📍 Contexte
Interface générale de Kafinea

Kafinea permet de créer des liens typés entre différents éléments de l’ERP (Tickets, Projets, Tâches de projet, etc.). Ces liens permettent de structurer l’information et de visualiser les dépendances directement depuis la vue résumé d’un enregistrement.

Types de liens disponibles

Il existe quatre types de relations pour qualifier le lien entre deux éléments :

• Lié à : Relation simple et symétrique indiquant que deux éléments ont un rapport entre eux sans dépendance particulière.
• Bloque / Est bloqué par : Relation de dépendance indiquant qu’un élément doit être terminé ou résolu avant un autre.
• Duplique / Est dupliqué par : Utilisé pour marquer des éléments identiques ou redondants.
• Parent de / Enfant de : Permet de créer une hiérarchie entre les éléments (par exemple, un ticket principal décomposé en sous-tickets).

Utilisation du widget

Sur les modules compatibles, un bloc "Liens entre éléments" est disponible dans la vue résumé.

Ajouter un lien

1. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le bloc "Liens entre éléments".
2. Sélectionnez le Type de lien souhaité.
3. Recherchez et sélectionnez l’Élément cible à l’aide de la barre de recherche (recherche multi-module).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le lien apparaît immédiatement dans le widget, groupé par type. L’élément cible verra également le lien apparaître automatiquement dans son propre widget (avec l’orientation inverse si nécessaire, par exemple "Est bloqué par" si le lien initial était "Bloque").

Supprimer un lien

Pour supprimer un lien, cliquez sur l’icône de suppression (croix rouge) à côté du lien concerné dans le widget. Une confirmation vous sera demandée.

Modules compatibles

Au lancement, les liens entre éléments sont disponibles sur les modules suivants :

• Tickets
• Projets
• Tâches de projet

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📍 Contexte
Interface générale de Kafinea

Introduction

Le module Lignes de documents rassemble en une seule liste toutes les lignes d’articles (produits et services) saisies dans vos documents : devis, commandes, factures, avoirs, bons de livraison, bons de réception, factures fournisseurs et mouvements de stock. Il est accessible via Lignes de documents.

Cette vue transverse permet d’analyser, filtrer et exporter le détail de toutes les lignes sans devoir ouvrir chaque document un par un. Elle est particulièrement utile pour le reporting commercial, les analyses de marge, l’export vers un outil décisionnel, ou simplement pour retrouver rapidement toutes les lignes concernant un article ou un client donné.

Important : ce module est en lecture seule. Pour ajouter, modifier ou supprimer une ligne, vous devez ouvrir le document parent (devis, facture, etc.).

1. Consulter la liste des lignes

La liste affiche par défaut, pour chaque ligne :

• Le type du document parent (devis, facture, commande…)
• Le document parent (numéro / lien vers le document)
• La désignation de la ligne
• L’article (lien vers la fiche produit ou service)
• La quantité
• Le prix unitaire
• La date de création du document parent

Vous pouvez :

• Trier chaque colonne en cliquant sur son entête
• Filtrer avec la barre de recherche ou via des vues personnalisées
• Naviguer vers le document parent ou la fiche article en cliquant sur les liens

2. Créer une vue personnalisée

Comme pour toutes les listes Kafinea, vous pouvez créer vos propres vues filtrées :

1. Cliquez sur Créer une vue depuis le menu des vues
2. Sélectionnez les colonnes à afficher
3. Définissez les filtres (par article, par période, par société, par utilisateur…)
4. Enregistrez la vue et, si besoin, partagez-la avec votre équipe

Exemples d’usage :

• Toutes les lignes vendues sur un article donné le mois dernier
• Toutes les lignes des factures d’un compte client précis
• Toutes les lignes au-dessus d’un certain montant de remise

3. Exporter au format CSV

Le bouton Exporter génère un fichier CSV contenant les lignes de la vue courante avec les filtres et les colonnes sélectionnés. Ce fichier peut ensuite être ouvert dans un tableur ou importé dans un outil d’analyse externe.

Bon à savoir : l’export reprend exactement les colonnes et l’ordre de tri de la vue affichée. Préparez d’abord la vue qui correspond à votre besoin, puis exportez.

4. Utiliser les lignes dans les rapports

Le module Lignes de documents est disponible comme module principal dans le générateur de Rapports. Vous pouvez :

• Choisir des colonnes issues du document parent (numéro, statut, date, client…) et de l’article
• Filtrer par date (création ou dernière modification du document parent), par utilisateur, par article
• Regrouper par année ou mois pour suivre l’évolution dans le temps
• Produire des graphiques (barres, camembert, lignes)

Cas d’usage typiques :

• CA par article sur une période donnée
• Top clients par volume d’articles vendus
• Analyse des remises par commercial ou par famille d’articles
• Suivi des quantités livrées sur les bons de livraison

5. Sécurité d’accès

La visibilité des lignes suit exactement celle des documents parents :

• Si vous n’avez pas accès à un devis, vous ne voyez pas ses lignes
• Si vous travaillez dans plusieurs sociétés, vous ne voyez que les lignes de la société active
• Les administrateurs voient toutes les lignes

Aucune ligne ne peut donc apparaître si son document parent n’est pas accessible à l’utilisateur courant.

6. Questions fréquentes

Puis-je modifier une ligne directement depuis cette liste ?
Non. Pour modifier une ligne (article, quantité, prix, remise…), ouvrez le document parent et modifiez-la depuis ce document. La liste se mettra à jour automatiquement.

Pourquoi je ne vois pas certaines lignes que je m’attendais à voir ?
Vérifiez :

• que le document parent existe toujours (les documents mis à la corbeille n’apparaissent pas) ;
• que vous avez bien accès au document parent (en cas de partage privé) ;
• que vous êtes dans la bonne société (en environnement multi-sociétés).

Pourquoi le clic sur une ligne ne m’amène pas sur une fiche ligne ?
Une ligne n’a pas de fiche détaillée propre : c’est le document parent qui porte tout le contexte. Selon la colonne sur laquelle vous cliquez, vous obtenez :

• une fiche résumé de la ligne qui regroupe les informations principales et propose un lien vers le document parent ;
• la fiche du document parent si vous cliquez sur la colonne du document parent ;
• la fiche de l’article si vous cliquez sur la colonne article.

