{"id":442878,"date":"2026-04-11T00:10:35","date_gmt":"2026-04-10T22:10:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/uncategorized\/les-workflows\/"},"modified":"2026-04-23T01:51:41","modified_gmt":"2026-04-22T23:51:41","password":"","slug":"les-workflows","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/les-workflows\/","title":{"rendered":"Les flux de travail (workflows)"},"content":{"rendered":"<p>Les <strong>flux de travail<\/strong> (ou <em>workflows<\/em>) sont le moteur d&rsquo;automatisation de Kafinea. Ils permettent de d\u00e9clencher automatiquement des actions lorsqu&rsquo;un \u00e9v\u00e9nement survient sur un enregistrement : envoi d&#8217;email, mise \u00e0 jour de champs, cr\u00e9ation d&rsquo;enregistrement, appel \u00e0 un service externe, etc. Correctement configur\u00e9s, ils \u00e9liminent les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives, r\u00e9duisent les erreurs humaines et garantissent l&rsquo;application syst\u00e9matique de vos r\u00e8gles m\u00e9tier.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>1. Acc\u00e9der aux workflows<\/h2>\n<p>Les workflows se g\u00e8rent depuis <em><strong>Param\u00e8tres &gt; Automatisation et communication &gt; Flux de travail<\/strong><\/em>. La liste affiche tous les workflows existants avec leur module cible, leur statut (actif\/inactif) et leur description.<\/p>\n<p>Depuis cette liste, vous pouvez :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Cr\u00e9er<\/strong> un nouveau workflow<\/li>\n<li><strong>Modifier<\/strong> un workflow existant<\/li>\n<li><strong>Activer ou d\u00e9sactiver<\/strong> un workflow<\/li>\n<li><strong>Supprimer<\/strong> un workflow<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>2. Cr\u00e9er un workflow<\/h2>\n<p>La cr\u00e9ation d&rsquo;un workflow se d\u00e9roule en trois \u00e9tapes : les informations de base, le d\u00e9clencheur, puis les conditions et actions.<\/p>\n<h3>\u00c9tape 1 \u2014 Informations de base<\/h3>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Champ<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Nom<\/strong><\/td>\n<td>Un nom explicite pour identifier le workflow (ex : \u00ab Relance facture impay\u00e9e \u00bb)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Description<\/strong><\/td>\n<td>Une description optionnelle du comportement attendu<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Module cible<\/strong><\/td>\n<td>Le module sur lequel le workflow s&rsquo;applique (Factures, Contacts, Tickets\u2026)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Statut<\/strong><\/td>\n<td>Actif ou inactif \u2014 un workflow inactif ne se d\u00e9clenche jamais<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Adoptez une convention de nommage claire pour vos workflows. Par exemple : \u00ab [Module] \u2014 Action \u00bb (ex : \u00ab Facture \u2014 Envoi automatique apr\u00e8s finalisation \u00bb). Cela facilite la maintenance lorsque le nombre de workflows augmente.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>\u00c9tape 2 \u2014 D\u00e9clencheur<\/h3>\n<p>Le d\u00e9clencheur d\u00e9termine <strong>quand<\/strong> le workflow s&rsquo;ex\u00e9cute. Trois types de d\u00e9clencheurs sont disponibles :<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>D\u00e9clencheur<\/th>\n<th>Comportement<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>\u00c0 la cr\u00e9ation<\/strong><\/td>\n<td>Le workflow s&rsquo;ex\u00e9cute uniquement lors de la cr\u00e9ation d&rsquo;un nouvel enregistrement<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>\u00c0 la modification<\/strong><\/td>\n<td>Le workflow s&rsquo;ex\u00e9cute \u00e0 chaque modification de l&rsquo;enregistrement (y compris \u00e0 la cr\u00e9ation)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Par intervalle de temps<\/strong><\/td>\n<td>Le workflow s&rsquo;ex\u00e9cute selon une planification temporelle (voir section \u00ab Planification \u00bb)<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p><strong>R\u00e9currence (pour le d\u00e9clencheur \u00ab \u00c0 la modification \u00bb) :<\/strong><\/p>\n<p>Lorsque vous choisissez le d\u00e9clencheur \u00ab \u00c0 la modification \u00bb, vous pouvez pr\u00e9ciser la r\u00e9currence :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La premi\u00e8re fois que la condition est remplie<\/strong> : le workflow ne s&rsquo;ex\u00e9cute qu&rsquo;une seule fois par enregistrement, la premi\u00e8re fois que les conditions sont satisfaites<\/li>\n<li><strong>\u00c0 chaque fois que la condition est remplie<\/strong> : le workflow s&rsquo;ex\u00e9cute \u00e0 chaque sauvegarde tant que les conditions sont satisfaites<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> Un workflow \u00ab Envoyer un email de bienvenue \u00bb sur le module Contacts avec la r\u00e9currence \u00ab La premi\u00e8re fois que la condition est remplie \u00bb garantit qu&rsquo;un seul email de bienvenue est envoy\u00e9 par contact, m\u00eame si la fiche est modifi\u00e9e plusieurs fois par la suite.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Planification (d\u00e9clencheur par intervalle de temps)<\/h3>\n<p>Lorsque le d\u00e9clencheur est \u00ab Par intervalle de temps \u00bb, vous configurez la fr\u00e9quence d&rsquo;ex\u00e9cution :<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Fr\u00e9quence<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Toutes les heures<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution \u00e0 chaque heure<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Quotidien<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution une fois par jour \u00e0 une heure pr\u00e9cise<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Hebdomadaire<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution certains jours de la semaine \u00e0 une heure pr\u00e9cise<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Mensuel par date<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution certains jours du mois (ex : le 1er et le 15)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Date sp\u00e9cifique<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution unique \u00e0 une date pr\u00e9cise<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Annuel<\/strong><\/td>\n<td>Ex\u00e9cution \u00e0 des dates pr\u00e9cises chaque ann\u00e9e<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Pour toutes les fr\u00e9quences sauf \u00ab Toutes les heures \u00bb, vous d\u00e9finissez l&rsquo;heure d&rsquo;ex\u00e9cution.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Les workflows planifi\u00e9s sont ex\u00e9cut\u00e9s par le planificateur de Kafinea. Ils s&rsquo;appliquent \u00e0 <strong>tous les enregistrements<\/strong> du module cible qui correspondent aux conditions d\u00e9finies, et non \u00e0 un enregistrement unique. C&rsquo;est ce qui les rend particuli\u00e8rement puissants pour les traitements en masse (relances, mises \u00e0 jour p\u00e9riodiques, notifications\u2026).<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-important\">\n<p><strong>Important :<\/strong> Le nombre de workflows planifi\u00e9s est limit\u00e9. Si la limite est atteinte, l&rsquo;option \u00ab Par intervalle de temps \u00bb est d\u00e9sactiv\u00e9e. Contactez votre administrateur si vous avez besoin d&rsquo;augmenter cette limite.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>\u00c9tape 3 \u2014 Conditions et actions<\/h3>\n<p>Apr\u00e8s avoir d\u00e9fini le d\u00e9clencheur, vous configurez les <strong>conditions<\/strong> de filtrage et les <strong>actions<\/strong> \u00e0 ex\u00e9cuter.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>3. Les conditions<\/h2>\n<p>Les conditions d\u00e9terminent <strong>quels enregistrements<\/strong> sont concern\u00e9s par le workflow. Elles fonctionnent comme un filtre avanc\u00e9.