--- title: Les demandes de congés description: "> 📍 **Où trouver ce module ?** > *Menu principal > Ressources humaines* --- ## Introduction Ce guide est destiné aux gestionnaires RH utilisant le backend de Kafinea pour administrer les congés des employés. Vous y trouverez toutes les informations…" url: "https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-demandes-de-conges/" updated: "2026-10-28" category: Ressources Humaines --- # Les demandes de congés > 📍 **Où trouver ce module ?** > *Menu principal > Ressources humaines* --- ## Introduction Ce guide est destiné aux gestionnaires RH utilisant le backend de Kafinea pour administrer les congés des employés. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour : - Consulter et gérer les soldes de congés des employés - Valider ou refuser les demandes d'absence - Comprendre le fonctionnement du système de gestion des congés --- ## 1. Consulter les Soldes de Congés d'un Employé ### Accès depuis la fiche Personne 1. Accédez au module **Personnes** via *Menu principal > Ressources humaines > Personnes* 2. Ouvrez la fiche de l'employé concerné 3. Le widget **"Soldes de congés"** affiche les droits de l'employé > **Note :** Le widget "Soldes de congés" n'apparaît que sur la **vue résumé** de la fiche Personne. Si vous ne voyez pas ce widget, vérifiez que la vue résumé est activée (voir section "Activer la vue résumé" ci-dessous). ### Comprendre les colonnes affichées | Colonne | Signification | | --- | --- | | **Type de congé** | Le type d'absence concerné (CP, RTT, etc.) | | **Période** | L'année de congé en cours pour ce type | | **Acquis** | Le nombre total de jours ou heures acquis et ajustements | | **Réservé** | Les jours ou heures déjà réservés par des demandes validées à venir | | **Disponible** | Les jours ou heures que l'employé peut encore poser (Acquis - Réservé) | ### L'année de congé > **Important :** Chaque type de congé peut avoir sa propre période annuelle, configurée dans les paramètres du type d'absence. **Exemples courants en France :** - **Congés payés (CP)** : Du 1er juin au 31 mai de l'année suivante - **RTT** : Du 1er janvier au 31 décembre (année civile) ### Activer la vue résumé Si le widget "Soldes de congés" n'apparaît pas sur la fiche Personne, vous devez activer la vue résumé : 1. Accédez à *Menu principal > Configuration > Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités* 2. Dans le bloc **Autres fonctionnalités** 3. Activez l'option **"Personnes : Afficher la vue résumé"** 4. Enregistrez les modifications Une fois activée, la fiche Personne affichera la vue résumé avec le widget "Soldes de congés". --- ## 2. Gérer les Demandes d'Absence ### Accès aux demandes 1. Accédez au module **Demandes d'absence** via *Menu principal > Ressources humaines > Demandes d'absence* 2. Utilisez les filtres pour afficher les demandes selon leur statut : - **En attente de validation** : Demandes à traiter - **Acceptées** : Demandes validées - **Refusées** : Demandes rejetées ### Comprendre la structure d'une demande Une demande d'absence est composée de : **Informations générales :** - **Salarié** : L'employé demandeur - **Premier jour d'absence** / **Dernier jour d'absence** : La période concernée - **Unité de durée** : Jours ou Heures - **Départ** / **Retour** : Pour les demandes en jours, précise les demi-journées **Lignes de détail :** Une demande peut contenir **plusieurs types d'absence différents**. Chaque ligne indique : - **Nature de l'absence** : CP, RTT, etc. - **Mode Jours** : **Premier jour** / **Dernier jour** (la quantité est calculée automatiquement) - **Mode Heures** : **Quantité** saisie en heures ### Demandes en jours : les demi-journées Pour les demandes comptées en jours, les champs **Départ** et **Retour** permettent de gérer les demi-journées : | Départ | Retour | Exemple sur 1 jour | | --- | --- | --- | | Le