Puis-je accéder à ces lignes via l’API ?
Oui, en lecture seule. Les opérations d’écriture (création, modification, suppression) ne sont pas autorisées sur ce module — il faut passer par le document parent.

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📍 Contexte
Interface générale de Kafinea

Note : Sur les modules qui le supportent, Kafinea peut enregistrer automatiquement vos modifications pendant la saisie, sans que vous ayez besoin de cliquer sur Enregistrer. Cette page explique comment cette fonctionnalité se présente, comment l’activer pour votre instance et comment la désactiver à titre individuel.

1. À quoi sert l’enregistrement automatique

Lors de la saisie d’une fiche longue (typiquement un document de vente avec de nombreuses lignes), il est inconfortable de devoir penser à enregistrer régulièrement. L’enregistrement automatique répond à ce besoin :

• Vos modifications sont enregistrées en arrière-plan, peu de temps après votre dernière saisie.
• Un indicateur d’état affiche en permanence où en est l’enregistrement de votre document.
• Vous gardez la possibilité de forcer un enregistrement immédiat à tout moment.

Astuce : Même lorsque l’enregistrement automatique est actif, le bouton Enregistrer classique reste disponible et fonctionne comme d’habitude.

2. L’indicateur d’état d’enregistrement

Lorsque l’enregistrement automatique est disponible sur la fiche en cours, un indicateur cliquable apparaît dans la barre d’outils, en haut de l’écran. Il prend l’un des états suivants :

Forcer un enregistrement immédiat

Trois façons équivalentes de déclencher un enregistrement tout de suite, sans attendre l’enregistrement automatique :

• Cliquer sur l’indicateur d’état lorsqu’il indique « Modifications non enregistrées ».
• Utiliser le raccourci clavier Ctrl+S (Cmd+S sur Mac). Kafinea intercepte ce raccourci pendant l’édition : il n’enregistrera pas la page du navigateur, mais bien votre formulaire.
• Cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la fiche, comme d’habitude.

Important : Si vous tentez de fermer l’onglet ou de quitter la page alors que des modifications ne sont pas encore enregistrées, Kafinea affiche une confirmation pour éviter toute perte de saisie.

3. Activer la fonctionnalité pour votre instance

L’enregistrement automatique fait partie d’un mode d’édition avancé qui doit être activé au niveau de l’instance par un administrateur. Cette activation est faite une seule fois, et bénéficie ensuite à tous les utilisateurs.

Procédure (administrateur) :

1. Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres.
2. Ouvrez la section Gestion des modules > Fonctionnalités.
3. Activez la fonctionnalité Édition avancée des documents (sticky toolbar, sections pliables, raccourcis clavier, palette de commandes…).
4. Enregistrez.

Une fois la fonctionnalité activée, le nouvel écran d’édition — avec l’indicateur d’état — s’affiche automatiquement pour tous les utilisateurs lorsqu’ils ouvrent une fiche éligible.

Gestion des conflits (Verrouillage optimiste)

Par défaut, si deux utilisateurs modifient le même document, le dernier qui enregistre « gagne » et écrase les modifications du précédent. Pour éviter cela, vous pouvez activer la Gestion des conflits de modification.

Procédure (administrateur) :

1. Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres.
2. Ouvrez la section Gestion des modules > Fonctionnalités.
3. Localisez le groupe Présentation générale.
4. Activez la fonctionnalité Gestion des conflits de modification (alerte si le document a été modifié par un autre utilisateur).
5. Enregistrez.

Lorsque cette fonctionnalité est active :

• Kafinea mémorise la version du document au moment où vous l’ouvrez.
• Lors de chaque enregistrement (automatique ou manuel), il vérifie que personne d’autre n’a enregistré le document entre-temps.
• En cas de conflit, une fenêtre s’affiche pour vous proposer de recharger la version du serveur (en perdant vos modifications locales) ou de forcer l’écrasement (si vous êtes sûr de votre coup).

Note : Si l’enregistrement automatique ne s’affiche pas sur un module donné alors que la fonctionnalité est activée, contactez votre administrateur. Il saura confirmer si le module concerné est déjà couvert ou non.

4. Désactiver l’enregistrement automatique pour votre compte

Certains utilisateurs préfèrent garder le contrôle complet du moment où leurs modifications partent en base. Kafinea permet de désactiver l’enregistrement automatique individuellement, sans impacter les autres utilisateurs.

Depuis la barre d’outils d’édition

1. Ouvrez une fiche en mode édition.
2. Dans la barre d’outils en haut, ouvrez le menu ⋯ (trois petits points).
3. Cliquez sur Enregistrement automatique activé pour basculer l’option sur OFF.

L’indicateur d’état affiche alors en permanence un bandeau « Enregistrement automatique désactivé » tant que des modifications ne sont pas enregistrées. C’est volontaire : il s’agit d’un rappel visuel pour vous éviter d’oublier de cliquer sur Enregistrer.

Depuis vos préférences utilisateur

L’option est également disponible dans vos préférences utilisateur, sous le libellé Enregistrement automatique des devis et factures. Décocher cette option a le même effet que désactiver depuis la barre d’outils.

Astuce : Le réglage est stocké sur votre compte (pas dans votre navigateur). Vous le retrouverez donc identique sur un autre poste ou après vidage du cache.

Important : Lorsque l’enregistrement automatique est désactivé, vous restez entièrement responsable d’enregistrer vos modifications avant de quitter la fiche. Le raccourci Ctrl+S et la confirmation à la fermeture de l’onglet restent actifs pour vous aider.

5. Questions fréquentes

À quelle fréquence l’enregistrement automatique se déclenche-t-il ?

Quelques secondes après votre dernière modification, sans interrompre votre saisie. Le délai s’adapte automatiquement à la taille du document et à la rapidité du dernier enregistrement, pour éviter de surcharger le serveur sur les très grosses fiches.

Que se passe-t-il si quelqu’un d’autre modifie la même fiche en même temps que moi ?

Si la fonctionnalité Gestion des conflits de modification est activée par votre administrateur (voir section 3), Kafinea détecte les modifications concurrentes. Si la fiche a été modifiée par un autre utilisateur depuis votre ouverture, l’enregistrement affiche un message de conflit et vous propose le choix entre recharger la version la plus récente ou forcer votre propre enregistrement.

