{"id":444212,"date":"2026-06-28T23:17:49","date_gmt":"2026-06-28T21:17:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/uncategorized\/recevoir-une-facture-electronique\/"},"modified":"2026-06-28T23:23:17","modified_gmt":"2026-06-28T21:23:17","password":"","slug":"recevoir-une-facture-electronique","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/achats\/recevoir-une-facture-electronique\/","title":{"rendered":"Recevoir une facture \u00e9lectronique"},"content":{"rendered":"<p>Cette page d\u00e9crit comment Kafinea <strong>re\u00e7oit<\/strong> automatiquement les factures (et avoirs) que vos fournisseurs \u00e9mettent via la plateforme partenaire, et comment vous les traitez ensuite.<\/p>\n<blockquote class=\"bq-note\">\n<p><strong>Note :<\/strong> Pour le cadre l\u00e9gal, le calendrier, le widget \u00ab Facturation \u00e9lectronique \u00bb et le statut m\u00e9tier consolid\u00e9, consultez la page de r\u00e9f\u00e9rence <strong><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/finances\/la-facturation-electronique\/\">La facturation \u00e9lectronique<\/a><\/strong>.<\/p>\n<\/blockquote>\n<p>\u00c0 partir du <strong>1er septembre 2026<\/strong>, toutes les entreprises doivent \u00eatre en mesure de recevoir leurs factures par voie \u00e9lectronique. Kafinea couvre nativement cette obligation, sans action de votre part : aucune saisie manuelle n&rsquo;est n\u00e9cessaire pour les fournisseurs raccord\u00e9s \u00e0 la plateforme.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>1. Comment les factures arrivent<\/h2>\n<ol>\n<li>Les nouvelles factures \u00e9mises par vos fournisseurs sont automatiquement r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es depuis la plateforme.<\/li>\n<li>Chaque facture re\u00e7ue cr\u00e9e automatiquement un enregistrement <strong>Facture fournisseur<\/strong> dans Kafinea. Le m\u00eame m\u00e9canisme s&rsquo;applique aux avoirs : un avoir re\u00e7u cr\u00e9e un enregistrement <strong>Avoir fournisseur<\/strong>.<\/li>\n<li>Le PDF lisible (Factur-X) est attach\u00e9 \u00e0 la fiche selon le m\u00e9canisme standard des pi\u00e8ces jointes.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es structur\u00e9es de la facture (lignes, montants, TVA) sont lues automatiquement et le <strong>fournisseur<\/strong> ainsi que les <strong>articles<\/strong> sont rapproch\u00e9s au mieux de vos fiches existantes (voir \u00a72).<\/li>\n<li>Le widget <strong>Facturation \u00e9lectronique<\/strong> appara\u00eet imm\u00e9diatement sur la fiche, avec le badge <em>En cours<\/em> (orange).<\/li>\n<\/ol>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Vous n&rsquo;avez rien \u00e0 faire pour d\u00e9clencher la r\u00e9cup\u00e9ration. Si vous voulez forcer la recherche imm\u00e9diate de nouvelles factures, cliquez sur <strong>\u00ab Rechercher de nouvelles factures \u00bb<\/strong> dans le widget : Kafinea interroge la plateforme et indique combien de nouvelles factures ont \u00e9t\u00e9 re\u00e7ues. Pour v\u00e9rifier qu&rsquo;une facture pr\u00e9cise vous est bien parvenue, vous pouvez aussi ouvrir une fiche de ce fournisseur et cliquer sur <strong>\u00ab Synchroniser avec la plateforme \u00bb<\/strong>.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>2. V\u00e9rifier et compl\u00e9ter la facture re\u00e7ue<\/h2>\n<p>\u00c0 l&rsquo;ouverture d&rsquo;une facture fournisseur re\u00e7ue par voie \u00e9lectronique, Kafinea propose un <strong>\u00e9cran de v\u00e9rification<\/strong> : le <strong>PDF d&rsquo;origine<\/strong> est affich\u00e9 c\u00f4te \u00e0 c\u00f4te avec la facture pr\u00e9-remplie, pour contr\u00f4ler d&rsquo;un coup d&rsquo;\u0153il.