<\/p>\n<h3>Construire une condition<\/h3>\n<p>Chaque condition se compose de :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Un champ<\/strong> du module cible (ou d&rsquo;un module li\u00e9)<\/li>\n<li><strong>Un op\u00e9rateur<\/strong> de comparaison<\/li>\n<li><strong>Une valeur<\/strong> de r\u00e9f\u00e9rence<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Op\u00e9rateurs disponibles :<\/strong><\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Op\u00e9rateur<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>est \u00e9gal \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Valeur exacte<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>n&rsquo;est pas \u00e9gal \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Diff\u00e9rent de la valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>commence par<\/strong><\/td>\n<td>Le champ commence par la valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>se termine par<\/strong><\/td>\n<td>Le champ se termine par la valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>contient<\/strong><\/td>\n<td>Le champ contient la valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>ne contient pas<\/strong><\/td>\n<td>Le champ ne contient pas la valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est inf\u00e9rieur \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Valeur num\u00e9rique ou date inf\u00e9rieure<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est sup\u00e9rieur \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Valeur num\u00e9rique ou date sup\u00e9rieure<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est inf\u00e9rieur ou \u00e9gal \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Valeur num\u00e9rique ou date inf\u00e9rieure ou \u00e9gale<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est sup\u00e9rieur ou \u00e9gal \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>Valeur num\u00e9rique ou date sup\u00e9rieure ou \u00e9gale<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>est vide<\/strong><\/td>\n<td>Le champ n&rsquo;a pas de valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>n&rsquo;est pas vide<\/strong><\/td>\n<td>Le champ a une valeur<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>a chang\u00e9<\/strong><\/td>\n<td>Le champ a \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9 (utile avec le d\u00e9clencheur \u00ab \u00c0 la modification \u00bb)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>a chang\u00e9 pour<\/strong><\/td>\n<td>Le champ a \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9 et sa nouvelle valeur correspond<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Groupes de conditions<\/h3>\n<p>Les conditions peuvent \u00eatre combin\u00e9es avec les op\u00e9rateurs logiques <strong>ET<\/strong> et <strong>OU<\/strong> :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Toutes les conditions<\/strong> (ET) : toutes les conditions du groupe doivent \u00eatre vraies<\/li>\n<li><strong>Au moins une condition<\/strong> (OU) : au moins une condition du groupe doit \u00eatre vraie<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous pouvez cr\u00e9er plusieurs groupes de conditions pour construire des r\u00e8gles complexes.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> Pour un workflow de relance de factures impay\u00e9es, vous pourriez d\u00e9finir :<\/p>\n<ul>\n<li>Groupe 1 (ET) : Statut <em>est \u00e9gal \u00e0<\/em> \u00ab Envoy\u00e9e \u00bb <strong>ET<\/strong> Date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance <em>est inf\u00e9rieur \u00e0<\/em> \u00ab aujourd&rsquo;hui \u00bb<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ce workflow ciblera toutes les factures envoy\u00e9es dont la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance est d\u00e9pass\u00e9e.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Expressions dans les conditions<\/h3>\n<p>En plus des valeurs fixes, vous pouvez utiliser des <strong>expressions<\/strong> dynamiques dans les conditions :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Aujourd&rsquo;hui<\/strong> : la date du jour<\/li>\n<li><strong>Demain<\/strong> : la date du lendemain<\/li>\n<li><strong>Hier<\/strong> : la date de la veille<\/li>\n<li><strong>Valeur d&rsquo;un autre champ<\/strong> : comparer un champ avec la valeur d&rsquo;un autre champ du m\u00eame enregistrement<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>4. Les actions (t\u00e2ches)<\/h2>\n<p>Les actions d\u00e9finissent <strong>ce que fait<\/strong> le workflow lorsque les conditions sont remplies. Vous pouvez ajouter plusieurs actions \u00e0 un m\u00eame workflow, qui s&rsquo;ex\u00e9cuteront dans l&rsquo;ordre.