Si cette fonctionnalité n’est pas activée, c’est le principe du « dernier rédacteur » qui s’applique : l’enregistrement le plus récent remplace le précédent sans avertissement.

L’enregistrement automatique fonctionne-t-il sur toutes les fiches ?

Non. Il est disponible sur les écrans d’édition pour lesquels Kafinea a déployé le mode d’édition avancé. S’il n’est pas disponible sur un module qui vous intéresse, contactez votre administrateur : il pourra vérifier la configuration de l’instance et, le cas échéant, remonter le besoin.

Je ne vois pas l’indicateur d’état dans la barre d’outils, pourquoi ?

Deux causes possibles : soit la fonctionnalité Édition avancée des documents n’est pas activée pour votre instance (voir section 3), soit le module sur lequel vous travaillez n’est pas encore couvert. Dans les deux cas, votre administrateur peut vous aider.

Mes collègues ont activé l’enregistrement automatique mais moi je ne le veux pas. Est-ce possible ?

Oui. La préférence est strictement individuelle : la désactiver pour votre compte n’a aucun impact sur les autres utilisateurs (voir section 4).

Références associées 🔗

• Les enregistrements
• Les préférences utilisateur
• Les devis client

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📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes > Devis

Introduction

Kafinea affiche, directement sur la fiche d’un devis, une analyse de marge complète : marge en euros, taux de marque, coefficient — ligne par ligne et agrégés par catégorie, par famille et par section du devis. L’objectif est de donner au commercial un retour immédiat sur la rentabilité de la proposition avant de l’envoyer au client.

🔒 Information strictement interne : le bloc d’analyse de marge n’est jamais visible par le client. Il n’apparaît pas dans le PDF du devis ni dans le devis envoyé au client.

1. Où trouver les marges sur un devis

L’analyse de marge est visible à deux endroits :

• Sur la fiche du devis (vue détaillée) : un bloc dédié « Analyse de marge » est affiché sous la ligne des totaux. Il propose trois onglets (Catégorie, Famille, Section).
• Dans le formulaire d’édition (création / modification du devis) : le même bloc est mis à jour en direct au fur et à mesure que vous modifiez les quantités, les prix ou les remises.

2. Les indicateurs affichés

Pour chaque agrégat (catégorie, famille, section) et pour le total du devis, le tableau présente :

Un tooltip sur la cellule « Taux de marque » donne aussi le taux de marge sur achat ((CA − Coût) ÷ Coût), utile pour les utilisateurs habitués à raisonner sur le PA.

💡 Attention au vocabulaire : un « 50 % de marge » peut désigner deux choses très différentes. Avec un PA de 100 € :

• Taux de marque à 50 % ⇒ PV = 200 €
• Taux de marge sur achat (coefficient 1,5) à 50 % ⇒ PV = 150 €

Kafinea affiche par défaut le taux de marque dans le tableau, conformément à l’usage courant des ERP français. Le taux de marge sur achat reste accessible dans le tooltip.

Marge ligne par ligne

Dans le tableau des lignes du devis, chaque ligne dispose également d’une cellule Marge dont le tooltip détaille :

• PA unitaire × quantité = PA total
• PV unitaire (net de remise) × quantité = CA
• Marge €
• Taux de marque (%)
• Taux de marge sur achat (%)
• Coefficient (×)

3. Les trois axes d’agrégation

Le bloc « Analyse de marge » propose trois axes d’analyse à bascule :

Par catégorie produit

Regroupe les lignes selon la catégorie rattachée à chaque produit ou service. Idéal pour repérer rapidement les familles de prestations qui dégradent la marge globale.

Par famille

Regroupe par famille d’articles. Les familles permettent en plus de définir des seuils de marge (voir section Seuils et pills colorées ci-dessous).

Par section

Si le devis est structuré en plusieurs sections (par ex. « Phase 1 — Étude », « Phase 2 — Réalisation »), un onglet supplémentaire Section apparaît et affiche la marge cumulée par section, dans l’ordre du document. Cet onglet n’est visible que lorsque le devis comporte au moins deux sections distinctes.

4. Seuils et pills colorées

Sur l’onglet Famille, le taux de marque est affiché sous forme de pastille colorée :

Les seuils sont configurés famille par famille dans le module Familles d’articles :

• Seuil sain — taux de marque (%)
• Seuil alerte — taux de marque (%)
• Activer la coloration

À défaut de seuils configurés sur une famille, Kafinea applique une coloration générique (< 15 % rouge, < 25 % orange, ≥ 25 % vert). Cette coloration de repli n’est qu’une aide visuelle et ne reflète pas vos seuils métier — pensez à configurer les seuils par famille pour une analyse pertinente.

5. Cas du PA manquant

Si une ligne du devis pointe vers un produit ou service sans prix d’achat renseigné, Kafinea n’invente jamais une marge à zéro (pas de fallback silencieux) :

• La ligne est exclue du calcul du coût agrégé, mais son CA est conservé dans le total.
• Le bucket (catégorie / famille / section) où elle apparaît est marqué d’un avertissement « ! » et ses indicateurs de taux (taux de marque, coefficient) affichent —.
• Un message en haut du bloc liste explicitement les lignes concernées (« 3 ligne(s) sans prix d’achat — Afficher »).

💡 Bonne pratique : renseignez systématiquement le prix d’achat des produits et services dans le catalogue. À défaut, vous pouvez aussi saisir le PA directement sur la ligne du devis (champ « PA » dans le tableau des produits).

6. Cas des kits (produits composés)

Lorsqu’un devis contient un kit (produit composé de sous-produits), Kafinea peut être configuré pour éclater le kit dans l’analyse de marge : chaque composant est compté séparément (avec sa catégorie et sa famille propres). Les agrégats reflètent ainsi le mix réel des items vendus.

• Si l’éclatement est désactivé, la ligne kit est traitée telle quelle : seul le PA du kit lui-même est utilisé.
• L’activation est un paramètre d’instance (administrateur).

7. Qui voit l’analyse de marge ?

L’affichage de l’analyse de marge dépend des droits d’accès au champ « Prix d’achat » :

• Un utilisateur qui n’a pas accès au champ Prix d'achat sur les Produits et sur les Services ne voit pas le bloc.
• Si le devis contient au moins une ligne issue d’un module dont le PA est invisible pour l’utilisateur, un message explique que l’analyse ne peut pas être affichée.
• Les administrateurs voient toujours le bloc.