<\/p>\n<h3>Les valeurs de la facture sont prot\u00e9g\u00e9es<\/h3>\n<p>Les valeurs <strong>opposables<\/strong> du document \u2014 quantit\u00e9s, prix unitaires, remises, montants, libell\u00e9s de ligne et <strong>taux de TVA<\/strong> \u2014 sont reprises telles quelles et restent <strong>en lecture seule<\/strong> : elles refl\u00e8tent fid\u00e8lement ce que le fournisseur a \u00e9mis. Vous ne modifiez donc pas la facture, vous la <strong>compl\u00e9tez<\/strong> (rapprochement, dimensions de gestion comme le projet, etc.).<\/p>\n<h3>Le rapprochement assist\u00e9<\/h3>\n<p>Kafinea rapproche automatiquement la facture de vos donn\u00e9es, avec un niveau de confiance :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Fournisseur<\/strong> \u2014 identifi\u00e9 \u00e0 partir de ses identifiants l\u00e9gaux (SIRET \/ SIREN, n\u00b0 de TVA). S&rsquo;il n&rsquo;est pas reconnu, un bandeau <strong>\u00ab fournisseur \u00e0 rapprocher \u00bb<\/strong> affiche les coordonn\u00e9es lues sur le document et propose un bouton <strong>\u00ab cr\u00e9er le fournisseur \u00e0 partir du document \u00bb<\/strong> (pr\u00e9-rempli).<\/li>\n<li><strong>Articles<\/strong> \u2014 chaque ligne est rapproch\u00e9e d&rsquo;un de vos articles (par r\u00e9f\u00e9rence fournisseur, code-barres puis libell\u00e9). Quand le rapprochement est s\u00fbr, l&rsquo;article est associ\u00e9 automatiquement ; sinon, Kafinea <strong>propose des suggestions<\/strong> que vous validez d&rsquo;un clic. Pour une ligne sans correspondance, un bouton permet de <strong>cr\u00e9er l&rsquo;article<\/strong> depuis la ligne du document.<\/li>\n<li><strong>TVA<\/strong> \u2014 si un taux figurant sur la facture n&rsquo;existe pas dans votre param\u00e9trage, la ligne concern\u00e9e porte un badge <strong>\u00ab TVA \u00e0 valider \u00bb<\/strong> avec un lien vers l&rsquo;\u00e9cran de configuration des taxes. Le taux lu n&rsquo;est <strong>jamais<\/strong> modifi\u00e9 automatiquement.<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Un bouton permet de <strong>relancer le rapprochement<\/strong> (globalement, sur le fournisseur ou sur une ligne) si vous avez entre-temps cr\u00e9\u00e9 l&rsquo;article ou le fournisseur manquant. Vos choix manuels sont conserv\u00e9s : une relance ne les \u00e9crase pas, elle se contente de proposer.<\/p>\n<\/blockquote>\n<h3>Finaliser<\/h3>\n<p>Une fois le rapprochement v\u00e9rifi\u00e9, la facture se traite comme une facture saisie manuellement (voir <strong><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/achats\/comment-enregistrer-une-facture-fournisseur\/\">Les factures fournisseur<\/a><\/strong>) :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Rapprochez-la<\/strong> d&rsquo;un bon de commande ou d&rsquo;un bon de r\u00e9ception si n\u00e9cessaire.<\/li>\n<li><strong>Validez<\/strong> la facture, puis programmez et enregistrez le <strong>paiement<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Notifiez la plateforme<\/strong> de l&rsquo;avancement via le menu <strong>\u00ab Modifier le statut \u00bb<\/strong> du widget (voir \u00a73).<\/li>\n<\/ol>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Si la facture a \u00e9t\u00e9 saisie manuellement avant son arriv\u00e9e \u00e9lectronique, conservez l&rsquo;enregistrement cr\u00e9\u00e9 automatiquement par la plateforme et reportez-y les \u00e9ventuelles informations sp\u00e9cifiques (rapprochement avec un bon de commande, paiement d\u00e9j\u00e0 saisi\u2026), puis supprimez le doublon manuel. C&rsquo;est l&rsquo;enregistrement issu de la plateforme qui sert de r\u00e9f\u00e9rence pour les notifications de statut envoy\u00e9es au fournisseur.