matin | Le lendemain | Journée complète (1 jour) | | L'après-midi | Le lendemain | Demi-journée (0.5 jour) | | Le matin | L'après-midi | Demi-journée (0.5 jour) | ### Demandes en heures Certaines absences peuvent être saisies en heures (rendez-vous médical, absence courte, etc.). Dans ce cas : - L'unité de durée est "Heures" - La quantité dans les lignes de détail représente des heures > **Important :** L'unité de durée est obligatoire. Sans valeur (`Jours` ou `Heures`), la demande ne peut pas être calculée ni enregistrée. ### Changer l'unité de durée en cours de saisie Si des lignes de détail existent déjà et que vous changez l'unité de durée : - Le système affiche une confirmation explicite. - Si vous confirmez, les lignes sont réinitialisées puis l'unité est changée. - Si vous annulez, l'unité précédente est conservée et les lignes restent inchangées. ### Contrôles de cohérence et informations de calcul (nouveau) Dans l'écran d'édition backend, un footer de synthèse et des informations par ligne aident au contrôle : - Le footer affiche les compteurs de période (jours calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end) ainsi que les informations **Départ/Retour**. - Les compteurs **Fériés** et **Week-end** sont désormais affichés en permanence, y compris quand leur valeur est `0`. - Chaque ligne propose un récapitulatif de calcul (mode, période, calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end, décompté). - En mode **Jours**, le système calcule automatiquement la quantité décomptée de chaque ligne à partir des dates de ligne. - En mode **Jours**, les lignes doivent être ordonnées, sans recouvrement et sans trou sur la période demandée. - En mode **Heures**, toutes les lignes doivent être sur la même date et le total des heures ne peut pas dépasser 24h. - L'enregistrement est bloqué si les lignes ne couvrent pas exactement la période demandée. - En cas de calcul impossible, un message explicite est remonté à l'utilisateur (pas de correction silencieuse). ### Valider ou refuser une demande 1. Ouvrez la demande d'absence concernée 2. Vérifiez les informations : - **Salarié** : L'employé demandeur - **Types d'absence** : CP, RTT, etc. (consultez les lignes de détail) - **Dates et durée** : Période et nombre de jours/heures - **Solde disponible** : Vérifiez que l'employé dispose de suffisamment de droits pour chaque type 3. Modifiez le statut : - **Accepter** : Passe la demande en statut "Acceptée" - **Refuser** : Passe la demande en statut "Refusée" ### Impact de la validation Dès qu'une demande est **acceptée** : - Les jours ou heures sont immédiatement **réservés** sur le solde de l'employé - Le solde **"Disponible"** de l'employé diminue en conséquence - Si la demande contient plusieurs types d'absence, chaque type est impacté séparément - L'employé peut consulter ce changement sur son extranet - La demande devient **non modifiable** par l'employé sur l'extranet (les boutons Modifier et Supprimer disparaissent, un bandeau informatif s'affiche) > **Note :** Cette protection s'applique à toute demande dont le statut n'est plus « En attente de validation ». Seules les demandes en attente peuvent être modifiées ou supprimées par l'employé via l'extranet. La protection est assurée côté serveur : même une tentative de manipulation des requêtes HTTP sera rejetée. ### Annuler une demande acceptée Si vous devez annuler une demande déjà acceptée : 1. Ouvrez la demande concernée 2. Changez le statut en "Refusée" ou "En attente de validation" 3. Les jours ou heures réservés sont automatiquement **libérés** 4. Le solde "Disponible" de l'employé augmente à nouveau --- ## 3. Comprendre le Cycle de Vie des Congés ### Réservation (demande acceptée) Lorsqu'une demande est validée : - Un mouvement de réservation est créé pour chaque ligne de détail - Les jours ou heures sont comptabilisés