{"id":445188,"date":"2026-10-29T16:27:45","date_gmt":"2026-10-29T15:27:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kafinea.com\/documentation\/uncategorized\/les-approbations\/"},"modified":"2026-10-29T23:04:27","modified_gmt":"2026-10-29T22:04:27","password":"","slug":"les-approbations","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/automatisation\/les-approbations\/","title":{"rendered":"Les approbations"},"content":{"rendered":"<p>Une <strong>approbation<\/strong> fait valider une fiche par un ou plusieurs responsables avant qu&rsquo;elle ne soit finalis\u00e9e : une grille tarifaire n\u00e9goci\u00e9e par le responsable commercial puis par la direction, un devis par le responsable de l&rsquo;\u00e9quipe. Chaque r\u00e9ponse est trac\u00e9e : qui, quand, avec quel motif.<\/p>\n<h2>Comment \u00e7a se passe pour chacun<\/h2>\n<p><strong>Le demandeur<\/strong> clique sur <strong>Demander l&rsquo;approbation<\/strong> dans le panneau <strong>Approbation<\/strong>, \u00e0 droite de la fiche. Le panneau montre avant le clic les \u00e9tapes qui seront demand\u00e9es et leurs approbateurs ; dans l&rsquo;\u00e9cran de saisie, il les met \u00e0 jour au fil de ce qui est saisi. <strong>Enregistrer et demander l&rsquo;approbation<\/strong> fait les deux d&rsquo;un coup.<\/p>\n<p><strong>Pendant l&rsquo;examen<\/strong>, la fiche est en lecture seule pour tout le monde : ce qui sera approuv\u00e9 est exactement ce qui a \u00e9t\u00e9 soumis.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;approbateur<\/strong> est pr\u00e9venu par email et retrouve la demande dans <strong>\u00c0 approuver<\/strong>, l&rsquo;ic\u00f4ne de l&rsquo;en-t\u00eate dont la pastille compte ce qui attend sa r\u00e9ponse. Chaque demande indique l&rsquo;\u00e9tape concern\u00e9e (par exemple \u00ab \u00c9tape 2 sur 2 \u00bb) et qui a d\u00e9j\u00e0 approuv\u00e9. Il peut r\u00e9pondre depuis cette liste ou depuis la fiche :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Approuver<\/strong> : l&rsquo;\u00e9tape suivante s&rsquo;ouvre ; apr\u00e8s la derni\u00e8re, la fiche est finalis\u00e9e automatiquement ;<\/li>\n<li><strong>Demander des modifications<\/strong> ou <strong>Refuser<\/strong>, avec un motif obligatoire que le demandeur lit dans le panneau de la fiche.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Apr\u00e8s un refus ou une demande de modifications, la fiche redevient modifiable et le panneau propose <strong>Modifier la fiche<\/strong>. Le demandeur corrige, puis demande \u00e0 nouveau l&rsquo;approbation ; l&rsquo;historique des demandes reste lisible sur la fiche, dans l&rsquo;onglet <strong>Approbations<\/strong>.<\/p>\n<p>Le demandeur ou un administrateur peut <strong>annuler<\/strong> une demande en attente : la fiche redevient modifiable.<\/p>\n<p>Sur la page d&rsquo;accueil, chacun peut ajouter le widget <strong>Approbations<\/strong> : l&rsquo;onglet <strong>\u00c0 moi<\/strong> liste ce qui attend sa r\u00e9ponse, <strong>De moi<\/strong> ses propres demandes et o\u00f9 elles en sont, <strong>Les autres<\/strong> les demandes en attente qu&rsquo;il peut consulter sans en \u00eatre l&rsquo;approbateur.<\/p>\n<p>L&rsquo;approbateur peut aussi r\u00e9pondre depuis l&rsquo;assistant IA de Kafinea, ou depuis son propre assistant IA <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/intelligence-artificielle\/connecter-une-ia-externe-mcp\/\">connect\u00e9 \u00e0 Kafinea<\/a> : il lui demande ce qui attend sa r\u00e9ponse, en lit le d\u00e9tail, puis approuve ou refuse. La r\u00e9ponse est toujours la sienne, sur une \u00e9tape qui lui est confi\u00e9e, \u00e0 lui ou \u00e0 l&rsquo;un de ses groupes : personne, administrateur compris, ne r\u00e9pond \u00e0 la place d&rsquo;un autre.<\/p>\n<h2>Ce que l&rsquo;approbation garantit<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Pas de finalisation sans approbation<\/strong> : tant qu&rsquo;une approbation est requise et n&rsquo;est pas accord\u00e9e, la fiche ne peut pas \u00eatre finalis\u00e9e, quel que soit le chemin (bouton, import, int\u00e9gration).