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>3. Notifier le fournisseur via Kafinea<\/h2>\n<p>Le menu <strong>\u00ab Modifier le statut \u00bb<\/strong> du widget permet d&rsquo;informer le fournisseur de l&rsquo;avancement du traitement. C\u00f4t\u00e9 Achats, les actions disponibles sont identiques pour les <strong>factures fournisseur<\/strong> et les <strong>avoirs fournisseur<\/strong> (seules les actions coh\u00e9rentes avec l&rsquo;\u00e9tat courant sont propos\u00e9es) :<\/p>\n<div style=\"overflow-x:auto\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Action<\/th>\n<th>Quand l&rsquo;utiliser<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Marquer comme prise en charge<\/strong><\/td>\n<td>Vous avez bien re\u00e7u la facture et commencez \u00e0 la traiter.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Approuver<\/strong><\/td>\n<td>La facture est valid\u00e9e int\u00e9gralement.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Approuver partiellement<\/strong><\/td>\n<td>Vous validez la facture mais avec une r\u00e9serve (motif obligatoire).<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Mettre en litige<\/strong><\/td>\n<td>Vous contestez tout ou partie de la facture (motif obligatoire).<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Suspendre<\/strong><\/td>\n<td>Vous suspendez le traitement en attendant un compl\u00e9ment (motif obligatoire).<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Refuser<\/strong><\/td>\n<td>Vous refusez la facture (motif obligatoire).<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Marquer le paiement comme transmis<\/strong><\/td>\n<td>Vous avez proc\u00e9d\u00e9 au paiement.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Selon l&rsquo;action choisie, une fen\u00eatre demande des informations compl\u00e9mentaires :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Motif obligatoire<\/strong> pour <em>Refuser<\/em>, <em>Suspendre<\/em>, <em>Mettre en litige<\/em> \u2014 Kafinea propose la liste des motifs reconnus par la plateforme.<\/li>\n<li><strong>Commentaire libre<\/strong> obligatoire si vous choisissez le motif \u00ab Autre \u00bb.<\/li>\n<li>Pour <em>Marquer le paiement comme transmis<\/em>, aucun montant n&rsquo;est \u00e0 saisir : Kafinea affiche un <strong>r\u00e9capitulatif calcul\u00e9 automatiquement<\/strong> (par devise : paiements \u00e0 d\u00e9clarer, ventilation par taux de TVA, total) ; il suffit de confirmer. Seuls les paiements pas encore d\u00e9clar\u00e9s sont pris en compte, sans risque de doublon.<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"bq-important\">\n<p><strong>Important :<\/strong> Aucun statut n&rsquo;est envoy\u00e9 avec des valeurs par d\u00e9faut silencieuses. Si une donn\u00e9e obligatoire (motif) manque ou est invalide, l&rsquo;op\u00e9ration est bloqu\u00e9e avec un message clair.<\/p>\n<\/blockquote>\n<blockquote class=\"bq-astuce\">\n<p><strong>Astuce :<\/strong> Une fois le statut envoy\u00e9, le badge du widget se met \u00e0 jour automatiquement apr\u00e8s quelques secondes. Le fournisseur est notifi\u00e9 de votre c\u00f4t\u00e9 par la plateforme, sans que vous ayez \u00e0 lui \u00e9crire.<\/p>\n<\/blockquote>\n<hr \/>\n<h2>4. Questions fr\u00e9quentes<\/h2>\n<p><strong>Mon fournisseur dit avoir envoy\u00e9 une facture, je ne la vois pas dans Kafinea. Que faire ?