dans la colonne "Réservé" - Le solde "Disponible" diminue ### Consommation (congé pris) Une fois la période de congé passée (date de fin dépassée) : - Un traitement automatique quotidien transforme la réservation en consommation - Le solde "Acquis" diminue, le "Réservé" aussi ### Libération (annulation) Lorsqu'une demande acceptée est annulée : - Un mouvement de libération annule la réservation - Les jours ou heures redeviennent disponibles --- ## 4. Configuration des Types d'Absence ### Accès à la configuration 1. Accédez au module **Natures d'absence** via *Menu principal > Ressources humaines > Natures d'absence* 2. Ouvrez le type à configurer ### Mode de calcul de la durée Le champ **"Calcul de la durée"** définit comment les jours d'absence sont comptabilisés : | Mode | Description | | --- | --- | | **Jours ouvrés** | Compte uniquement les jours travaillés (lundi→vendredi par défaut) | | **Jours ouvrables** | Compte les jours ouvrables (lundi→samedi par défaut) | | **Jours calendaires** | Compte tous les jours de la période, y compris week-ends et fériés | **Exemple pratique :** > Un employé pose du lundi au vendredi (5 jours calendaires) : > > > > - Mode "Jours ouvrés" : 5 jours décomptés > - Mode "Jours ouvrables" : 5 jours décomptés > - Mode "Jours calendaires" : 5 jours décomptés > > > > Un employé pose du vendredi au lundi (4 jours calendaires incluant le week-end) : > > > > - Mode "Jours ouvrés" : 2 jours décomptés (vendredi + lundi) > - Mode "Jours ouvrables" : 3 jours décomptés (vendredi + samedi + lundi) > - Mode "Jours calendaires" : 4 jours décomptés ### Gestion des jours fériés Les jours fériés sont gérés depuis les paramètres, dans le **Calendrier d'entreprise** (*Menu principal > Configuration > Paramètres > Finance et gestion commerciale > Calendrier d'entreprise*). Dans le bloc **Jours fériés**, cliquez sur **« Gérer les jours fériés »**. Ils sont filtrés par société. Chaque jour férié possède une option **"Férié travaillé"** : - **Non coché** (par défaut) : Le jour férié est exclu du décompte pour les modes "Jours ouvrés" et "Jours ouvrables" - **Coché** : Le jour férié compte comme un jour normal (entreprises où ce férié est travaillé) > **Note :** En mode "Jours calendaires", tous les jours sont comptés, que le férié soit travaillé ou non. ### Paramètres de l'année de congé Chaque type d'absence peut définir sa propre période annuelle : | Champ | Description | | --- | --- | | **Mois de début** | Le mois de début de l'année de congé (1-12) | | **Jour de début** | Le jour de début de l'année de congé (1-31) | **Exemples de configuration :** - CP : Mois = 6, Jour = 1 → Année du 01/06 au 31/05 - RTT : Mois = 1, Jour = 1 → Année civile du 01/01 au 31/12 ### Indicateur de consommation Le champ **"Consomme des droits"** détermine si ce type d'absence impacte les soldes de congés : - **Activé** : Les demandes de ce type débitent les droits (CP, RTT, etc.) - **Désactivé** : Les demandes sont suivies mais ne consomment pas de droits (maladie, maternité, etc.) --- ## 5. Cas Particuliers ### Demande à cheval sur deux années de congé Si une demande d'absence couvre deux années de congé différentes (par exemple, du 25 mai au 5 juin pour des CP) : - Le système découpe automatiquement la demande - Une partie est imputée sur l'année de congé en cours - L'autre partie sur l'année suivante - Les mouvements et soldes sont mis à jour pour chaque période concernée ### Demande avec plusieurs types d'absence Une même demande peut combiner plusieurs types d'absence. Par exemple : - Un employé souhaite poser 10 jours mais n'a que 7 jours de CP disponibles - Il peut créer une demande avec : 7 jours de CP + 3 jours de RTT - Lors de la validation, chaque solde sera impacté séparément ### Consultation des mouvements Pour auditer les mouvements d'un employé : 1. Accédez au module **Mouvements de