<\/p>\n<h3>Envoyer un email<\/h3>\n<p>Envoie un email \u00e0 un ou plusieurs destinataires.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Destinataire<\/strong><\/td>\n<td>Adresse email d&rsquo;un champ de l&rsquo;enregistrement, d&rsquo;un utilisateur, d&rsquo;un groupe, ou une adresse fixe<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Objet<\/strong><\/td>\n<td>L&rsquo;objet de l&#8217;email (peut contenir des variables de l&rsquo;enregistrement)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Corps<\/strong><\/td>\n<td>Le contenu de l&#8217;email au format texte enrichi (peut contenir des variables de l&rsquo;enregistrement)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Pi\u00e8ces jointes<\/strong><\/td>\n<td>Documents li\u00e9s \u00e0 l&rsquo;enregistrement<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Les emails ne sont pas envoy\u00e9s instantan\u00e9ment. Ils sont plac\u00e9s dans une file d&rsquo;attente et envoy\u00e9s par le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificateur<\/a>. Un l\u00e9ger d\u00e9lai est donc normal entre le d\u00e9clenchement du workflow et la r\u00e9ception de l&#8217;email.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Utilisez les variables (ex : <code>$contacts-lastname$<\/code>, <code>$invoice-invoice_no$<\/code>) pour personnaliser le contenu de l&#8217;email avec les donn\u00e9es de l&rsquo;enregistrement. La liste des variables disponibles est affich\u00e9e dans l&rsquo;\u00e9diteur.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Mettre \u00e0 jour des champs<\/h3>\n<p>Modifie automatiquement la valeur d&rsquo;un ou plusieurs champs de l&rsquo;enregistrement.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Champ<\/strong><\/td>\n<td>Le champ \u00e0 modifier<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Valeur<\/strong><\/td>\n<td>La nouvelle valeur (fixe, expression, ou valeur d&rsquo;un autre champ)<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> Lorsqu&rsquo;un ticket passe au statut \u00ab R\u00e9solu \u00bb, mettre automatiquement le champ \u00ab Date de r\u00e9solution \u00bb \u00e0 la date du jour.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Cr\u00e9er une t\u00e2che (todo)<\/h3>\n<p>Cr\u00e9e automatiquement une t\u00e2che dans le calendrier.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Titre<\/strong><\/td>\n<td>Le titre de la t\u00e2che<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Statut<\/strong><\/td>\n<td>Le statut initial de la t\u00e2che<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Priorit\u00e9<\/strong><\/td>\n<td>La priorit\u00e9 de la t\u00e2che<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance<\/strong><\/td>\n<td>La date limite (peut \u00eatre calcul\u00e9e, ex : \u00ab 3 jours apr\u00e8s aujourd&rsquo;hui \u00bb)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Assign\u00e9 \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>L&rsquo;utilisateur ou le groupe responsable<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Cr\u00e9er un \u00e9v\u00e9nement<\/h3>\n<p>Cr\u00e9e automatiquement un \u00e9v\u00e9nement dans le calendrier (r\u00e9union, appel\u2026).<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Titre<\/strong><\/td>\n<td>Le titre de l&rsquo;\u00e9v\u00e9nement<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Type<\/strong><\/td>\n<td>Appel, r\u00e9union, etc.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Date et heure<\/strong><\/td>\n<td>Le d\u00e9but et la fin de l&rsquo;\u00e9v\u00e9nement<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Assign\u00e9 \u00e0<\/strong><\/td>\n<td>L&rsquo;utilisateur ou le groupe responsable<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h3>Cr\u00e9er un enregistrement<\/h3>\n<p>Cr\u00e9e automatiquement un nouvel enregistrement dans un autre module.