<\/strong><\/p>\n<p>Ouvrez n&rsquo;importe quelle fiche de ce fournisseur (ou une de ses factures d\u00e9j\u00e0 enregistr\u00e9e) et cliquez sur <strong>\u00ab Synchroniser avec la plateforme \u00bb<\/strong> dans le widget. Si la facture n&rsquo;appara\u00eet toujours pas, v\u00e9rifiez avec votre fournisseur que le <strong>SIREN destinataire<\/strong> renseign\u00e9 de son c\u00f4t\u00e9 correspond bien au SIREN de votre soci\u00e9t\u00e9 dans Kafinea : c&rsquo;est cet identifiant qui sert \u00e0 l&rsquo;acheminement.<\/p>\n<p><strong>Puis-je continuer \u00e0 saisir manuellement des factures fournisseurs ?<\/strong><\/p>\n<p>Oui. Tant que tous vos fournisseurs ne sont pas raccord\u00e9s \u00e0 la plateforme, ou pour les cas particuliers (factures \u00e9trang\u00e8res hors champ, par exemple), la saisie manuelle reste pleinement possible et continuera d&rsquo;exister.<\/p>\n<p><strong>Que devient l&rsquo;OCR de factures fournisseurs ?<\/strong><\/p>\n<p>L&rsquo;OCR reste utile pour les fournisseurs qui n&rsquo;\u00e9mettent pas encore de factures \u00e9lectroniques. Pour les factures arriv\u00e9es par la plateforme, les donn\u00e9es sont d\u00e9j\u00e0 structur\u00e9es (XML Factur-X) : Kafinea remplit directement les champs et l&rsquo;OCR n&rsquo;est pas sollicit\u00e9. Voir <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/intelligence-artificielle\/la-saisie-automatique-depuis-un-pdf\/\">L&rsquo;OCR de factures assist\u00e9 par IA<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Une m\u00eame facture est arriv\u00e9e en double (manuelle + \u00e9lectronique). Comment fusionner ?<\/strong><\/p>\n<p>Conservez l&rsquo;enregistrement cr\u00e9\u00e9 par la plateforme \u2014 c&rsquo;est lui qui porte l&rsquo;identifiant servant aux notifications de statut. Reportez-y les informations sp\u00e9cifiques que vous aviez saisies manuellement (rapprochements, paiements\u2026), puis supprimez le doublon manuel.<\/p>\n<p><strong>Dois-je syst\u00e9matiquement cliquer sur \u00ab Modifier le statut \u00bb ?<\/strong><\/p>\n<p>Non, ce n&rsquo;est pas obligatoire mais c&rsquo;est <strong>fortement recommand\u00e9<\/strong> : c&rsquo;est ce qui permet \u00e0 votre fournisseur de savoir o\u00f9 en est le traitement de sa facture c\u00f4t\u00e9 Kafinea. \u00c0 minima, pensez \u00e0 passer la facture en <em>Approuver<\/em> (ou <em>Refuser<\/em> \/ <em>Mettre en litige<\/em> selon le cas) puis en <em>Marquer le paiement comme transmis<\/em> lorsque vous payez.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>R\u00e9f\u00e9rences associ\u00e9es \ud83d\udd17<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/finances\/la-facturation-electronique\/\">La facturation \u00e9lectronique \u2014 vue d&rsquo;ensemble<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/achats\/comment-enregistrer-une-facture-fournisseur\/\">Les factures fournisseur<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/achats\/les-avoirs-fournisseur\/\">Les avoirs fournisseur<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/achats\/les-fournisseurs\/\">Les fournisseurs<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/facturation\/emettre-une-facture-electronique\/\">\u00c9mettre une facture \u00e9lectronique (Ventes)<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/parametrage\/les-societes\/\">Les soci\u00e9t\u00e9s<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cette page d\u00e9crit comment Kafinea re\u00e7oit automatiquement les factures (et avoirs) que vos fournisseurs \u00e9mettent via la plateforme partenaire, et comment vous les traitez ensuite. 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