--- title: Les notes de frais sur l’extranet description: "> 📍 **Où trouver ce module ?** > *Menu principal > Ressources humaines > Extranet collaborateur* --- ## Introduction Depuis votre téléphone, l'extranet vous permet de déclarer vos frais en quelques secondes : - photographier un ticket : la dépense…" url: "https://www.kafinea.com/fr/documentation/extranet-collaborateur/les-notes-de-frais-extranet/" updated: "2026-11-12" category: Ressources Humaines / Extranet collaborateur --- # Les notes de frais sur l’extranet > 📍 **Où trouver ce module ?** > *Menu principal > Ressources humaines > Extranet collaborateur* --- ## Introduction Depuis votre téléphone, l'extranet vous permet de déclarer vos frais en quelques secondes : - photographier un ticket : la dépense se remplit toute seule ; - déclarer un trajet en véhicule personnel ou un forfait repas ; - soumettre votre note et suivre son remboursement. Ouvrez le menu de l'extranet, puis **Notes de frais**. Si l'entrée n'apparaît pas, demandez à votre administrateur de vous ouvrir ce module : les notes de frais ne sont proposées sur l'extranet qu'une fois activées par l'administrateur. Votre entreprise choisit comment vos dépenses forment les notes : une note par mois (le plus courant), par semaine, par déplacement ou par dépense, éventuellement une par projet. L'écran affiche la note en cours ; c'est elle que ce guide appelle « votre note ». --- ## 1. Photographier un justificatif 1. Touchez **Photographier un justificatif** : l'appareil photo de votre téléphone s'ouvre. 2. Prenez le ticket en photo, bien à plat et lisible. 3. La dépense apparaît aussitôt dans votre note en cours ; quelques secondes plus tard, elle est remplie : commerçant, date, montant TTC, TVA, catégorie. Vous n'avez rien d'autre à faire : vous pouvez ranger votre téléphone et vérifier plus tard. Pour une facture reçue par e-mail, touchez **Importer** et choisissez le fichier PDF ou l'image. > **Bon à savoir** : une dépense d'une période précédente (mois ou semaine) rejoint la note de cette période tant qu'elle est en brouillon, sinon la note en cours. --- ## 2. Vérifier ou compléter une dépense Touchez une dépense pour l'ouvrir. Corrigez ce qui doit l'être : vos corrections priment sur la lecture automatique. Pour un repas d'affaires, indiquez les invités (nom, société). Si votre entreprise fait une note par projet, choisissez le **Projet** de la dépense : elle rejoint la note de ce projet. Une dépense peut afficher une alerte, par exemple **Plafond dépassé** ou **Justificatif manquant**. Une alerte ne vous empêche pas de soumettre : elle informe votre valideur, qui décide. Pour ajouter le ticket d'une dépense saisie à la main, ouvrez-la et touchez **Joindre le justificatif** : photographiez-le ou choisissez le fichier. Si le ticket est lisible, ses informations complètent la dépense, sans remplacer ce que vous avez saisi. --- ## 3. Déclarer un trajet 1. La première fois, touchez **Mes véhicules** puis **Ajouter un véhicule** : nom, type, puissance fiscale (indiquée sur la carte grise), électrique ou non. 2. Touchez **Trajet**, puis indiquez la date, la distance, l'aller-retour, le départ, l'arrivée et le motif. Le montant est calculé avec le barème kilométrique, selon votre véhicule et les kilomètres déjà parcourus cette année. --- ## 4. Déclarer un forfait repas Touchez **Forfait repas**, choisissez la date et le nombre de repas : le montant suit le barème en vigueur. --- ## 5. Soumettre la note En bas de votre note, touchez **Soumettre la note** puis confirmez. Votre valideur est prévenu. Si votre entreprise a activé l'envoi automatique, la note indique la date à laquelle elle partira seule en validation. Vous recevez un e-mail la veille : vérifiez-la, complétez ce qui manque ou soumettez-la tout de suite. Une note incomplète n'est pas envoyée : elle vous attend. La liste **Mes notes** affiche le statut de chacune : | Statut | Signification | | --- | --- | | **Brouillon** | Vous pouvez encore ajouter ou modifier des dépenses. | | **Soumise** | En attente de la décision de votre valideur. | | **À corriger** | Votre valideur vous la renvoie : son motif s'affiche en tête de la note. Faites les corrections demandées puis touchez **Soumettre à nouveau**. | | **Refusée** | La note n'est pas remboursée : le motif du valideur s'affiche en tête de la note. | | **Approuvée** | Validée, en attente de remboursement. | | **Remboursée** | Le virement a été enregistré. | Une note à corriger est signalée en haut de l'écran : touchez **Ouvrir** pour la retrouver. Si votre valideur refuse une dépense, son motif s'affiche sous la dépense ; elle n'est pas remboursée. Les commentaires de vos valideurs apparaissent sous les dépenses de la note. Tant que personne n'a encore décidé, vous pouvez **reprendre la note** pour la modifier, puis la soumettre à nouveau. --- ## Questions fréquentes **Mon ticket est mal lu.** Ouvrez la dépense et corrigez les champs. Une photo nette, ticket à plat, donne la meilleure lecture. **J'ai oublié un ticket du mois dernier.** Photographiez-le : il rejoint la note de sa période si elle est encore en brouillon, sinon la note en cours. **Le message « Votre accès n'est pas relié à une fiche salarié » s'affiche.** Votre compte extranet doit être rattaché à votre fiche salarié : contactez votre administrateur. **L'entrée Notes de frais n'apparaît pas dans le menu.** Votre administrateur doit activer les notes de frais sur l'extranet et les ajouter à votre profil d'accès : voir [Ouvrir la saisie depuis l'extranet](https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-notes-de-frais/#ouvrir-la-saisie-depuis-lextranet). **Le message « Une erreur de configuration empêche la connexion » s'affiche.** L'extranet de votre entreprise n'est pas encore entièrement paramétré : prévenez votre administrateur. --- ## Références associées 🔗 - [Le portail collaborateur](https://www.kafinea.com/fr/documentation/extranet-collaborateur/le-portail-collaborateur/) - [Les notes de frais](https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-notes-de-frais/)