<\/li>\n<li><strong>Pas de signature \u00e9lectronique avant l&rsquo;approbation<\/strong> : un document en attente ou refus\u00e9 ne part pas en signature.<\/li>\n<li><strong>Une approbation qui suit la fiche<\/strong> : elle porte sur la fiche telle qu&rsquo;elle a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e. Si un champ surveill\u00e9 change ensuite, ou si une fiche approuv\u00e9e est d\u00e9-finalis\u00e9e, l&rsquo;approbation devient <strong>caduque<\/strong> : le panneau dit ce qui a chang\u00e9, par qui, et propose de la demander \u00e0 nouveau. Tant qu&rsquo;elle est valable, le panneau rappelle les champs surveill\u00e9s ; dans l&rsquo;\u00e9cran de saisie, il pr\u00e9vient d\u00e8s que l&rsquo;un d&rsquo;eux est modifi\u00e9, avant l&rsquo;enregistrement.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Agir apr\u00e8s la d\u00e9cision<\/h2>\n<p>Chaque fiche d&rsquo;un module qui a un circuit porte le champ <strong>Statut d&rsquo;approbation<\/strong> : vide tant qu&rsquo;aucune approbation n&rsquo;a \u00e9t\u00e9 demand\u00e9e, puis <strong>En attente<\/strong>, <strong>Approuv\u00e9e<\/strong>, <strong>Refus\u00e9e<\/strong>, <strong>Modifications demand\u00e9es<\/strong>, <strong>Annul\u00e9e<\/strong> ou <strong>Caduque<\/strong>. Il se lit dans les listes, les filtres et les rapports, et un flux de travail du module peut le surveiller pour agir.<\/p>\n<p>Par exemple, pour passer une affaire approuv\u00e9e \u00e0 l&rsquo;\u00e9tape suivante : un flux de travail sur <strong>Affaires<\/strong>, d\u00e9clench\u00e9 <strong>\u00e0 chaque fois que les conditions sont remplies<\/strong>, avec la condition <strong>Statut d&rsquo;approbation devient Approuv\u00e9e<\/strong>, et la t\u00e2che <strong>Mettre \u00e0 jour des champs<\/strong> qui change l&rsquo;\u00e9tape de vente. Un autre flux peut pr\u00e9venir le commercial quand le statut devient <strong>Refus\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n<p>Le statut change \u00e0 la demande, puis \u00e0 la d\u00e9cision finale, \u00e0 l&rsquo;annulation ou quand l&rsquo;approbation devient caduque, mais pas \u00e0 chaque \u00e9tape interm\u00e9diaire. Ce qu&rsquo;\u00e9crivent ces flux de travail en r\u00e9action au statut ne rend pas l&rsquo;approbation caduque, m\u00eame sur un champ surveill\u00e9.<\/p>\n<h2>Mettre en place un circuit d&rsquo;approbation<\/h2>\n<p>Chaque module a au plus un <strong>circuit d&rsquo;approbation<\/strong>, configur\u00e9 sur un seul \u00e9cran : quelles fiches doivent \u00eatre approuv\u00e9es, puis qui approuve, \u00e9tape par \u00e9tape.<\/p>\n<ol>\n<li>\n<p>Activez <strong>Approbations<\/strong> dans <strong>Param\u00e8tres &gt; Fonctionnalit\u00e9s<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Ouvrez <strong>Param\u00e8tres &gt; Automatisation et communication &gt; Approbations<\/strong>, choisissez le module et cliquez sur <strong>Nouveau circuit<\/strong>. Depuis la liste d&rsquo;un module, le menu <strong>Personnaliser &gt; Circuit d&rsquo;approbation<\/strong> m\u00e8ne au m\u00eame \u00e9cran.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>L&rsquo;\u00e9diteur s&rsquo;ouvre sur un circuit vide ; quand le module fournit son propre circuit (les grilles tarifaires, par exemple), Kafinea propose d&rsquo;en partir. Rien n&rsquo;est enregistr\u00e9 avant <strong>Enregistrer<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Sous <strong>Quelles fiches doivent \u00eatre approuv\u00e9es ?<\/strong>, d\u00e9crivez les fiches concern\u00e9es avec les m\u00eames conditions que les flux de travail (un montant, une remise, un statut\u2026). Sans condition, toutes les fiches du module sont concern\u00e9es.