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Module cible<\/strong><\/td>\n<td>Le module dans lequel cr\u00e9er l&rsquo;enregistrement<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Correspondance des champs<\/strong><\/td>\n<td>L&rsquo;association entre les champs de l&rsquo;enregistrement source et ceux du nouvel enregistrement<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> \u00c0 la cr\u00e9ation d&rsquo;un devis accept\u00e9, cr\u00e9er automatiquement une commande client avec les m\u00eames lignes de produits.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Appeler une fonction personnalis\u00e9e<\/h3>\n<p>Ex\u00e9cute une fonction m\u00e9tier sp\u00e9cifique d\u00e9velopp\u00e9e pour votre instance Kafinea. Ces fonctions permettent d&rsquo;automatiser des traitements complexes qui ne sont pas r\u00e9alisables avec les actions standard.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Les fonctions personnalis\u00e9es disponibles d\u00e9pendent de votre configuration. Consultez votre int\u00e9grateur pour conna\u00eetre les fonctions disponibles et en cr\u00e9er de nouvelles.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Webhook<\/h3>\n<p>Envoie une requ\u00eate HTTP vers un service externe lorsque le workflow se d\u00e9clenche. C&rsquo;est l&rsquo;outil id\u00e9al pour connecter Kafinea \u00e0 d&rsquo;autres applications.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>URL<\/strong><\/td>\n<td>L&rsquo;adresse du service externe \u00e0 appeler<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>M\u00e9thode HTTP<\/strong><\/td>\n<td>POST, GET, PUT, PATCH ou DELETE<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Format<\/strong><\/td>\n<td>Le format des donn\u00e9es envoy\u00e9es (JSON)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Authentification<\/strong><\/td>\n<td>Aucune, Basic Auth, Bearer Token ou en-t\u00eate personnalis\u00e9<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Les donn\u00e9es de l&rsquo;enregistrement sont automatiquement incluses dans la requ\u00eate au format JSON, avec le type d&rsquo;enregistrement et l&rsquo;ensemble de ses champs.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> Lorsqu&rsquo;une facture est finalis\u00e9e, envoyer un webhook vers votre logiciel de comptabilit\u00e9 pour synchroniser automatiquement les \u00e9critures.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Les webhooks permettent d&rsquo;int\u00e9grer Kafinea avec des plateformes d&rsquo;automatisation comme Zapier, Make (ex-Integromat) ou n8n, ouvrant ainsi des possibilit\u00e9s d&rsquo;int\u00e9gration quasi illimit\u00e9es.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Prompt IA<\/h3>\n<p>Envoie les donn\u00e9es de l&rsquo;enregistrement \u00e0 un service d&rsquo;intelligence artificielle avec un prompt personnalis\u00e9, puis met \u00e0 jour automatiquement des champs avec la r\u00e9ponse g\u00e9n\u00e9r\u00e9e.<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Param\u00e8tre<\/th>\n<th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Prompt<\/strong><\/td>\n<td>Les instructions envoy\u00e9es \u00e0 l&rsquo;IA (ce que vous lui demandez de faire)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Champs \u00e0 mettre \u00e0 jour<\/strong><\/td>\n<td>Les champs de l&rsquo;enregistrement qui recevront la r\u00e9ponse de l&rsquo;IA<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>L&rsquo;IA re\u00e7oit automatiquement le contexte complet de l&rsquo;enregistrement : ses champs, les enregistrements parents li\u00e9s, les documents attach\u00e9s, les images, les lignes de produits et les informations de l&rsquo;organisation.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> \u00c0 la cr\u00e9ation d&rsquo;un ticket de support, utiliser l&rsquo;IA pour analyser la description du probl\u00e8me et remplir automatiquement le champ \u00ab Cat\u00e9gorie \u00bb et le champ \u00ab Priorit\u00e9 sugg\u00e9r\u00e9e \u00bb.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-exemple\">\n<p><strong>Exemple :<\/strong> \u00c0 la r\u00e9ception d&rsquo;une facture fournisseur num\u00e9ris\u00e9e, utiliser l&rsquo;IA pour extraire automatiquement le montant, la date et le num\u00e9ro de facture depuis le document attach\u00e9.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Envoyer un SMS<\/h3>\n<p>Envoie un SMS \u00e0 un num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone issu de l&rsquo;enregistrement.