--- title: Les compteurs de numérotation description: "> 📍 **Où trouver ce module ?** > *Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation > Gérer les compteurs* --- ## Introduction Le [format de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-formats-de-numerotation/) décrit à quoi ressemble un numéro. Le **compteur** mémorise où en est…" url: "https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-compteurs-de-numerotation/" updated: "2026-11-04" category: Paramétrage --- # Les compteurs de numérotation > 📍 **Où trouver ce module ?** > *Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation > Gérer les compteurs* --- ## Introduction Le [format de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-formats-de-numerotation/) décrit à quoi ressemble un numéro. Le **compteur** mémorise où en est la numérotation : c'est lui qui décide du prochain numéro émis. Un module a rarement un seul compteur. Dès que le préfixe contient une date, chaque préfixe obtenu a le sien : `FA-2026-` et `FA-2027-` avancent en parallèle, tout comme les compteurs de chaque société. L'écran ***Gérer les compteurs*** les réunit au même endroit et permet de les régler sans intervention technique. **Ce que l'écran permet de faire :** - voir, pour une date de document donnée, quel compteur sera utilisé et quel numéro sortira - reprendre une numérotation venue d'un autre outil - préparer à l'avance le compteur de l'exercice suivant - repérer les compteurs qui méritent votre attention --- ## 1. Ouvrir l'écran Deux chemins mènent au même écran : - ***Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation***, puis le bouton ***Gérer les compteurs*** - depuis la liste des formats de numérotation, le bouton ***Gérer les compteurs*** en haut à droite > **Note :** la consultation est ouverte à tous les utilisateurs qui accèdent au paramétrage ; la modification d'un compteur est réservée aux administrateurs. --- ## 2. Choisir une date de document Tout l'écran est piloté par le champ ***Date du document***, en haut, positionné sur aujourd'hui par défaut. Changez cette date et l'ensemble du tableau se recalcule : c'est ainsi que se lit le cas de janvier. Une facture datée du 31 décembre et une facture datée du 2 janvier ne tombent pas dans le même compteur, et l'écran vous montre lequel répondra, avec le numéro exact qui sera émis. Deux autres réglages complètent la barre : - ***Rechercher un module*** : filtre le tableau au fil de la frappe - ***Afficher aussi les modules sans compteur ni format*** : révèle les modules qui n'ont encore émis aucun document --- ## 3. Lire le tableau Le tableau présente **une ligne par module et par société** : | Colonne | Ce qu'elle indique | | --- | --- | | **Module** | le module numéroté (Factures, Devis, Commandes…) | | **Société** | la société concernée | | **Format** | le format appliqué, ou `aucun format` si le module n'en a pas encore | | **Remise à zéro** | `À chaque nouveau préfixe` ou `Numérotation continue` | | **Compteur utilisé à cette date** | le préfixe obtenu pour la date choisie | | **Dernier n° attribué** | où en est ce compteur | | **Prochain numéro** | le numéro complet qui sortira, préfixe et suffixe compris | | **Compteurs actifs** | le nombre de compteurs vivants pour ce module et cette société | | **Anomalies** | le nombre de compteurs qui méritent un coup d'œil | > **Astuce :** la colonne ***Prochain numéro*** répond seule à la question la plus courante avant une émission de documents : « à quoi ressemblera le prochain numéro ? ». Elle est renseignée même quand aucun format n'existe encore, ce qui permet de constater le numéro par défaut avant le premier document. --- ## 4. Voir les compteurs d'un module Le bouton ***Afficher les compteurs*** en début de ligne déplie le détail : | Colonne | Ce qu'elle indique | | --- | --- | | **Compteur** | le préfixe obtenu, `sans préfixe` s'il est vide | | **Dernier n° attribué** | la valeur mémorisée par le compteur | | **Plus grand n° sur les documents** | le plus grand numéro réellement porté par un document de ce compteur | | **Documents** | le nombre de documents émis sur ce compteur | | **Dernière utilisation** | la date du dernier numéro attribué | | **Prochain numéro** | le numéro complet à venir | | **Diagnostic** | voir la section suivante | Le compteur correspondant à la date choisie est signalé par la mention *compteur de la date choisie*. Par défaut, les compteurs utilisés depuis moins de 13 mois sont affichés : l'exercice précédent reste donc visible, ce qui est précisément l'intérêt en début d'année. La case ***Afficher tous les compteurs*** révèle les plus anciens. --- ## 5. Les diagnostics Kafinea signale les compteurs qui méritent une décision. Ce sont des