congés** via *Menu principal > Ressources humaines > Mouvements de congés* 2. Filtrez par employé ou par demande source 3. Consultez l'historique détaillé : type de mouvement, quantité, dates, source ### Consultation des soldes agrégés Pour une vue d'ensemble des soldes : 1. Accédez au module **Soldes de congés** via *Menu principal > Ressources humaines > Soldes de congés* 2. Filtrez par employé ou par type d'absence 3. Consultez les totaux par période --- ## 6. Questions Fréquentes (Gestionnaire) ### Comment ajouter manuellement des jours de congé à un employé ? Créez un mouvement d'ajustement : 1. Accédez au module **Mouvements de congés** via *Menu principal > Ressources humaines > Mouvements de congés* 2. Créez un nouveau mouvement de type "Ajustement" 3. Renseignez la quantité (positive pour ajouter, négative pour retirer) 4. Le solde sera automatiquement mis à jour ### Je ne vois pas le widget "Soldes de congés" sur la fiche Personne Le widget n'apparaît que sur la **vue résumé** de la fiche Personne. Pour l'activer : 1. Accédez à *Menu principal > Configuration > Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités* 2. Dans le bloc **Autres fonctionnalités**, activez **"Personnes : Afficher la vue résumé"** Voir la section "Activer la vue résumé" pour plus de détails. ### Un employé ne voit pas le widget de soldes sur l'extranet Vérifiez que : - Le module de gestion des absences est activé pour le profil de l'employé - L'employé a au moins un type d'absence qui consomme des droits - L'employé est bien associé à une fiche Personne ### Comment voir l'historique complet d'un employé ? Utilisez le module **Mouvements de congés** et filtrez par l'employé concerné. Vous verrez tous les mouvements : acquisitions, réservations, consommations, ajustements. ### Comment gérer une demande avec plusieurs types d'absence ? La demande affiche les lignes de détail avec chaque type d'absence et son segment. Lors de la validation : - Vérifiez que le solde disponible est suffisant pour chaque type - Si vous validez, tous les types seront réservés - Si vous refusez, aucun type ne sera impacté ### Quelle est la différence entre une demande en "Jours" et en "Heures" ? - **Jours** : Pour les absences classiques (CP, RTT). Vous saisissez des dates de ligne (`Premier jour` / `Dernier jour`) et le décompte est calculé automatiquement. - **Heures** : Pour les absences courtes. La quantité représente directement des heures. --- ## 7. Glossaire | Terme | Définition | | --- | --- | | **Acquis** | Total des droits à congé disponibles pour la période (somme des acquisitions et ajustements) | | **Réservé** | Jours ou heures validés mais pas encore pris (congés futurs acceptés) | | **Disponible** | Jours ou heures que l'employé peut encore demander (Acquis - Réservé) | | **Consommé** | Jours ou heures effectivement pris (absence passée) | | **Année de congé** | Période de référence pour un type de congé donné | | **Nature d'absence** | Le type de congé (CP, RTT, maladie, etc.) | | **Unité de durée** | Indique si l'absence est comptée en jours ou en heures | | **Mouvement** | Enregistrement d'une opération sur les soldes (acquisition, réservation, consommation, ajustement, libération) | --- ## Besoin d'aide ? Pour toute question technique sur le système de gestion des congés, consultez la documentation technique ou contactez l'équipe support. --- ## Références associées 🔗 - [Les natures des absences](https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-natures-des-absences/) - [Les personnes](https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-personnes/) - [La gestion des congés – extranet](https://www.kafinea.com/fr/documentation/extranet-collaborateur/la-gestion-des-conges-extranet/) - [Le portail collaborateur](https://www.kafinea.com/fr/documentation/extranet-collaborateur/le-portail-collaborateur/)