{"id":433344,"date":"2023-11-28T18:29:39","date_gmt":"2023-11-28T17:29:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kafinea.com\/?post_type=docs&#038;p=433344"},"modified":"2026-04-23T01:52:16","modified_gmt":"2026-04-22T23:52:16","password":"","slug":"les-enregistrements","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/interface-kafinea\/les-enregistrements\/","title":{"rendered":"Les enregistrements"},"content":{"rendered":"<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p>\ud83d\udccd <strong>Contexte<\/strong><br \/><em>Interface g\u00e9n\u00e9rale de Kafinea<\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> La structure de base de tous les enregistrements de Kafinea est la m\u00eame. Une fois vos marques prises, vous pouvez naviguer en toute autonomie dans l&rsquo;ERP.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>1. Cr\u00e9er un enregistrement<\/h2>\n<p>Il existe de multiples fa\u00e7ons de cr\u00e9er un enregistrement dans Kafinea. Voici une liste non exhaustive :<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p><strong>La cr\u00e9ation manuelle :<\/strong> un bouton <strong>+ Ajouter enregistrement<\/strong> est pr\u00e9sent en haut \u00e0 droite sur tous les modules de chaque application, parfois traduit avec le nom de l&rsquo;enregistrement en question, comme par exemple <strong>+ Ajouter prospect<\/strong>. Apr\u00e8s avoir cliqu\u00e9, un formulaire de saisie appara\u00eet et permet de remplir les champs que vous souhaitez. Une fois le formulaire rempli, appuyez sur <strong>Enregistrer<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>La cr\u00e9ation rapide depuis un autre enregistrement :<\/strong> certains enregistrements peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9s depuis un champ de saisie pr\u00e9sent sur un autre enregistrement. Par exemple, il est possible de cr\u00e9er <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/catalogue\/les-produits\/\">un nouveau produit<\/a> dans le module <strong>Catalogue<\/strong> directement depuis l&rsquo;\u00e9cran de saisie d&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/facturation\/comment-generer-une-facture-client\/\">une nouvelle facture client<\/a>. C&rsquo;est une fonctionnalit\u00e9 pratique pour \u00e9viter d&rsquo;avoir \u00e0 interrompre la saisie en cours d&rsquo;un enregistrement. Pour ce faire, appuyez sur le bouton <strong>+<\/strong> au bout du champ en question. Un formulaire de cr\u00e9ation rapide s&rsquo;affiche avec un nombre de champs r\u00e9duit. Une fois appuy\u00e9 sur <strong>Enregistrer<\/strong>, le nouvel enregistrement est cr\u00e9\u00e9 dans son module d&rsquo;appartenance.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>La cr\u00e9ation automatis\u00e9e par flux de travail :<\/strong> les <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/les-workflows\/\">flux de travail (workflows)<\/a> peuvent d\u00e9clencher la cr\u00e9ation automatique d&rsquo;un enregistrement. Par exemple, un workflow appliqu\u00e9 \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/ventes\/les-bons-de-commande-client\/\">un bon de commande client<\/a> peut g\u00e9n\u00e9rer une facture client r\u00e9currente automatique.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>L&rsquo;import .csv :<\/strong> en utilisant <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/limport-export-de-donnees\/\">la fonctionnalit\u00e9 d&rsquo;import de donn\u00e9es<\/a> via .csv, vous pouvez importer des enregistrements pr\u00e9existants dans Kafinea.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>L&rsquo;import via API :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/api\/api-rest-introduction\/\">l&rsquo;API Kafinea<\/a> permet de cr\u00e9er de nouveaux enregistrements de fa\u00e7on dynamique et automatis\u00e9e en utilisant des donn\u00e9es provenant d&rsquo;un syst\u00e8me informatique externe \u00e0 Kafinea.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>2. Structure d&rsquo;un enregistrement<\/h2>\n<p>Un enregistrement Kafinea comprend toujours les \u00e9l\u00e9ments suivants :<\/p>\n<ul>\n<li>un en-t\u00eate<\/li>\n<li>une vue <em>R\u00e9sum\u00e9<\/em><\/li>\n<li>une vue <em>D\u00e9tails<\/em><\/li>\n<li>un onglet <em>Modifications<\/em><\/li>\n<li>un ou plusieurs onglets relationnels<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h3>L&rsquo;en-t\u00eate<\/h3>\n<p>L&rsquo;en-t\u00eate est dans la partie sup\u00e9rieure gauche d&rsquo;un enregistrement. Il est personnalisable et affiche les informations de votre choix pour avoir quelques donn\u00e9es importantes d&rsquo;un seul coup d&rsquo;\u0153il. Pour personnaliser cet en-t\u00eate, utilisez <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/le-gestionnaire-dagencement\/\">le gestionnaire d&rsquo;agencement<\/a> dans les param\u00e8tres Kafinea.