<td>Documentos vinculados al registro<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Nota:<\/strong> Los emails no se env\u00edan al instante. Se colocan en una cola y los env\u00eda el <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificador<\/a>. Por tanto, es normal que haya un peque\u00f1o retraso entre el desencadenamiento del workflow y la recepci\u00f3n del email.  <\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Consejo:<\/strong> Utilice las variables (p. ej.: <code>$contacts-lastname$<\/code>, <code>$invoice-invoice_no$<\/code>) para personalizar el contenido del email con los datos del registro. La lista de variables disponibles se muestra en el editor. <\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Actualizar campos<\/h3>\n<p>Modifica autom\u00e1ticamente el valor de uno o varios campos del registro.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Campo<\/strong><\/td>\n<td>El campo que se va a modificar<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Valor<\/strong><\/td>\n<td>El nuevo valor (fijo, expresi\u00f3n o valor de otro campo)<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Cuando un ticket pasa al estado \u201cResuelto\u201d, establecer autom\u00e1ticamente el campo \u201cFecha de resoluci\u00f3n\u201d en la fecha de hoy.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Crear una tarea (todo)<\/h3>\n<p>Crea autom\u00e1ticamente una tarea en el calendario.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>T\u00edtulo<\/strong><\/td>\n<td>El t\u00edtulo de la tarea<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Estado<\/strong><\/td>\n<td>El estado inicial de la tarea<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Prioridad<\/strong><\/td>\n<td>La prioridad de la tarea<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Fecha de vencimiento<\/strong><\/td>\n<td>La fecha l\u00edmite (puede calcularse, p. ej.: \u201c3 d\u00edas despu\u00e9s de hoy\u201d)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Asignado a<\/strong><\/td>\n<td>El usuario o el grupo responsable<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Crear un evento<\/h3>\n<p>Crea autom\u00e1ticamente un evento en el calendario (reuni\u00f3n, llamada\u2026).<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>T\u00edtulo<\/strong><\/td>\n<td>El t\u00edtulo del evento<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Tipo<\/strong><\/td>\n<td>Llamada, reuni\u00f3n, etc.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Fecha y hora<\/strong><\/td>\n<td>El inicio y el fin del evento<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Asignado a<\/strong><\/td>\n<td>El usuario o el grupo responsable<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Crear un registro<\/h3>\n<p>Crea autom\u00e1ticamente un nuevo registro en otro m\u00f3dulo.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>M\u00f3dulo objetivo<\/strong><\/td>\n<td>El m\u00f3dulo en el que crear el registro<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Correspondencia de campos<\/strong><\/td>\n<td>La asociaci\u00f3n entre los campos del registro de origen y los del nuevo registro<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Al crear un presupuesto aceptado, crear autom\u00e1ticamente un pedido de cliente con las mismas l\u00edneas de productos.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Llamar a una funci\u00f3n personalizada<\/h3>\n<p>Ejecuta una funci\u00f3n de negocio espec\u00edfica desarrollada para su instancia de Kafinea. Estas funciones permiten automatizar tratamientos complejos que no se pueden realizar con las acciones est\u00e1ndar. <\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Nota:<\/strong> Las funciones personalizadas disponibles dependen de su configuraci\u00f3n. Consulte a su integrador para conocer las funciones disponibles y crear nuevas. <\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Webhook<\/h3>\n<p>Env\u00eda una solicitud HTTP a un servicio externo cuando se desencadena el workflow. Es la herramienta ideal para conectar Kafinea con otras aplicaciones. <\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>URL<\/strong><\/td>\n<td>La direcci\u00f3n del servicio externo al que llamar<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>M\u00e9todo HTTP<\/strong><\/td>\n<td>POST, GET, PUT, PATCH o DELETE<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Formato<\/strong><\/td>\n<td>El formato de los datos enviados (JSON)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Autenticaci\u00f3n<\/strong><\/td>\n<td>Ninguna, Basic Auth, Bearer Token o encabezado personalizado<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Los datos del registro se incluyen autom\u00e1ticamente en la solicitud en formato JSON, con el tipo de registro y el conjunto de sus campos.