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title: Les notes de frais
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updated: "2026-11-04"
category: Ressources Humaines
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# Les notes de frais

> 📍 **Où trouver ce module ?**
> *Menu principal > Ressources humaines*

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## Introduction

Le module **Notes de frais** permet aux collaborateurs de soumettre leurs dépenses professionnelles pour remboursement : repas, hébergement, transport, location de véhicule, etc. Il est accessible via ***Ressources humaines > Notes de frais***.

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## 1. Créer une note de frais

Cliquez sur ***Ajouter une note de frais*** depuis la liste du module ou depuis la fiche d'une personne.

**Informations générales :**

- **Personne** : le collaborateur qui soumet la note de frais (obligatoire)
- **Date** : la date de la dépense
- **Type** : la catégorie de la note de frais
- **Bon de commande** : le lien vers une commande client si la dépense est liée à un projet ou une mission

**Montants :**

Les dépenses sont ventilées par catégorie :

| Catégorie | Description |
| --- | --- |
| **Nourriture** | Repas et restauration |
| **Hôtel** | Hébergement |
| **Location de voiture** | Location de véhicule |
| **Autres** | Toute autre dépense professionnelle |
| **Montant total** | Calculé automatiquement |

**Commentaires :**

- Un champ libre pour détailler les circonstances de la dépense

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## 2. Pièces justificatives

Depuis la fiche d'une note de frais, l'onglet ***Documents*** permet de joindre les justificatifs (tickets, factures, reçus) au format numérique.

> **Bon à savoir** : Les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais et joindre les justificatifs directement depuis le portail collaborateur (extranet).

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## 3. Questions fréquentes

**Comment suivre les notes de frais en attente de remboursement ?**
 Utilisez les filtres de la liste pour afficher les notes de frais par statut, par personne ou par période.

**Les notes de frais génèrent-elles des écritures comptables ?**
 Les notes de frais peuvent être liées au processus comptable via les saisies manuelles ou les paiements, selon la configuration de votre instance.

**Un collaborateur peut-il modifier une note de frais soumise ?**
 Cela dépend des droits d'accès configurés. En général, une note de frais validée ne devrait plus être modifiable par le collaborateur.

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## Références associées 🔗

- [Les personnes](https://www.kafinea.com/fr/documentation/ressources-humaines/les-personnes/)
- [Les comptes bancaires tiers](https://www.kafinea.com/fr/documentation/finances/les-comptes-bancaires-tiers/)