Si facturer est indispensable pour faire entrer de l’argent dans les caisses de l’entreprise, c’est aussi une pratique qui, paradoxalement, coûte de l’argent. Elle mobilise du personnel, elle prend du temps et peut parfois ralentir le suivi de la gestion commerciale. L’utilisation d’un outil adapté permet de diviser ainsi par 3 le temps passé à la création de facture.
Ce chiffre peut être ramené à 0 lorsqu’une entreprise qui réalise les mêmes prestations pour les mêmes clients sur les mêmes périodes utilise un outil qui génèrent automatiquement ce type de factures. C’est ce qu’on appelle la facturation récurrente.
Une facture est considérée comme récurrente dès lors qu’une entreprise facture les mêmes prestations (produit/service) au(x) même(s) client(s) et sur une périodicité définie (mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.).
Citons au moins 4 avantages à utiliser un logiciel de gestion pour sa facturation récurrente :
+ de temps : l’entreprise n’a pas à dupliquer la même facture tous les mois ou tous les ans puisque c’est le logiciel qui s’en occupe. Cela évite des tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée. Paramétrer la création d’une facture une seule fois, le logiciel s’occupe du reste.
+ de sécurité : moins de risques d’erreur ou d’oubli qui peuvent être induits par l’intervention humaine en faisant un mauvais copier/coller. Le logiciel reprends à chaque période les bonnes données pour l’établissement du document généré automatiquement.
+ de conformité : la loi Anti-fraude à la TVA impose que les numéros des factures se suivent chronologiquement et sans interruption. Si vous créez des factures en avance manuellement, cet ordre ne pourra pas être respecté.
+ de pilotage : suivez votre trésorerie plus précisément pour assurer le développement de votre entreprise. Avec la facture récurrente automatique, vous connaissez à l’avance les rentrées d’argent et pouvez optimiser vos ratios financiers.
Créer une facture automatique grâce à un logiciel de facturation est finalement une chose assez simple. C’est même une fonctionnalité qui peut aider l’entreprise à innover en créant une nouvelle offre par abonnement ou en faisant évoluer son business-model.
Et dans KAFINEA ? #
KAFINEA s’adapte à vos différents besoins et propose au moins deux options simples et complémentaires qui peuvent se cumuler.
La facturation récurrente des abonnements #
Afin de définir la facturation d’une même prestation (produit/service) à un même client et sur une périodicité définie (mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.), tout passe par la création d’une Commande Client, synonyme de contrat dans ce contexte. Celle-ci est disponible par le chemin d’accès suivant : Ventes > Commandes Client.
Le paramétrage pour la facturation automatique s’effectue dans la section Facturation récurrente en définissant les options qui conviennent à vos besoins :
- La fréquence (quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel)
- Une date de début
- Une date de fin
- L’échéance à laquelle la facture est due
- Préférence de la date de facture (Date de la génération, dernier jour du mois précédent, premier jour du mois en cours, dernier jour du mois en cours)
- Statut de la facture
- Ajout de consommation (Optionnel) : (celles du mois de la facture, ou celles du mois précédent)
Une fois le bon de commande enregistré, KAFINEA générera une facture périodiquement suivant les options définies dans la Commande Client, sans autre action nécessaire de votre part. La première facture sera générée au bout de quelques heures (en fonction des réglages de vos tâches planifiées, qui doivent donc avoir été activées par votre administrateur).
Il n’est pas obligatoire de finaliser un bon de commande pour que la génération des factures fonctionne. Cela donne plus de flexibilité et vous permet de facilement modifier ce bon de commande dans le futur si nécéssaire.
Bon à savoir : La date de la première facture générée sera en fonction de l’option choisie et de la date de début. Par exemple : Je saisis le bon de commande le 20/04/2020. La date de début de la récurrence est le 10/04/2020 et la préférence de date de facture est le dernier jour du mois précédent. La facture sera créée à la date du 30/03/2020.
Bon à savoir : Le choix pour l’ajout des consommations correspond au mois de la date de facturation. Par exemple : la préférence de date de facture est le dernier jour du mois précédent et le choix d’ajout de consommation est celles du mois précédent. Pour une date de facturation au 30/03/2020, les consommations qui seront incluses dans la facture seront celles du mois de février.
La facturation récurrente des consommations d’articles #
Dans le cadre de la facturation des consommations d’articles, les quantités étant variables au fil de la période, il n’est pas possible d’établir une récurrence de la même manière que pour un abonnement. Les différentes méthodes de facturation des consommations d’articles sont décrites dans l’article suivant : La facturation des consommations d’articles.