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Cuando se finaliza una factura, enviar un webhook a su software de contabilidad para sincronizar autom\u00e1ticamente los asientos.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Consejo:<\/strong> Los webhooks permiten integrar Kafinea con plataformas de automatizaci\u00f3n como Zapier, Make (ex-Integromat) o n8n, abriendo as\u00ed posibilidades de integraci\u00f3n casi ilimitadas.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Prompt de IA<\/h3>\n<p>Env\u00eda los datos del registro a un servicio de inteligencia artificial con un prompt personalizado y, a continuaci\u00f3n, actualiza autom\u00e1ticamente campos con la respuesta generada.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Par\u00e1metro<\/th>\n<th>Descripci\u00f3n<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Prompt<\/strong><\/td>\n<td>Las instrucciones enviadas a la IA (lo que le pide que haga)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Campos que actualizar<\/strong><\/td>\n<td>Los campos del registro que recibir\u00e1n la respuesta de la IA<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>La IA recibe autom\u00e1ticamente el contexto completo del registro: sus campos, los registros padre vinculados, los documentos adjuntos, las im\u00e1genes, las l\u00edneas de productos y la informaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Al crear un ticket de soporte, utilizar la IA para analizar la descripci\u00f3n del problema y rellenar autom\u00e1ticamente el campo \u201cCategor\u00eda\u201d y el campo \u201cPrioridad sugerida\u201d.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Ejemplo:<\/strong> Al recibir una factura de proveedor digitalizada, utilizar la IA para extraer autom\u00e1ticamente el importe, la fecha y el n\u00famero de factura del documento adjunto.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Enviar un SMS<\/h3>\n<p>Env\u00eda un SMS a un n\u00famero de tel\u00e9fono procedente del registro.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Nota:<\/strong> Esta acci\u00f3n requiere la configuraci\u00f3n previa de un proveedor de SMS en los ajustes de Kafinea.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr>\n<h2>5. Casos de uso habituales<\/h2>\n<h3>Automatizaci\u00f3n comercial<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Recordatorio de facturas impagadas<\/strong>: workflow planificado diario que env\u00eda un email de recordatorio para las facturas cuya fecha de vencimiento ha expirado<\/li>\n<li><strong>Notificaci\u00f3n de nuevo presupuesto<\/strong>: al crear un presupuesto, enviar un email al responsable comercial<\/li>\n<li><strong>Seguimiento de oportunidades<\/strong>: crear una tarea de recordatorio cuando una oportunidad no se ha actualizado desde hace 7 d\u00edas<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Gesti\u00f3n de proyectos<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Notificaci\u00f3n de asignaci\u00f3n<\/strong>: enviar un email a una persona cuando se le asigna una tarea de proyecto<\/li>\n<li><strong>Actualizaci\u00f3n de estado<\/strong>: actualizar autom\u00e1ticamente el estado de un proyecto cuando todas sus tareas est\u00e9n completadas<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Soporte al cliente<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Acuse de recibo<\/strong>: enviar un email de confirmaci\u00f3n al cliente al crear un ticket<\/li>\n<li><strong>Escalado autom\u00e1tico<\/strong>: si un ticket no se gestiona en 48 horas, enviar una notificaci\u00f3n al responsable del equipo<\/li>\n<li><strong>Notificaci\u00f3n de resoluci\u00f3n<\/strong>: enviar un email al cliente cuando el ticket pase al estado \u201cResuelto\u201d<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Recursos humanos<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Email de bienvenida<\/strong>: enviar un email de bienvenida al crear una nueva ficha de persona<\/li>\n<li><strong>Recordatorio de fin de contrato<\/strong>: workflow planificado que notifica al departamento de RR. HH. 30 d\u00edas antes del fin de un contrato de trabajo<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Integraciones externas<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Sincronizaci\u00f3n contable<\/strong>: enviar un webhook al software de contabilidad con cada factura finalizada<\/li>\n<li><strong>Notificaci\u00f3n Slack\/Teams<\/strong>: enviar un webhook a un canal de mensajer\u00eda cuando se produzcan eventos importantes<\/li>\n<li><strong>Enriquecimiento con IA<\/strong>: analizar autom\u00e1ticamente los documentos entrantes y rellenar los campos pertinentes<\/li>\n<\/ul>\n<hr>\n<h2>6. Buenas pr\u00e1cticas<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Un workflow = una responsabilidad<\/strong>: evite sobrecargar un workflow con demasiadas acciones. Prefiera varios workflows sencillos a un workflow complejo <\/li>\n<li><strong>P\u00f3ngales nombres claros<\/strong>: un buen nombre de workflow describe su desencadenante y su acci\u00f3n (p. ej.: \u201cFactura \u2014 Recordatorio D+30\u201d)<\/li>\n<li><strong>Pruebe antes de activar<\/strong>: cree el workflow con estado inactivo, verifique las condiciones en algunos registros y, a continuaci\u00f3n, act\u00edvelo<\/li>\n<li><strong>Utilice la recurrencia \u201cuna sola vez\u201d<\/strong> para las notificaciones puntuales (bienvenida, confirmaci\u00f3n) para evitar env\u00edos m\u00faltiples<\/li>\n<li><strong>Documente sus workflows<\/strong>: utilice el campo de descripci\u00f3n para explicar el contexto de negocio y las reglas aplicadas<\/li>\n<li><strong>Supervise los workflows planificados<\/strong>: compruebe regularmente en el <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificador<\/a> que las ejecuciones se realizan correctamente<\/li>\n<\/ul>\n<hr>\n<h2>7. Preguntas frecuentes<\/h2>\n<p><strong>\u00bfPuedo tener varias acciones en un mismo workflow?<\/strong><br \/>\nS\u00ed, puede a\u00f1adir tantas acciones como sea necesario. Se ejecutan en el orden en que aparecen. <\/p>\n<p><strong>Mi email del workflow no se env\u00eda inmediatamente, \u00bfes normal?<\/strong><br \/>\nS\u00ed, los emails se colocan en una cola y los env\u00eda el <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificador<\/a>. El retraso depende de la frecuencia de ejecuci\u00f3n del planificador (normalmente, unos minutos). <\/p>\n<p><strong>\u00bfC\u00f3mo s\u00e9 si un workflow se ha ejecutado correctamente?<\/strong><br \/>\nConsulte el <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/parametrage\/le-journal-devenements\/\">registro de eventos<\/a> para verificar las ejecuciones e identificar posibles errores.<\/p>\n<p><strong>\u00bfPuedo utilizar un workflow para modificar un registro vinculado (padre o hijo)?<\/strong><br \/>\nS\u00ed, la acci\u00f3n \u201cActualizar campos\u201d permite modificar directamente los campos de un registro padre vinculado mediante un campo de referencia. En la interfaz de configuraci\u00f3n, los campos de los m\u00f3dulos vinculados aparecen en forma de \u201c(Campo de referencia: (M\u00f3dulo) Campo objetivo)\u201d. Por ejemplo, puede actualizar el tel\u00e9fono de una cuenta desde un workflow en los contactos. En cambio, para modificar registros hijos (que referencian el registro actual), utilice la acci\u00f3n \u201cLlamar a una funci\u00f3n personalizada\u201d o cree un workflow separado en el m\u00f3dulo hijo.   <\/p>\n<p><strong>\u00bfCu\u00e1l es la diferencia entre un workflow planificado y el planificador?<\/strong><br \/>\nEl <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificador<\/a> es el motor t\u00e9cnico que ejecuta las tareas en segundo plano (incluidos los workflows planificados). Un workflow planificado es una regla de negocio que usted configura y que ser\u00e1 ejecutada por el planificador seg\u00fan la frecuencia definida. <\/p>\n<p><strong>\u00bfPuedo duplicar un workflow existente?<\/strong><br \/>\nNo existe una funci\u00f3n de duplicaci\u00f3n directa. Debe crear un nuevo workflow y reconfigurar los ajustes manualmente. <\/p>\n<p><strong>\u00bfLos workflows funcionan durante una importaci\u00f3n CSV?<\/strong><br \/>\nNo, los workflows no se desencadenan durante una importaci\u00f3n CSV. La importaci\u00f3n utiliza un procesamiento por lotes optimizado para el rendimiento que no pasa por el mecanismo de desencadenamiento de workflows. Si necesita aplicar tratamientos autom\u00e1ticos despu\u00e9s de una importaci\u00f3n, puede utilizar un workflow planificado que comprobar\u00e1 peri\u00f3dicamente los registros creados o modificados recientemente.  <\/p>\n<hr>\n<h2>Referencias asociadas \ud83d\udd17<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/es\/documentation\/automatizacion\/los-formularios\/\">Los formularios<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">El planificador<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/modeles\/les-modeles-d-emails\/\">Las plantillas de correo electr\u00f3nico<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/parametrage\/le-journal-devenements\/\">El registro de eventos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/es\/documentation\/interfaz-kafinea\/la-importacion-exportacion-de-datos\/\">La importaci\u00f3n\/exportaci\u00f3n de datos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/es\/documentation\/api\/api-rest-introduccion\/\">La API Kafinea<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Los flujos de trabajo (o workflows) son el motor de automatizaci\u00f3n de Kafinea. 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