ℹ️ Les droits d’accès au champ Prix d'achat se configurent via les profils (panneau d’administration). Pour qu’un commercial voie les marges, son profil doit donner au moins l’accès en lecture au champ Prix d'achat des Produits et/ou Services.

8. Confidentialité — PDF et envoi au client

Le bloc d’analyse de marge :

• N’apparaît jamais dans le PDF du devis (ni dans l’aperçu d’impression).
• N’est pas inclus dans l’email envoyé au client.
• N’est pas visible dans l’extranet client (portail).

Il est strictement réservé à l’usage interne, sur les écrans de Kafinea.

9. Questions fréquentes

Pourquoi le bloc « Analyse de marge » n’apparaît-il pas sur mes devis ?

Trois causes possibles :

1. Votre profil n’a pas accès au champ Prix d'achat des Produits/Services. Demandez à un administrateur de le débloquer.
2. La fonctionnalité est désactivée au niveau de l’instance. Un administrateur peut l’activer dans les paramètres avancés.
3. Le module concerné n’est pas encore supporté : l’analyse de marge est aujourd’hui disponible sur les Devis. Le support des commandes client, factures et commandes fournisseur sera ajouté ultérieurement.

Comment changer les seuils de coloration ?

Les seuils sont définis par famille d’articles. Ouvrez la fiche d’une famille dans le module Familles d’articles, puis renseignez le seuil sain et le seuil alerte (en % de taux de marque).

Pourquoi le taux est-il « — » sur certaines lignes ?

Quand le prix d’achat est manquant, Kafinea refuse d’afficher un taux faux. Renseignez le PA dans la fiche produit ou directement sur la ligne du devis.

La marge tient-elle compte de la remise globale du devis ?

La marge est calculée à partir du CA après remise ligne mais avant ajustements globaux du document (remise globale, frais de document). Pour la marge nette après remise globale, basez-vous sur le total final du devis ramené au coût agrégé.

Le client verra-t-il les marges sur son devis PDF ?

Non. Le bloc est exclu de l’impression et de l’export PDF. Il reste interne à Kafinea.

Références associées 🔗

• Les devis client
• Les produits
• Les services
• Utilisation d’une grille tarifaire

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📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Catalogue > Produits

Un kit (ou bundle) est un produit composé de plusieurs sous-produits. Il permet de vendre un ensemble d’articles sous une seule référence, tout en conservant la traçabilité de chaque composant.

Exemple : Un kit « Poste de travail » peut contenir un écran, un clavier et une souris, vendus ensemble sous un prix unique.

1. Créer un kit

1. Créez ou ouvrez un produit dans Menu principal > Catalogue > Produits.
2. Dans l’onglet Sous-produits (Product Bundles), ajoutez les produits qui composent le kit en cliquant sur « Sélectionner un produit ».
3. Pour chaque composant, indiquez la quantité incluse dans le kit.

Dès qu’un produit possède au moins un sous-produit, il est considéré comme un kit.

2. Mode de calcul du prix du kit

Le bloc Tarification du kit apparaît sur la fiche d’un produit kit. Il contient le champ Mode de calcul du prix du kit qui détermine comment le prix de vente est obtenu :

3. Affichage et comportement sur la fiche du kit

3.1 Bandeau contextuel dans le bloc Informations tarif

Un bandeau informatif apparaît en tête du bloc tarif :

• En mode Saisie manuelle : « Saisie manuelle : le prix n’est pas recalculé automatiquement à partir des composants. »
• En mode Calculé à partir des composants : « Le prix de vente de ce kit est calculé automatiquement à partir de ses composants. »

3.2 Champ Prix unitaire en lecture seule + badge « Calculé (kit) »

En mode Calculé à partir des composants, le champ Prix unitaire est présenté en lecture seule et accompagné d’un badge « Calculé (kit) ». Une info-bulle précise : « Ce prix est calculé automatiquement à partir des composants du kit. Passez en mode Saisie manuelle (pas de recalcul) pour le saisir. »

En mode Saisie manuelle, le champ redevient éditable.

3.3 Recalcul automatique

Lorsque le mode est Calculé à partir des composants, le prix du kit est recalculé automatiquement dans les cas suivants :

• Ajout ou suppression d’un composant.
• Modification de la quantité d’un composant.
• Modification du prix unitaire d’un composant.

4. Règles métier

1. Un kit ne peut pas être un produit générique. Les deux concepts sont mutuellement exclusifs. Si vous tentez de cocher Produit générique sur un kit, Kafinea bloque l’enregistrement avec le message :

   Un produit générique ne peut pas être un kit.

2. Un kit ne peut pas être un produit spécifique (rattaché à un générique). Le message affiché est :

   Un produit spécifique ne peut pas être un kit.

3. Un produit générique ne peut pas être ajouté comme composant d’un kit. Le message affiché est :

   Un produit générique ne peut pas être ajouté comme composant d’un kit.

4. Un produit spécifique ne peut pas être ajouté comme composant d’un kit. Le message affiché est :

   Un produit spécifique (enfant d’un générique) ne peut pas être ajouté comme composant d’un kit.

Note : Ces règles garantissent la cohérence du catalogue. Les kits regroupent des produits « standards » (ni génériques, ni spécifiques). Pour gérer le sourcing fournisseur, utilisez les produits génériques.

5. Foire aux questions

Pourquoi je ne peux pas cocher « Produit générique » sur mon kit ?
Parce qu’un kit regroupe des composants concrets avec des prix définis, alors qu’un produit générique est un modèle abstrait dont le prix est calculé à partir de spécifiques enfants. Les deux mécanismes de calcul de prix sont incompatibles.

Pourquoi le prix unitaire de mon kit est-il en lecture seule ?
Parce que le mode de calcul est Calculé à partir des composants. Le prix est la somme des prix de ses composants. Pour le saisir manuellement, basculez le mode sur Saisie manuelle.

Le prix de mon kit ne se met pas à jour après avoir modifié un composant, pourquoi ?
Vérifiez que le mode de calcul est bien Calculé à partir des composants et non Saisie manuelle. En mode manuel, le prix n’est jamais recalculé automatiquement.

