--- title: Les formats de numérotation description: "> 📍 **Où trouver ce module ?** > *Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation* --- ## Introduction Le module **Formats de numérotation** définit la manière dont les numéros de documents sont attribués automatiquement dans Kafinea : factures,…" url: "https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-formats-de-numerotation/" updated: "2026-09-21" category: Paramétrage --- # Les formats de numérotation > 📍 **Où trouver ce module ?** > *Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation* --- ## Introduction Le module **Formats de numérotation** définit la manière dont les numéros de documents sont attribués automatiquement dans Kafinea : factures, devis, commandes, avoirs, règlements, etc. Deux notions se complètent : | Notion | Ce qu'elle décrit | Où la régler | | --- | --- | --- | | **Le format** | À quoi ressemble un numéro : préfixe, suffixe, nombre de chiffres | Ce module | | **Le compteur** | Où en est la numérotation aujourd'hui, et donc quel sera le prochain numéro | [Les compteurs de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-compteurs-de-numerotation/) | Une numérotation bien configurée garantit la conformité légale, notamment pour les factures, et facilite l'organisation de vos documents. --- ## 1. Créer un format de numérotation Cliquez sur ***Ajouter un format de numérotation*** depuis la liste du module. **Informations à renseigner :** - **Nom du format** : un libellé descriptif (ex. : « Factures France ») - **Module** : le module auquel ce format s'applique (Factures, Devis, Commandes…) - **Préfixe** : le texte placé avant le numéro séquentiel (ex. : `FA-`) - **Suffixe** : le texte placé après le numéro séquentiel (optionnel) - **Padding** : le nombre minimum de chiffres de la partie séquentielle (ex. : 4 donne `0001`) - **Seulement pour cette société** : limite le format à une société en mode multi-sociétés **Options :** - **Réinitialiser la séquence au changement de préfixe** : chaque préfixe a son propre compteur, qui démarre à 1. C'est l'option à cocher pour une numérotation annuelle ou mensuelle. Décochée, le module reprend le plus grand numéro atteint tous préfixes confondus, ce qui donne une numérotation continue même quand le préfixe change. --- ## 2. Insérer la date dans le préfixe Le préfixe et le suffixe acceptent des **jetons de date**, remplacés au moment où le numéro est attribué : | Jeton | Remplacé par | Exemple | | --- | --- | --- | | `{YYYY}` | l'année sur 4 chiffres | 2026 | | `{YY}` | l'année sur 2 chiffres | 26 | | `{MM}` | le mois sur 2 chiffres | 01 | | `{DD}` | le jour sur 2 chiffres | 09 | Ainsi, le préfixe `FA-{YYYY}-` produit `FA-2026-0001`, puis `FA-2027-0001` au changement d'année, sans aucune intervention. > **Important :** la date utilisée est celle **portée par le document**, pas celle du jour de la saisie : la date de facture pour une facture, la date du devis pour un devis, la date d'échéance pour une commande. Une facture datée du 31 décembre saisie le 3 janvier prend donc bien un numéro de l'année écoulée. > **Note :** c'est aussi la raison pour laquelle un même module peut faire tourner **plusieurs compteurs en parallèle** : en janvier, celui de l'année qui s'achève et celui de l'année qui commence avancent tous les deux. [Les compteurs de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-compteurs-de-numerotation/) montre lequel sera utilisé pour une date donnée. --- ## 3. Exemples de formats | Préfixe | Padding | Résultat | | --- | --- | --- | | `FA-{YYYY}-` | 4 | FA-2026-0001, FA-2026-0002… | | `DEV-` | 5 | DEV-00001, DEV-00002… | | `{YY}{MM}` | 4 | 26010001, 26010002… | > **Important :** pour les factures, la numérotation doit être **chronologique et continue**, sans rupture de séquence : c'est une obligation légale en France. Choisissez le format avant le premier document de l'exercice, puis conservez-le. --- ## 4. Numérotation par société En mode multi-sociétés, le champ ***Seulement pour cette société*** permet de donner à chaque société son propre format, avec des préfixes distincts (ex. : `FA-A-` et `FA-B-`). Un format sans société renseignée sert de format **commun** : il s'applique à toutes les sociétés qui n'ont pas le leur. > **Note :** chaque société avance sur son propre compteur. Deux sociétés peuvent donc légitimement émettre un document portant le même numéro si elles partagent le même préfixe. Donnez à chacune un préfixe distinct pour que le numéro reste unique dans toute l'instance. --- ## 5. Reprendre une numérotation existante Vous arrivez d'un autre outil et vos factures s'arrêtent à `FA-2026-0287` ? Créez le format ici, puis indiquez le prochain numéro à émettre dans ***Gérer les compteurs*** : la suite repart exactement où vous en étiez. La marche à suivre est détaillée dans [Les compteurs de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-compteurs-de-numerotation/). --- ## 6. Questions fréquentes **Puis-je modifier un format en cours d'utilisation ?** Oui. Le préfixe et le suffixe sont modifiables à tout moment. Si l'option ***Réinitialiser la séquence au changement de préfixe*** est cochée, le nouveau préfixe démarre son propre compteur à 1 ; sinon la numérotation se poursuit sur la même série de numéros. Pour les factures, vérifiez que la continuité reste assurée. **Comment mettre en place une numérotation annuelle ?** Insérez l'année dans le préfixe (ex. : `FA-{YYYY}-`) et cochez ***Réinitialiser la séquence au changement de préfixe***. Le passage à l'année suivante est automatique : aucune intervention en début d'exercice. **Comment mettre en place une numérotation mensuelle ?** Même principe avec le mois : `{YY}{MM}`, option de réinitialisation cochée. **Que se passe-t-il si aucun format n'est défini pour un module ?** Les documents reçoivent un simple compteur incrémental sur 5 chiffres, sans préfixe : `00001`, `00002`… L'écran ***Gérer les compteurs*** affiche le numéro qui sortira, ce qui permet de le constater avant d'émettre le premier document. **Où voir le dernier numéro attribué ?** Dans ***Gérer les compteurs***, module par module et compteur par compteur. --- ## Références associées 🔗 - [Les compteurs de numérotation](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-compteurs-de-numerotation/) - [Les sociétés](https://www.kafinea.com/fr/documentation/parametrage/les-societes/)