<\/p>\n<hr \/>\n<h3>La vue <em>R\u00e9sum\u00e9<\/em><\/h3>\n<p>La vue <em>R\u00e9sum\u00e9<\/em> fournit une partie des informations de l&rsquo;enregistrement et les actions \u00e0 mener \u00e0 bien en rapport avec celui-ci. Elle est compos\u00e9e de diff\u00e9rents blocs. Certains sont en commun sur tous les enregistrements :<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p><strong>Champs cl\u00e9s :<\/strong> ce bloc regroupe les champs qui pourront \u00eatre exploit\u00e9s dans le cadre de rapports graphiques (de type histogramme par exemple) ou sur des widgets sur les tableaux de bord. Ces champs sont personnalisables pour chaque module depuis <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/le-gestionnaire-dagencement\/\">le gestionnaire d&rsquo;agencement<\/a>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Documents :<\/strong> ce bloc permet de t\u00e9l\u00e9verser et consulter les documents en rapport avec l&rsquo;enregistrement en question. Par exemple, c&rsquo;est ici qu&rsquo;on ajoutera les justificatifs PDF de pi\u00e8ces comptables comme <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/achats\/comment-enregistrer-une-facture-fournisseur\/\">les factures fournisseur<\/a>. L&rsquo;ajout d&rsquo;un document l&rsquo;injecte au puissant syst\u00e8me de <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/gestion-documentaire\/la-gestion-electronique-des-documents\/\">Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/a> de Kafinea, permettant ainsi un syst\u00e8me de tri par dossier ou <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/les-etiquettes\/\">par \u00e9tiquette (tag)<\/a>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Activit\u00e9s :<\/strong> ce bloc permet d&rsquo;ajouter et d&rsquo;afficher des t\u00e2ches \u00e0 effectuer ou des activit\u00e9s planifi\u00e9es \u00e0 un enregistrement. Par exemple, une t\u00e2che <em>Rappeler le prospect<\/em> peut \u00eatre attribu\u00e9e \u00e0 toute une \u00e9quipe commerciale ou seulement \u00e0 l&rsquo;un des agents commerciaux.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Commentaires :<\/strong> ce bloc permet d&rsquo;ajouter et de consulter les commentaires post\u00e9s par tous les utilisateurs ayant acc\u00e8s \u00e0 cet enregistrement. C&rsquo;est tr\u00e8s pratique pour se passer des informations ou prendre des notes \u00e0 conserver.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Des blocs suppl\u00e9mentaires avec des fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es sp\u00e9cifiques \u00e0 leur module d&rsquo;appartenance sont disponibles sur certains modules.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Un switch intitul\u00e9 <em>Roll up<\/em> est pr\u00e9sent sur le bloc <strong>Commentaires<\/strong> de certains enregistrements. Si le switch est sur ON, les commentaires ajout\u00e9s aux fiches connexes \u00e0 la fiche consult\u00e9e seront affich\u00e9s. Par exemple, on pourrait croire qu&rsquo;une entreprise qui n&rsquo;a pas pay\u00e9 une facture n&rsquo;a jamais \u00e9t\u00e9 contact\u00e9e puisque personne n&rsquo;a laiss\u00e9 de commentaire sur la fiche de la facture impay\u00e9e. En revanche, en activant le <em>roll up<\/em>, on peut voir qu&rsquo;un comptable a appel\u00e9 l&rsquo;entreprise et a laiss\u00e9 un commentaire sur l&rsquo;enregistrement du compte client indiquant que le litige est en cours de r\u00e9solution. Un vrai syst\u00e8me d&rsquo;informations crois\u00e9es !