Puis-je imbriquer des kits (un kit dans un kit) ?
Oui, un composant d’un kit peut lui-même être un kit. Cependant, le recalcul automatique ne se propage pas en cascade : si vous modifiez un composant du sous-kit, le prix du sous-kit sera recalculé (s’il est en mode Calculé à partir des composants), mais le kit parent ne sera pas recalculé automatiquement. Vous devrez modifier manuellement le kit parent (par exemple en retirant puis ré-ajoutant le sous-kit) pour déclencher son recalcul.

Références associées 🔗

• Les produits
• Les produits génériques

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📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Catalogue > Produits

Kafinea distingue deux catégories de produits pour gérer le sourcing fournisseur :

• Produit générique : article « modèle » utilisé dans vos devis, commandes clients et factures (ex. : Câble HDMI 2m). Il ne correspond à aucune référence fournisseur précise.
• Produit spécifique : variante concrète rattachée à un produit générique et achetée auprès d’un fournisseur (ex. : Câble HDMI 2m – Marque Alpha, Ref ABC123).

Cette fonctionnalité n’est active que si le paramètre Produits génériques & sourcing fournisseur est activé dans Paramètres > Fonctionnalités.

1. Identifier un produit générique ou spécifique

Sur la fiche produit, cochez Produit générique dans le bloc Produits génériques.

• Un badge bleu « Générique » apparaît à côté du nom du produit sur la fiche détail pour identifier immédiatement les produits génériques.
• Les produits spécifiques n’affichent pas de badge.

2. Bloc Produits génériques de la fiche

Le bloc contient les champs liés à la gestion générique/spécifique. Selon le choix effectué, certains champs sont applicables, d’autres non :

Champs non applicables : ils ne sont pas masqués, ils restent visibles mais grisés avec une info-bulle « Non applicable aux produits génériques » ou « Non applicable aux produits spécifiques ». Cela évite toute perte d’information perçue et documente la raison du grisé pour l’utilisateur.

3. Modes de calcul du prix

Le mode de calcul détermine comment Kafinea alimente le prix de vente du produit générique. Vous devez choisir un mode explicite : aucune valeur par défaut n’est appliquée silencieusement. Si le mode est vide ou inconnu, le statut Erreur : mode de calcul non défini apparaît et le prix en place est conservé.

Six modes sont disponibles :

Pour les cinq modes automatiques, le prix final est ensuite obtenu selon la formule :

Prix de vente = Coût de référence × (1 + Marge %) puis arrondi selon le paramétrage.

Statuts de calcul possibles

4. Affichage et comportement sur la fiche du produit générique

Pour les produits génériques, plusieurs éléments visuels vous aident à comprendre comment le prix est obtenu et si vous pouvez le modifier.

4.1 Bandeau contextuel dans le bloc Informations tarif

Un bandeau informatif apparaît en tête du bloc tarif :

• En mode Saisie manuelle : « Saisie manuelle : le prix n’est pas recalculé automatiquement. ».
• Dans les autres modes : « Le prix de vente est recalculé automatiquement à partir des produits spécifiques enfants (mode : %s). » suivi de la date du dernier calcul.

Le bandeau contient également un lien « Voir les enfants » pour accéder rapidement aux produits spécifiques rattachés. Le bouton « Recalculer » du produit générique reste disponible en haut de la fiche.

4.2 Champ Prix unitaire en lecture seule + badge « Calculé »

Lorsque le générique n’est pas en mode Saisie manuelle, le champ Prix unitaire est présenté en lecture seule et accompagné d’un badge « Calculé ». Une info-bulle précise : « Ce prix est calculé automatiquement (mode : %s). Passez en mode Saisie manuelle (pas de recalcul) pour le saisir. ».

En mode Saisie manuelle, le champ redevient éditable : vous pouvez saisir librement le prix de vente, qui ne sera jamais écrasé par un recalcul automatique.

4.3 Popover « Comment est calculé ce prix ? »

À côté du champ Prix unitaire, une icône ⓘ ouvre un popover qui détaille :

• Le mode de calcul actif.
• Le coût de référence retenu, la marge appliquée et l’arrondi.
• La liste des sources utilisées : selon le mode, produits spécifiques enfants (avec leur prix d’achat) ou offres fournisseurs (avec fournisseur et prix).
• Le prix final obtenu.

Si aucune donnée de calcul n’est disponible, le popover affiche « Aucune donnée de calcul disponible. ».

5. Règles métier

1. Un produit générique ne peut pas avoir de parent.

   • Si vous cochez Produit générique et qu’un parent est renseigné, Kafinea bloque l’enregistrement avec le message :
     

     Un produit générique ne peut pas avoir de produit parent.

   • Cette règle s’applique à tous les canaux : édition UI, édition rapide, édition en masse, API REST, workflows, import CSV.

2. Le parent d’un produit spécifique doit lui-même être un produit générique. Kafinea vérifie automatiquement cette cohérence à l’enregistrement.

3. Recalcul automatique du prix : lorsqu’un produit spécifique change de parent, qu’une offre fournisseur est créée/modifiée/supprimée, ou que le prix d’achat d’un spécifique évolue, le prix du produit générique concerné est recalculé automatiquement — sauf si le générique est en mode Saisie manuelle (dans ce cas, le prix reste strictement celui que vous avez saisi).

4. Choix explicite du mode : le système n’applique plus de mode par défaut silencieux. Un générique sans mode de calcul produira un statut Erreur : mode de calcul non défini et son prix ne sera pas modifié, jusqu’à ce que vous sélectionniez un mode.

5. Un produit générique ne peut pas être un kit (et inversement). Les deux mécanismes de calcul de prix sont incompatibles. Si vous tentez de transformer un kit en produit générique (ou d’ajouter des sous-produits à un générique), Kafinea bloque l’opération. Voir Les kits de produits pour plus de détails.

6. Bascule générique ↔ spécifique

Vous pouvez changer à tout moment un produit de générique à spécifique (et inversement) :

• Les valeurs non applicables sont conservées en base mais simplement grisées à l’écran.
• Si vous rebasculez, les données redeviennent visibles et éditables.
• Vous ne perdez donc aucune information lors d’un changement de type.

7. Foire aux questions

Pourquoi je ne peux pas saisir un parent sur mon produit générique ?
Parce qu’un générique est par définition un « modèle » sans rattachement fournisseur direct. Seuls les produits spécifiques possèdent un parent générique.