informations : l'écran ne modifie rien de lui-même. | Diagnostic | Signification | Ce qu'il convient de faire | | --- | --- | --- | | **en retard** | le compteur est inférieur au plus grand numéro déjà porté par un document | reprendre le compteur au-dessus de ce numéro, pour que chaque document garde un numéro unique | | **hors format** | ce préfixe ne peut plus être produit par le format en vigueur | rien à faire : les documents existants gardent leur numéro, aucun nouveau document n'ira dans ce compteur | | **date invalide** | le préfixe provient d'un document dont la date n'était pas renseignée correctement | vérifier la date des documents concernés ; les numéros déjà émis restent valides | | **inutilisé** | compteur créé mais qu'aucun document n'utilise, et dormant depuis plus de 13 mois | rien à faire : il n'a aucun effet sur la numérotation | --- ## 6. Reprendre un compteur à un numéro donné C'est le geste de la reprise de données : votre outil précédent s'est arrêté à `FA-2026-0287`, la suite doit repartir de 288. 1. Dépliez le module, repérez la ligne du compteur. 2. Cliquez sur ***Reprendre à…***. 3. Saisissez le **prochain numéro à émettre** (ici 288). L'aperçu affiche en direct le numéro complet, `FA-2026-0288`, tel qu'il apparaîtra sur le document. 4. Cliquez sur ***Appliquer***. **Les garanties apportées par l'écran :** - un numéro déjà émis sur ce compteur est refusé, et le message indique le numéro concerné : la continuité de votre numérotation est préservée - tant qu'aucun document ne porte le préfixe, la valeur reste librement modifiable, ce qui permet de corriger une reprise mal calibrée - si le compteur a avancé pendant que l'écran était ouvert, par exemple parce qu'un collègue vient d'émettre une facture, l'écran vous invite à le recharger avant de le régler - chaque modification est enregistrée dans le journal d'événements avec son auteur > **Note :** lorsque le module est en ***Numérotation continue***, c'est le plus grand numéro atteint tous compteurs confondus qui fait foi. L'écran vous le rappelle au moment de la saisie et affiche la valeur à dépasser pour que votre réglage prenne effet. --- ## 7. Préparer un compteur à l'avance C'est le geste de la mi-décembre : poser le compteur de l'année suivante sans attendre le premier document. 1. Cliquez sur ***Préparer un compteur…***. 2. Renseignez la ***Date de document visée***, par exemple le 4 janvier de l'année suivante. 3. Renseignez le ***Premier numéro***, en général 1. L'aperçu affiche le numéro complet correspondant. 4. Cliquez sur ***Appliquer***. Le nouveau compteur apparaît immédiatement dans la liste et le compteur de l'année en cours continue en parallèle : les documents de fin d'exercice et ceux du nouvel exercice sont numérotés chacun dans leur série. Si le compteur visé existe déjà, l'écran vous renvoie vers ***Reprendre à…*** sur sa ligne, ce qui évite de créer un doublon. --- ## 8. Questions fréquentes **Pourquoi mon module a-t-il plusieurs compteurs ?** Parce que son format contient une date. Chaque préfixe obtenu, par exemple une année ou un mois, dispose de son propre compteur. En mode multi-sociétés, chaque société a également les siens. **Je règle un compteur et le numéro émis ne change pas.** Le module est en ***Numérotation continue*** : il reprend le plus grand numéro atteint tous compteurs confondus. Saisissez une valeur supérieure à ce maximum, que l'écran affiche, ou cochez ***Réinitialiser la séquence au changement de préfixe*** sur le format pour donner à chaque préfixe sa propre suite. **Puis-je faire reculer un compteur ?** Oui tant qu'aucun document ne porte ce préfixe. Dès qu'un document a été émis, la valeur doit rester au-dessus du dernier numéro utilisé, ce qui garantit qu'un numéro n'est jamais attribué deux fois. **Un compteur est signalé « en retard », que se passe-t-il ?** Des documents portent des numéros supérieurs à la valeur mémorisée, généralement à la suite d'une reprise de données. Reprenez le compteur juste au-dessus du plus grand numéro affiché : la numérotation redevient continue. **Comment vérifier le prochain numéro d'une facture antidatée ?** Choisissez sa date dans ***Date du document*** en haut de l'écran : la ligne des factures affiche le compteur qui répondra et le numéro complet à venir. **Qui peut modifier un compteur ?** Les administrateurs. Les autres utilisateurs consultent l'écran sans pouvoir le modifier. --- ## Références associées 🔗 - [Les formats de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-formats-de-numerotation/) - [Les sociétés](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-societes/) - [Le journal d'événements](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/le-journal-devenements/)