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Cette action n\u00e9cessite la configuration pr\u00e9alable d&rsquo;un fournisseur SMS dans les param\u00e8tres de Kafinea.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>5. Cas d&rsquo;usage courants<\/h2>\n<h3>Automatisation commerciale<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Relance de factures impay\u00e9es<\/strong> : workflow planifi\u00e9 quotidien qui envoie un email de relance pour les factures dont la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance est d\u00e9pass\u00e9e<\/li>\n<li><strong>Notification de nouveau devis<\/strong> : \u00e0 la cr\u00e9ation d&rsquo;un devis, envoyer un email au responsable commercial<\/li>\n<li><strong>Suivi des opportunit\u00e9s<\/strong> : cr\u00e9er une t\u00e2che de rappel lorsqu&rsquo;une opportunit\u00e9 n&rsquo;a pas \u00e9t\u00e9 mise \u00e0 jour depuis 7 jours<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Gestion de projet<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Notification d&rsquo;affectation<\/strong> : envoyer un email \u00e0 une personne lorsqu&rsquo;elle est affect\u00e9e \u00e0 une t\u00e2che de projet<\/li>\n<li><strong>Mise \u00e0 jour de statut<\/strong> : mettre \u00e0 jour automatiquement le statut d&rsquo;un projet lorsque toutes ses t\u00e2ches sont termin\u00e9es<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Support client<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Accus\u00e9 de r\u00e9ception<\/strong> : envoyer un email de confirmation au client lors de la cr\u00e9ation d&rsquo;un ticket<\/li>\n<li><strong>Escalade automatique<\/strong> : si un ticket n&rsquo;est pas trait\u00e9 dans les 48 heures, envoyer une notification au responsable d&rsquo;\u00e9quipe<\/li>\n<li><strong>Notification de r\u00e9solution<\/strong> : envoyer un email au client lorsque le ticket passe au statut \u00ab R\u00e9solu \u00bb<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Ressources humaines<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Email de bienvenue<\/strong> : envoyer un email de bienvenue lors de la cr\u00e9ation d&rsquo;une nouvelle fiche personne<\/li>\n<li><strong>Rappel de fin de contrat<\/strong> : workflow planifi\u00e9 qui notifie le service RH 30 jours avant la fin d&rsquo;un contrat de travail<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Int\u00e9grations externes<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Synchronisation comptable<\/strong> : envoyer un webhook vers le logiciel de comptabilit\u00e9 \u00e0 chaque facture finalis\u00e9e<\/li>\n<li><strong>Notification Slack\/Teams<\/strong> : envoyer un webhook vers un canal de messagerie lors d&rsquo;\u00e9v\u00e9nements importants<\/li>\n<li><strong>Enrichissement par IA<\/strong> : analyser automatiquement les documents entrants et remplir les champs pertinents<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>6. Bonnes pratiques<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Un workflow = une responsabilit\u00e9<\/strong> : \u00e9vitez de surcharger un workflow avec trop d&rsquo;actions. Pr\u00e9f\u00e9rez plusieurs workflows simples \u00e0 un workflow complexe<\/li>\n<li><strong>Nommez clairement<\/strong> : un bon nom de workflow d\u00e9crit son d\u00e9clencheur et son action (ex : \u00ab Facture \u2014 Relance J+30 \u00bb)<\/li>\n<li><strong>Testez avant d&rsquo;activer<\/strong> : cr\u00e9ez le workflow en statut inactif, v\u00e9rifiez les conditions sur quelques enregistrements, puis activez-le<\/li>\n<li><strong>Utilisez la r\u00e9currence \u00ab une seule fois \u00bb<\/strong> pour les notifications ponctuelles (bienvenue, confirmation) afin d&rsquo;\u00e9viter les envois multiples<\/li>\n<li><strong>Documentez vos workflows<\/strong> : utilisez le champ description pour expliquer le contexte m\u00e9tier et les r\u00e8gles appliqu\u00e9es<\/li>\n<li><strong>Surveillez les workflows planifi\u00e9s<\/strong> : v\u00e9rifiez r\u00e9guli\u00e8rement dans le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificateur<\/a> que les ex\u00e9cutions se d\u00e9roulent correctement<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2>7. Questions fr\u00e9quentes<\/h2>\n<p><strong>Puis-je avoir plusieurs actions dans un m\u00eame workflow ?