<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h3>La vue <em>D\u00e9tails<\/em><\/h3>\n<p>La vue <em>D\u00e9tails<\/em> affiche la totalit\u00e9 des informations d&rsquo;un enregistrement sous la forme de blocs. C&rsquo;est en bas de cet \u00e9cran que se trouve le tableau o\u00f9 figurent <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/catalogue\/les-produits\/\">les produits<\/a> et <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/catalogue\/les-services\/\">services<\/a> qui font l&rsquo;objet d&rsquo;une transaction sur les enregistrements <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/ventes\/les-devis-client\/\">devis<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/ventes\/les-bons-de-commande-client\/\">bons de commande<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/facturation\/comment-generer-une-facture-client\/\">factures<\/a> et <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/ventes\/les-avoirs-client\/\">avoirs<\/a>.<\/p>\n<hr \/>\n<h3>L&rsquo;onglet <em>Modifications<\/em><\/h3>\n<p>L&rsquo;onglet <em>Modifications<\/em> tient un historique de toutes les op\u00e9rations effectu\u00e9es sur un enregistrement, comme la cr\u00e9ation de cet enregistrement, l&rsquo;ajout, la modification ou la suppression d&rsquo;un champ, etc. Le syst\u00e8me indique quel utilisateur a effectu\u00e9 chaque op\u00e9ration et \u00e0 quel moment.<\/p>\n<hr \/>\n<h3>Les onglets relationnels<\/h3>\n<p>Cette fonctionnalit\u00e9 est l&rsquo;une des grandes forces de Kafinea. Pour chaque enregistrement, vous avez la possibilit\u00e9 de voir en un clic ses relations avec d&rsquo;autres enregistrements et basculer sur l&rsquo;un de ces enregistrements connexes sans avoir \u00e0 repasser par le menu de navigation.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> Depuis un compte client, vous pouvez cliquer sur l&rsquo;onglet relationnel <em>Factures client<\/em>. Le syst\u00e8me affiche toutes les factures \u00e9mises au nom de ce client. En cliquant sur l&rsquo;une d&rsquo;entre elles, une fen\u00eatre pop-up vous affiche des informations sur cette facture. Si vous souhaitez voir plus de d\u00e9tails ou modifier cette facture, des boutons <strong>D\u00e9tails<\/strong> et <strong>Modifier<\/strong> sont \u00e0 votre disposition. Une fois sur cette facture, vous pouvez cliquer sur l&rsquo;onglet relationnel <em>\u00c9critures comptables<\/em>, afficher la liste des \u00e9critures comptables li\u00e9es \u00e0 cette facture et cliquer sur l&rsquo;une d&rsquo;entre elles pour l&rsquo;ouvrir pour plus de d\u00e9tails dans le module <strong>Comptabilit\u00e9<\/strong>. Un syst\u00e8me <em>drill down<\/em> qui permet de naviguer en profondeur dans le logiciel en seulement quelques clics.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>3. Modifier un enregistrement<\/h2>\n<p>Il existe deux fa\u00e7ons de modifier un enregistrement :<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p><strong>Le bouton Modifier :<\/strong> depuis la vue <em>D\u00e9tails<\/em> ou la vue <em>R\u00e9sum\u00e9<\/em>, cliquez sur le bouton <strong>Modifier<\/strong> en haut de la fiche. L&rsquo;enregistrement passe en mode \u00e9dition : tous les champs modifiables deviennent \u00e9ditables. Une fois vos modifications effectu\u00e9es, cliquez sur <strong>Enregistrer<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>L&rsquo;\u00e9dition inline :<\/strong> depuis la vue <em>D\u00e9tails<\/em>, cliquez directement sur la valeur d&rsquo;un champ pour la modifier sans passer en mode \u00e9dition complet. Validez en cliquant sur l&rsquo;ic\u00f4ne de confirmation qui appara\u00eet \u00e0 c\u00f4t\u00e9 du champ.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Certains champs sont en lecture seule et ne peuvent pas \u00eatre modifi\u00e9s (champs calcul\u00e9s, champs syst\u00e8me, etc.).<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>4. Dupliquer un enregistrement<\/h2>\n<p>Pour dupliquer un enregistrement, ouvrez le menu <strong>Plus<\/strong> (\u22ee) situ\u00e9 en haut \u00e0 droite de la fiche, puis cliquez sur <strong>Dupliquer<\/strong>. Un nouvel enregistrement est cr\u00e9\u00e9 avec les m\u00eames valeurs que l&rsquo;original. Vous pouvez ensuite modifier les champs souhait\u00e9s avant d&rsquo;enregistrer.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> La duplication est particuli\u00e8rement utile pour cr\u00e9er rapidement des enregistrements similaires, par exemple des devis ou des bons de commande avec des lignes de produits identiques.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>5. Supprimer un enregistrement<\/h2>\n<ul>\n<li>\n<p><strong>Suppression depuis la fiche :<\/strong> ouvrez le menu <strong>Plus<\/strong> (\u22ee) en haut \u00e0 droite de la fiche, puis cliquez sur <strong>Supprimer<\/strong>. Une confirmation vous est demand\u00e9e avant la suppression d\u00e9finitive.