Pourquoi le prix unitaire de mon produit générique est-il en lecture seule ?
Parce que le mode de calcul actif recalcule automatiquement ce prix à partir des spécifiques enfants ou de leurs offres fournisseurs. Pour le saisir manuellement, basculez le mode de calcul sur Saisie manuelle (pas de recalcul).

Quelle différence entre Offre la moins chère et Spécifique le moins cher ?
Offre la moins chère (et ses variantes Offre préférée / Moyenne des offres) s’appuie sur les offres fournisseurs rattachées aux spécifiques enfants. Spécifique le moins cher (et Moyenne des spécifiques) utilise directement le prix d’achat porté par les produits spécifiques, sans passer par les offres.

Pourquoi les champs de calcul de prix sont-ils grisés sur mon produit spécifique ?
Ces champs servent uniquement au calcul automatique du prix du générique. Ils n’ont pas de sens sur un produit spécifique, qui reflète une offre fournisseur précise.

Le statut affiche Erreur : mode de calcul non défini. Que faire ?
Ouvrez la fiche du produit générique et sélectionnez un mode dans Mode de calcul du prix, puis enregistrez. Kafinea relancera le calcul à la prochaine mise à jour ou via le bouton Recalculer.

Le badge « Générique » ne s’affiche pas, pourquoi ?
Vérifiez que le paramètre Produits génériques & sourcing fournisseur est activé dans Paramètres > Fonctionnalités, et que la case Produit générique est bien cochée sur la fiche.

Références associées 🔗

• La gestion du sourcing
• L’assistant de commandes fournisseurs
• Les produits
• Les kits de produits

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📍 Comment accéder à cette fonctionnalité ?
Paramétrage > Configuration du module > Layout Editor + Paramétrage > Portail client

La situation

Une entreprise gère des centaines de collaborateurs en contrats courts. Aujourd’hui, l’envoi des accès à l’espace collaborateur est déjà automatisé grâce aux workflows de Kafinea. Mais l’entreprise voudrait aller encore plus loin pour que le collaborateur complète lui-même les informations indispensables à son dossier : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires…

Le service RH perd un temps considérable à collecter ces informations manuellement, par email ou par téléphone, pour chaque nouvelle recrue.

L’objectif

Permettre à chaque collaborateur de compléter son dossier directement depuis son espace extranet, de manière autonome, sécurisée et guidée. Le service RH peut suivre l’avancement en un coup d’œil et relancer automatiquement les retardataires.

1. Créer un bloc de suivi sur la fiche Personne

Depuis le Layout Editor (Paramètres > Configuration du module > Personnes > Mise en page), créer un nouveau bloc dédié au suivi de la complétude du dossier, contenant les champs suivants :

Note : Ces champs servent uniquement au suivi automatisé. Ils ne sont pas destinés à être modifiés manuellement.

2. Configurer le portail collaborateur

Rendre les comptes bancaires accessibles depuis l’extranet

1. Aller dans Paramètres > Portail client
2. Ajouter le module Comptes bancaires tiers aux modules visibles
3. Configurer les champs et permissions :

4. Activer les permissions Créer et Modifier un enregistrement

Important : Le champ "Compte bancaire de" ne doit pas être rendu visible sur le portail. Il est automatiquement renseigné par le système avec l’identité de la personne connectée. Cela garantit qu’un collaborateur ne peut créer un compte bancaire que pour lui-même.

Vérifier le champ Numéro de sécurité sociale sur le profil

Le numéro de sécurité sociale est déjà activé en écriture sur le portail. Vérifier simplement qu’il apparaît bien dans la configuration des champs du module Personnes sur le portail.

3. Créer les workflows

Workflow 1 : Numéro de sécurité sociale renseigné

• Module : Personnes
• Déclencheur : À chaque modification
• Condition : Le numéro de sécurité sociale n’est pas vide ET "N° sécu renseigné" n’est pas coché
• Action : Cocher le champ "N° sécu renseigné"

Important : La condition "N° sécu renseigné n’est pas coché" est indispensable. Sans elle, le workflow se déclencherait inutilement à chaque modification de la fiche Personne pendant toute la durée de vie du collaborateur, alors que l’onboarding est terminé depuis longtemps.

Workflow 2 : Compte bancaire par défaut renseigné

• Module : Comptes bancaires tiers
• Déclencheur : À chaque sauvegarde (création ou modification)
• Condition : Le champ "Compte bancaire par défaut" est coché
• Action : Cocher le champ "Compte bancaire renseigné" sur la fiche Personne parente (via le champ "Compte bancaire de")

Note : Le moteur de workflows Kafinea permet de mettre à jour un champ sur un enregistrement parent de l’entité en cours.

Workflow 3 : Dossier complet

• Module : Personnes
• Déclencheur : À chaque modification
• Condition : "N° sécu renseigné" est coché ET "Compte bancaire renseigné" est coché ET "Dossier complet" n’est pas coché
• Action : Cocher le champ "Dossier complet"

Important : La condition "Dossier complet n’est pas coché" évite que le workflow ne se déclenche inutilement à chaque modification ultérieure de la fiche.

Workflow 4 : Notification au collaborateur à chaque modification de compte bancaire

• Module : Comptes bancaires tiers
• Déclencheur : À chaque sauvegarde (création ou modification)
• Condition : Aucune (toujours notifier)
• Action : Envoyer un email à la personne propriétaire (via le champ "Compte bancaire de")

Important : Ce workflow est un dispositif de sécurité essentiel. Il permet au collaborateur de détecter toute modification suspecte de son compte bancaire. Inclure dans le message : "Si vous n’êtes pas à l’origine de cette modification, contactez immédiatement le service RH."

Workflow 5 : Rappel automatique

• Module : Personnes
• Déclencheur : Planifié (quotidien ou hebdomadaire selon le besoin)
• Condition : La personne a un accès extranet actif ET "Dossier complet" n’est pas coché
• Actions :
  1. Envoyer un email de rappel à la personne
  2. Mettre à jour le champ "Dernier rappel envoyé" avec la date/heure courante

4. Sécurité

Validation automatique des données bancaires

L’IBAN et le BIC saisis depuis l’extranet sont validés automatiquement par le système :

• L’IBAN est vérifié (checksum, format, code pays) — un IBAN mal formé est rejeté avec un message d’erreur visible par le collaborateur
• Le BIC est vérifié (format strict 8 ou 11 caractères)

Le service RH n’a pas besoin de valider manuellement les IBAN. La validation technique rend extrêmement improbable qu’un IBAN saisi au hasard passe le contrôle.

