Logiciel ERP - Foire aux Questions

Qu’est-ce qu’un ERP ou PGI ?

Quelle que soit la taille d’une entité, son essence même est de chercher à améliorer efficacement sa productivité. De tout temps, les dirigeants ont souhaité optimiser la remontée d’informations. Le but étant d’obtenir un audit fiable et précis des processus et des actions menées par tous les acteurs intra-entreprises. La démocratisation des systèmes informatiques dans les années 1990 a joué un rôle important dans cette quête. Des outils, permettant une meilleure traçabilité des données et de ce fait une connaissance accrue de la structure, ont vu le jour : les ERP. Mais qu’est-ce qu’un ERP ? Quelle est son utilité ? À qui est-il destiné et pourquoi choisir d’en mettre un en place dans sa société ? Autant de questions auxquelles nous allons tenter de répondre dans notre FAQ.

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Le terme ERP est l’acronyme anglophone de  Progiciel de Gestion Intégré ou PGI.

Définition du terme ERP ou PGI

Le terme ERP est un acronyme anglophone qui signifie « Enterprise Resource Planning ». On utilise également l’appellation PGI en guise de traduction française pour « Progiciel de Gestion Intégré ». Plus simplement, c’est la planification des ressources de l’entreprise. Tout droit venu des États-Unis, ce système a vu le jour à l’aube des années 90.

Bien que l’usage des ERP informatiques soit relativement récent, des outils manuels pouvant s’y apparenter étaient déjà utilisés par les organismes, il y a de cela une cinquantaine d’années. Bien sûr, la généralisation de l’informatique a permis que ces solutions se perfectionnent et assurent un gain de temps précieux aux usagers.

Alors qu’est-ce qu’un système ERP ? On peut définir les ERP ou PGI comme étant des logiciels professionnels de suivi et d’uniformisation des diverses tâches opérationnelles constituantes d’une structure. Ils aident à optimiser la gestion de l’entreprise en centralisant les informations au cœur d’une base de données unique.

Quelle est l’utilité d’un ERP ?

Un logiciel ERP permettra d’homogénéiser les procédures et les actions des différents services d’une même entité. Il en résultera une meilleure connaissance du fonctionnement global de l’entreprise. Tous les acteurs œuvrant dans un sens commun, l’entité gagnera en temps et en productivité. Elle pourra identifier plus facilement le moindre dysfonctionnement et agir à sa source.

Le logiciel

Véritable centre névralgique d’une société, un logiciel ERP assure une standardisation de chaque tâche réalisée, une bonne cohérence des informations et donc, une meilleure communication entre les professionnels. Développé par un éditeur, il peut être mis en place par un intégrateur au sein d’un organisme.

Le logiciel se décline aujourd’hui en deux options : la solution ERP généraliste et la solution ERP verticalisée. À la création, un ERP était par définition uniquement généraliste, c’est-à-dire composé de plusieurs modules correspondants aux différents pôles d’une entreprise. Au fur et mesure des utilisations, les éditeurs ont assoupli leur offre en fonction de la demande. Il existe à présent une solution dite verticalisée : qui concerne plus précisément un secteur d’activité.

En constante évolution pour toujours mieux s’adapter aux professionnels, les logiciels ERP se perfectionnent au fil du temps en intégrant outils et fonctionnalités nouvelles. Les informations récoltées sont donc de plus en plus précises et fiables. Le meilleur ERP sera donc celui qui offrira une aide indispensable à la prise de décision.

Les outils

Un « ERP system » est généralement composé de plusieurs outils. Ils se présentent sous la forme de modules couvrant les principaux postes de gestion d’un organisme. Parmi les fonctionnalités, on retrouvera en général :

  • Un outil de gestion commerciale et marketing (suivi client, SAV…).
  • Un module financier (gestion comptable, contrôle de gestion).
  • Un module en ressources humaines (gestion du personnel, paies, etc.).
  • Un outil logistique (approvisionnement, suivi des achats, gestion des stocks).
  • Un module de reporting (aide à la prise de décision).

Chaque outil de gestion permettra une traçabilité de toute action réalisée ainsi qu’une remontée fiable de l’information dans la base de données. De cette façon, les pertes de données liées à des erreurs humaines seront écartées. Un gain en temps et en performance sera ainsi observé.

À qui est destiné ce progiciel ?

Comme nous l’avons détaillé précédemment, un logiciel de gestion ERP est indispensable pour toute entreprise qui cherche à optimiser ses process et résultats. De ce fait, l’installation d’un progiciel ERP concerne tous les acteurs professionnels de petite, moyenne ou grande entreprise.

Si vous n’êtes pas encore équipé et que vous souhaitez franchir le cap, nous vous conseillons de réaliser un audit complet de votre projet ERP. Vous devrez, pour cela, solliciter tous les décisionnaires de votre structure afin de lister précisément vos besoins. Une fois déterminé les fonctionnalités souhaitées, ainsi que les résultats attendus, vous pourrez les implémenter grâce à Kafinea qui couvrira tous vos besoins.

En général, le coût de mise en place est très vite amorti au vu du bénéfice des actions d’optimisation proposées par un système ERP, tel que Kefinea Voyons à présent plus en détail pourquoi mettre en place un ERP ?

Pourquoi mettre en place un ERP ?

Tout d’abord, nous pouvons dire qu’il est nécessaire de mettre en place une solution informatique ERP afin de mieux connaître son entité. Il est parfois délicat de savoir exactement comment sont exécutées les tâches dans les différents services.

À la différence d’un outil CRM qui ne permettra de gérer que les fonctions commerciales, un progiciel ERP sera complet. Toutefois, une entreprise qui souhaiterait de se doter des deux solutions aura l’ensemble des fonctionnalités des deux applications dans Kafinea, simplifiant ainsi la maintenance logicielle.

Ensuite, il est primordial que chaque acteur de l’entreprise œuvre selon le même mode opératoire afin de garantir une unité et une homogénéité des actions journalières. Cela est assuré par la mise en place d’un ERP grâce à la mise à jour en temps réel des informations centralisées dans la base de données unique.

Pour finir, tous ces points permettent d’accroître la cohésion entre les équipes grâce à une communication simplifiée. Les remontées d’informations garantissent une meilleure capacité à la prise de décision induisant un gain en temps et en productivité.

Nous pouvons conclure en disant que les ERP, ou PGI représentent des solutions informatiques d’aide indispensables aux professionnels de tous secteurs. L’amélioration constante des technologies permet de s’appuyer sur des outils fiables et performants dans le but de gérer ses affaires de la meilleure des façons. S’en passer reviendrait donc à se mettre dans une position de désavantage par rapport à la concurrence. Une situation que les acteurs de notre économie ne peuvent, bien évidemment, pas se permettre. Vous l’aurez donc compris, vous avez tout à gagner en vous équipant d’une solution ERP comme KAFINEA.

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