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Suppression en masse depuis une liste :<\/strong> depuis une <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/les-listes\/\">liste<\/a>, cochez les enregistrements \u00e0 supprimer, puis utilisez le bouton d&rsquo;action en masse <strong>Supprimer<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-important\">\n<p><strong>Important :<\/strong> Certains enregistrements peuvent \u00eatre prot\u00e9g\u00e9s par le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/parametrage\/le-verrouillage-permanent\/\">verrouillage permanent<\/a>. Dans ce cas, la suppression est bloqu\u00e9e et un message vous en informe.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>6. Autres actions sur un enregistrement<\/h2>\n<p>Le menu <strong>Plus<\/strong> (\u22ee) en haut \u00e0 droite de la fiche donne acc\u00e8s \u00e0 des actions suppl\u00e9mentaires selon le module :<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p><strong>G\u00e9n\u00e9rer un document PDF :<\/strong> permet de produire un document \u00e0 partir d&rsquo;un <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/modeles\/les-modeles-de-documents\/\">mod\u00e8le de document<\/a> (devis, facture, bon de commande, etc.).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Envoyer par email :<\/strong> permet d&rsquo;envoyer l&rsquo;enregistrement ou un document g\u00e9n\u00e9r\u00e9 directement par email depuis Kafinea.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>\u00c9tiquettes (tags) :<\/strong> vous pouvez associer des <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/les-etiquettes\/\">\u00e9tiquettes<\/a> \u00e0 un enregistrement pour le cat\u00e9goriser et le retrouver facilement via les filtres.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Suivre un enregistrement :<\/strong> en cliquant sur le bouton <strong>Suivre<\/strong>, vous vous abonnez aux notifications de modifications de cet enregistrement. Vous serez inform\u00e9 lorsque d&rsquo;autres utilisateurs y apportent des changements.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>7. Questions fr\u00e9quentes<\/h2>\n<p><strong>Comment retrouver un enregistrement supprim\u00e9 ?<\/strong><\/p>\n<p>Kafinea dispose d&rsquo;une corbeille accessible depuis <em>Menu principal &gt; Configuration &gt; Param\u00e8tres &gt; Corbeille<\/em>. Les enregistrements supprim\u00e9s y sont conserv\u00e9s temporairement et peuvent \u00eatre restaur\u00e9s.<\/p>\n<p><strong>Comment savoir qui a modifi\u00e9 un champ ?<\/strong><\/p>\n<p>Consultez l&rsquo;onglet <em>Modifications<\/em> de l&rsquo;enregistrement. Il affiche l&rsquo;historique complet des op\u00e9rations avec le nom de l&rsquo;utilisateur et la date de chaque modification.<\/p>\n<p><strong>Comment personnaliser les blocs affich\u00e9s en vue R\u00e9sum\u00e9 ?<\/strong><\/p>\n<p>Utilisez <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/le-gestionnaire-dagencement\/\">le gestionnaire d&rsquo;agencement<\/a> pour configurer les blocs et les champs visibles sur la vue <em>R\u00e9sum\u00e9<\/em> de chaque module.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>R\u00e9f\u00e9rences associ\u00e9es \ud83d\udd17<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/les-listes\/\">Les listes<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/les-etiquettes\/\">Les \u00e9tiquettes<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/le-gestionnaire-dagencement\/\">Le gestionnaire d&rsquo;agencement<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/limport-export-de-donnees\/\">L&rsquo;import \/ export de donn\u00e9es<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/parametrage\/le-verrouillage-permanent\/\">Le verrouillage permanent<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/gestion-documentaire\/la-gestion-electronique-des-documents\/\">La Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/modeles\/les-modeles-de-documents\/\">Les mod\u00e8les de documents<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/api\/api-rest-introduction\/\">L&rsquo;API Kafinea<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\ud83d\udccd ContexteInterface g\u00e9n\u00e9rale de Kafinea Note : La structure de base de tous les enregistrements de Kafinea est la m\u00eame. 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