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Ajoutez les <strong>\u00e9tapes<\/strong>. Pour chacune :<\/p>\n<ul>\n<li>un <strong>nom<\/strong>, affich\u00e9 au demandeur et \u00e0 l&rsquo;approbateur ;<\/li>\n<li>l&rsquo;<strong>approbateur<\/strong> : un utilisateur ou un groupe (le premier de ses membres qui r\u00e9pond le fait pour tous), le <strong>responsable hi\u00e9rarchique<\/strong> (champ \u00ab Rend compte \u00e0 \u00bb) du demandeur ou du propri\u00e9taire de la fiche, ou un utilisateur <strong>lu sur la fiche<\/strong> ;<\/li>\n<li>une <strong>condition<\/strong> facultative : une \u00e9tape dont la condition n&rsquo;est pas remplie est pass\u00e9e ;<\/li>\n<li>un <strong>d\u00e9lai de r\u00e9ponse<\/strong> et un <strong>r\u00e9sum\u00e9 pour l&rsquo;approbateur<\/strong>, facultatifs ; <strong>Ins\u00e9rer un champ<\/strong> y place une valeur de la fiche.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les \u00e9tapes s&rsquo;ouvrent l&rsquo;une apr\u00e8s l&rsquo;autre ; les fl\u00e8ches changent leur ordre.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Sous <strong>Apr\u00e8s l&rsquo;approbation<\/strong> :<\/p>\n<ul>\n<li>choisissez si la fiche est <strong>finalis\u00e9e d\u00e8s qu&rsquo;elle est approuv\u00e9e<\/strong> (pour les modules qui ont une finalisation) ;<\/li>\n<li>v\u00e9rifiez les <strong>champs surveill\u00e9s<\/strong> : ceux que lisent les conditions le sont toujours ; ajoutez ceux dont la modification doit faire redemander l&rsquo;approbation (par exemple le montant, quand le circuit n&rsquo;a pas de condition) ;<\/li>\n<li>retrouvez les flux de travail qui agissent sur le statut d&rsquo;approbation, ou cr\u00e9ez-en un.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<p><strong>Tester sur une fiche<\/strong> : choisissez une fiche et le demandeur, puis <strong>Tester<\/strong>. Kafinea montre, avec le circuit tel qu&rsquo;il est \u00e0 l&rsquo;\u00e9cran, si la fiche demanderait une approbation et qui serait sollicit\u00e9 \u00e0 chaque \u00e9tape, ou pourquoi personne ne pourrait r\u00e9pondre. Rien n&rsquo;est enregistr\u00e9 ni envoy\u00e9.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Cochez <strong>Actif<\/strong>, puis <strong>Enregistrer<\/strong>. Un circuit inactif peut rester un brouillon, sans approbateur.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Par exemple, pour faire approuver les devis de plus de 5 000 \u20ac HT par le responsable du commercial : un circuit sur <strong>Devis clients<\/strong>, condition <strong>Total HT sup\u00e9rieur \u00e0 5000<\/strong>, une \u00e9tape avec l&rsquo;approbateur <strong>Le responsable du demandeur<\/strong>.<\/p>\n<p>Le demandeur ne peut jamais approuver sa propre demande. Si un approbateur ne peut pas r\u00e9pondre (utilisateur inactif, groupe vide, pas d&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 la fiche), le test et le panneau de la fiche l&rsquo;indiquent avant toute demande, avec l&rsquo;\u00e9tape concern\u00e9e. Une demande d\u00e9j\u00e0 faite garde ses \u00e9tapes quand le circuit change ; les demandes suivantes suivent le nouveau circuit.<\/p>\n<p>L&rsquo;assistant IA de Kafinea, ou un assistant connect\u00e9 \u00e0 Kafinea, peut aussi lire, tester et configurer les circuits pour un administrateur, avec les m\u00eames contr\u00f4les que l&rsquo;\u00e9cran.<\/p>\n<h3>Les grilles tarifaires n\u00e9goci\u00e9es<\/h3>\n<p>Le circuit des grilles tarifaires est fourni, inactif : <strong>niveau 1<\/strong> pour tout \u00e9cart \u00e0 la grille standard, <strong>niveau 2<\/strong> en plus quand un \u00e9cart sort des bornes. Ouvrez-le dans <strong>Approbations<\/strong>, choisissez l&rsquo;approbateur de chaque niveau (par exemple les groupes \u00ab Responsables commerciaux \u00bb et \u00ab Direction \u00bb), testez-le sur une grille n\u00e9goci\u00e9e, puis activez-le. Voir le <a href=\"https:\/\/www.kafinea.com\/fr\/documentation\/grille-tarifaire\/guide-administrateur-grille-tarifaire\/\">guide administrateur des grilles tarifaires<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Une approbation fait valider une fiche par un ou plusieurs responsables avant qu&rsquo;elle ne soit finalis\u00e9e : une grille tarifaire n\u00e9goci\u00e9e par le responsable commercial puis par la direction, un devis par le responsable de l&rsquo;\u00e9quipe. Chaque r\u00e9ponse est trac\u00e9e : qui, quand, avec quel motif. 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