Isolation des données

Chaque collaborateur ne peut voir et modifier que ses propres comptes bancaires. Le système force automatiquement le propriétaire du compte lors de la création depuis l’extranet.

Détection de fraude

La notification automatique au collaborateur (workflow 4) est le principal mécanisme de détection. Si quelqu’un modifie le compte bancaire d’un collaborateur à son insu, celui-ci en est immédiatement informé par email.

5. Le parcours du collaborateur

1. Le collaborateur reçoit ses accès extranet (via un workflow existant)
2. Il se connecte à son espace et accède à son profil
3. Il renseigne son numéro de sécurité sociale → le système coche automatiquement "N° sécu renseigné"
4. Il accède à la section Comptes bancaires et crée son compte (IBAN et BIC validés automatiquement) → le système coche "Compte bancaire renseigné"
5. Il reçoit un email de confirmation (sécurité)
6. Le système coche "Dossier complet" sur sa fiche
7. Si le dossier n’est pas complété dans les délais, des rappels automatiques sont envoyés

6. Checklist de mise en place

• [ ] Créer le bloc de suivi et les 4 champs personnalisés sur la fiche Personne (Layout Editor)
• [ ] Configurer le portail : rendre les comptes bancaires accessibles avec les champs et permissions appropriés
• [ ] Vérifier que le numéro de sécurité sociale est visible sur le profil extranet
• [ ] Créer les 5 workflows (n° sécu, compte bancaire, dossier complet, notification collaborateur, rappels)
• [ ] Tester le parcours complet depuis l’extranet
• [ ] Vérifier que les erreurs de validation IBAN/BIC s’affichent correctement

Références associées 🔗

• Le portail collaborateur
• Les personnes
• Les workflows

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Introduction

L’Explorateur Agents IA est l’interface d’administration permettant de superviser l’activité des agents IA dans Kafinea. Il offre une vue consolidée des exécutions (runs), des statistiques d’utilisation et des coûts associés.

Cette page est réservée aux administrateurs et aux administrateurs restreints.

1. Accès

Accédez à l’explorateur via Paramètres > Extensions > Explorateur Agents IA.

2. Dashboard de statistiques

Le haut de la page affiche un tableau de bord synthétique avec :

• Nombre total de runs : nombre d’exécutions d’agents IA
• Coût estimé : coût total estimé en fonction des tokens consommés
• Tokens utilisés : répartition entre tokens de prompt (entrée) et tokens de complétion (sortie)
• Statistiques par période : ventilation mensuelle ou hebdomadaire

3. Liste des exécutions

La liste paginée affiche chaque exécution d’agent IA avec les informations suivantes :

4. Filtres

Vous pouvez filtrer la liste des exécutions par :

• Statut : running, completed, failed
• Agent : nom de l’agent
• Modèle : modèle IA utilisé
• Utilisateur : utilisateur ayant déclenché l’exécution

5. Détail d’une exécution

En cliquant sur une exécution, vous accédez au détail qui comprend :

• Le résumé de l’entrée (prompt envoyé)
• La liste des événements (étapes intermédiaires de l’agent)
• La réponse générée
• Les métriques détaillées (tokens, coût, durée)

6. Outils disponibles pour les agents

Les agents IA disposent d’un ensemble d’outils leur permettant d’interagir avec les données de Kafinea :

• Recherche : rechercher des enregistrements dans les modules
• Lecture : consulter le détail d’un enregistrement
• Navigation : parcourir les relations entre enregistrements
• Analyse : calculer des agrégats ou des statistiques
• Création : créer de nouveaux enregistrements (nécessite le toggle Beta)
• Modification : mettre à jour des enregistrements existants (nécessite le toggle Beta)
• Suppression : supprimer des enregistrements (nécessite le toggle Beta)

Note : Les agents respectent les droits d’accès de l’utilisateur qui déclenche l’exécution. Les outils de création, modification et suppression ne sont disponibles que si l’option (Beta) Autoriser l’Agent IA à modifier les données est activée dans Paramètres > Fonctionnalités.

7. Configuration

La configuration des agents IA est gérée dans les fichiers de configuration de Kafinea :

• Clé API : configurée dans les paramètres de la passerelle IA
• Feature flags : activation/désactivation des fonctionnalités IA
• Modèles disponibles : liste des modèles IA utilisables

Important : La modification de ces paramètres nécessite un accès au serveur.

FAQ

Comment voir combien coûte l’utilisation de l’IA ?
Le dashboard de l’explorateur affiche le coût estimé par exécution et le coût total. Ces estimations sont basées sur le nombre de tokens consommés.

Un agent peut-il modifier des données ?
Les agents de type workflow (VTMdsPromptAITask) peuvent mettre à jour les champs configurés dans le mapping. Le chat IA peut créer, modifier et supprimer des enregistrements uniquement si l’option (Beta) Autoriser l’Agent IA à modifier les données est activée dans Paramètres > Fonctionnalités. Lorsque cette option est désactivée, le chat IA fonctionne en lecture seule.

Références associées

• Le chat IA
• L’assistant de texte IA
• Les workflows IA
• Connecter une IA externe (MCP)
• L’OCR de factures assisté par IA
• Le serveur MCP

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Introduction

Le serveur MCP (Model Context Protocol) de Kafinea permet aux clients IA externes (Claude Desktop, Cursor, Windsurf, VS Code, JetBrains…) de se connecter à l’instance ERP pour interroger les données via un protocole standardisé.

Cette page décrit l’architecture technique, la sécurité et la configuration du serveur MCP pour les administrateurs.

1. Architecture

Le serveur MCP de Kafinea est composé de plusieurs briques :

2. Authentification

L’authentification se fait via le header HTTP X-Kafinea-Credentials au format :

X-Kafinea-Credentials: username:accesskey

• Le username est le nom d’utilisateur Kafinea
• L’accesskey est la clé d’accès de l’utilisateur (visible dans Mes Préférences)

Le serveur valide les identifiants et établit le contexte utilisateur pour la requête.