<\/strong><br \/>\nOui, vous pouvez ajouter autant d&rsquo;actions que n\u00e9cessaire. Elles s&rsquo;ex\u00e9cutent dans l&rsquo;ordre dans lequel elles apparaissent.<\/p>\n<p><strong>Mon email de workflow n&rsquo;est pas envoy\u00e9 imm\u00e9diatement, est-ce normal ?<\/strong><br \/>\nOui, les emails sont plac\u00e9s dans une file d&rsquo;attente et envoy\u00e9s par le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificateur<\/a>. Le d\u00e9lai d\u00e9pend de la fr\u00e9quence d&rsquo;ex\u00e9cution du planificateur (g\u00e9n\u00e9ralement quelques minutes).<\/p>\n<p><strong>Comment savoir si un workflow s&rsquo;est bien ex\u00e9cut\u00e9 ?<\/strong><br \/>\nConsultez le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/parametrage\/le-journal-devenements\/\">journal d&rsquo;\u00e9v\u00e9nements<\/a> pour v\u00e9rifier les ex\u00e9cutions et identifier d&rsquo;\u00e9ventuelles erreurs.<\/p>\n<p><strong>Puis-je utiliser un workflow pour modifier un enregistrement li\u00e9 (parent ou enfant) ?<\/strong><br \/>\nOui, l&rsquo;action \u00ab Mettre \u00e0 jour des champs \u00bb permet de modifier directement les champs d&rsquo;un enregistrement parent li\u00e9 via un champ de r\u00e9f\u00e9rence. Dans l&rsquo;interface de configuration, les champs des modules li\u00e9s apparaissent sous la forme \u00ab (Champ de r\u00e9f\u00e9rence : (Module) Champ cible) \u00bb. Par exemple, vous pouvez mettre \u00e0 jour le t\u00e9l\u00e9phone d&rsquo;un compte depuis un workflow sur les contacts. En revanche, pour modifier des enregistrements enfants (qui r\u00e9f\u00e9rencent l&rsquo;enregistrement courant), utilisez l&rsquo;action \u00ab Appeler une fonction personnalis\u00e9e \u00bb ou cr\u00e9ez un workflow s\u00e9par\u00e9 sur le module enfant.<\/p>\n<p><strong>Quelle est la diff\u00e9rence entre un workflow planifi\u00e9 et le planificateur ?<\/strong><br \/>\nLe <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">planificateur<\/a> est le moteur technique qui ex\u00e9cute les t\u00e2ches en arri\u00e8re-plan (dont les workflows planifi\u00e9s). Un workflow planifi\u00e9 est une r\u00e8gle m\u00e9tier que vous configurez et qui sera ex\u00e9cut\u00e9e par le planificateur selon la fr\u00e9quence d\u00e9finie.<\/p>\n<p><strong>Puis-je dupliquer un workflow existant ?<\/strong><br \/>\nIl n&rsquo;existe pas de fonction de duplication directe. Vous devez cr\u00e9er un nouveau workflow et reconfigurer les param\u00e8tres manuellement.<\/p>\n<p><strong>Les workflows fonctionnent-ils lors d&rsquo;un import CSV ?<\/strong><br \/>\nNon, les workflows ne se d\u00e9clenchent pas lors d&rsquo;un import CSV. L&rsquo;import utilise un traitement par lot optimis\u00e9 pour les performances qui ne passe pas par le m\u00e9canisme de d\u00e9clenchement des workflows. Si vous avez besoin d&rsquo;appliquer des traitements automatiques apr\u00e8s un import, vous pouvez utiliser un workflow planifi\u00e9 qui v\u00e9rifiera p\u00e9riodiquement les enregistrements r\u00e9cemment cr\u00e9\u00e9s ou modifi\u00e9s.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>R\u00e9f\u00e9rences associ\u00e9es \ud83d\udd17<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/les-formulaires\/\">Les formulaires<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/automatisation\/le-planificateur\/\">Le planificateur<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/modeles\/les-modeles-d-emails\/\">Les mod\u00e8les d&#8217;emails<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/parametrage\/le-journal-devenements\/\">Le journal d&rsquo;\u00e9v\u00e9nements<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/interface-kafinea\/limport-export-de-donnees\/\">L&rsquo;import \/ export de donn\u00e9es<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/api\/api-rest-introduction\/\">L&rsquo;API Kafinea<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les flux de travail (ou workflows) sont le moteur d&rsquo;automatisation de Kafinea. 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