3. Sécurité

Droits d’accès

Chaque requête MCP est exécutée dans le contexte de l’utilisateur authentifié. Les droits d’accès aux modules, enregistrements et champs sont respectés.

Contrôles de sécurité supplémentaires

En plus des droits d’accès utilisateur, le serveur MCP applique des contrôles supplémentaires :

• Validation des paramètres d’entrée
• Filtrage des modules et champs sensibles
• Protection contre les injections

Recommandations

• Déployez le serveur MCP uniquement sur des connexions HTTPS
• Ne publiez jamais les identifiants dans un dépôt public
• Surveillez les logs d’accès pour détecter les usages anormaux
• Utilisez des clés d’accès dédiées pour les intégrations MCP si possible

4. Outils exposés (Tools)

Les outils exposés par le serveur MCP permettent aux clients IA de :

• Rechercher des enregistrements dans les modules Kafinea
• Lire le détail d’un enregistrement spécifique
• Naviguer les relations entre enregistrements
• Lister les modules et champs disponibles

Chaque outil respecte les droits d’accès de l’utilisateur connecté.

5. Ressources exposées (Resources)

Les ressources exposent des données de contexte que le client IA peut consulter :

• Informations sur l’instance Kafinea
• Structure des modules disponibles
• Métadonnées des champs

6. Configuration

La configuration du serveur MCP est gérée par l’administrateur serveur. Les paramètres incluent :

• Activation/désactivation du serveur
• Liste des modules exposés
• Limites de requêtes

Note : Contactez votre administrateur serveur si vous souhaitez modifier la liste des modules exposés ou les limites de requêtes.

7. Activation

Le serveur MCP est activé via les feature flags de Kafinea. Pour l’activer :

1. Vérifiez que le feature flag MCP est activé dans la configuration
2. Assurez-vous que le endpoint mcp/index.php est accessible depuis l’extérieur (ou depuis le réseau des utilisateurs)
3. Informez les utilisateurs qu’ils peuvent récupérer leur configuration depuis Mes Préférences > Configuration MCP

8. Diagnostic

En cas de problème de connexion :

1. Vérifiez que le endpoint MCP est accessible depuis le poste de l’utilisateur
2. Vérifiez les identifiants utilisateur (username + accesskey valides)
3. Vérifiez que le feature flag MCP est bien activé
4. Consultez l’Explorateur Agents IA pour identifier d’éventuelles erreurs

FAQ

Le serveur MCP est-il compatible avec tous les clients IA ?
Le serveur implémente le protocole MCP standard (Streamable HTTP). Tout client compatible MCP peut s’y connecter.

Puis-je limiter les modules accessibles via MCP ?
Oui, via les droits d’accès des profils utilisateurs dans Kafinea. L’administrateur serveur peut également restreindre la liste des modules exposés au niveau de la configuration du serveur.

Les requêtes MCP sont-elles loguées ?
Oui, l’activité MCP peut être consultée depuis l’Explorateur Agents IA dans Kafinea.

Références associées

• Connecter une IA externe (MCP)
• Les agents IA

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Introduction

Les workflows IA permettent d’automatiser des traitements intelligents sur les enregistrements de Kafinea. En ajoutant une tâche de type Prompt IA dans un workflow, vous pouvez faire analyser, résumer, traduire ou classifier automatiquement des données par un modèle d’intelligence artificielle.

1. Créer un workflow avec une tâche IA

1. Accédez à Paramètres > Automatisation et communication > Workflows
2. Créez un nouveau workflow ou modifiez un workflow existant
3. Choisissez le module cible (Contacts, Factures, Devis, etc.)
4. Définissez les conditions de déclenchement
5. Ajoutez une tâche de type Prompt IA

2. Configurer la tâche Prompt IA

La tâche Prompt IA comporte deux parties :

Le prompt (instruction)

C’est l’instruction textuelle envoyée au modèle IA. Vous pouvez y inclure des variables du module pour personnaliser la requête.

Exemple de prompt :

Résume en 2 phrases le contenu de la description suivante : $description
Classifie le niveau d'urgence du ticket parmi : faible, moyen, élevé, critique.

Le mapping des champs de retour

Pour chaque champ que l’IA doit remplir, vous configurez :

• Le champ cible : le champ de l’enregistrement à mettre à jour
• L’instruction spécifique : ce que l’IA doit générer pour ce champ

Important : La réponse de l’IA est attendue au format JSON avec les noms des champs comme clés. Le système gère automatiquement l’extraction même si la réponse contient du texte autour du JSON.

3. Données contextuelles transmises à l’IA

La tâche IA transmet automatiquement au modèle :

4. Exemples d’utilisation

Résumé automatique de tickets

• Module : HelpDesk
• Déclencheur : À la création
• Prompt : « Résume ce ticket de support en une phrase concise. »
• Champ cible : cf_summary ← instruction : « Une phrase résumant le problème »

Classification de contacts

• Module : Contacts
• Déclencheur : À la sauvegarde
• Prompt : « Analyse les informations de ce contact et suggère un segment commercial. »
• Champ cible : cf_segment ← instruction : « Le segment parmi : PME, ETI, Grande Entreprise, Particulier »

Traduction de description produit

• Module : Products
• Déclencheur : À la sauvegarde
• Prompt : « Traduis la description du produit en anglais. »
• Champ cible : cf_description_en ← instruction : « La traduction anglaise de la description »

5. Gestion des erreurs

Si l’IA ne renvoie pas de réponse valide, le workflow continue sans mettre à jour les champs. Les erreurs sont enregistrées dans les logs du serveur :

• Clé API manquante : vérifiez la configuration de la passerelle IA
• Réponse vide : le prompt est peut-être trop vague ou les données insuffisantes
• Erreur de parsing JSON : le système tente automatiquement plusieurs stratégies d’extraction

Astuce : Consultez les logs PHP (error_log) pour diagnostiquer les problèmes d’exécution des workflows IA.

6. Limites

• La taille du prompt est limitée par le modèle IA utilisé (généralement 4 096 tokens de réponse max).
• Les fichiers images volumineux ou les documents très longs peuvent être tronqués.
• Le workflow s’exécute de manière synchrone : un appel IA lent peut ralentir le traitement.

Références associées

• Le planificateur
• Le chat IA
• L’assistant de texte IA
• Connecter une IA externe (MCP)
• L’OCR de factures assisté par IA
• Les agents IA

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