OCR des factures fournisseurs : comprendre, décider et savoir si c’est utile pour votre PME
L’OCR permet d’extraire automatiquement les données clés d’une facture fournisseur afin de réduire la saisie manuelle et accélérer le traitement comptable.
Qu’est-ce que l’OCR appliqué aux factures fournisseurs
L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, transforme un document papier ou PDF en données exploitables.
Appliqué aux factures fournisseurs, il permet d’identifier automatiquement :
- le fournisseur,
- le numéro de facture,
- les dates,
- les montants,
- la TVA,
- les références de commande.
Ce que l’OCR fait réellement
L’OCR ne remplace pas la comptabilité.
Il agit comme un accélérateur de saisie et un outil de fiabilisation des données.
Il permet :
- de préremplir les champs,
- de réduire les erreurs humaines,
- de standardiser le traitement des factures.
À quoi sert l’OCR dans un ERP
Dans un ERP, l’OCR s’intègre dans le flux existant :
- réception de la facture,
- extraction automatique des données,
- création ou préremplissage de la facture fournisseur,
- rapprochement avec la commande ou la réception.
Les bénéfices concrets pour une PME
- Gain de temps administratif
- Réduction des erreurs de saisie
- Traitement plus rapide des factures
- Archivage numérique structuré
Quand l’OCR est pertinent pour une PME
L’OCR est particulièrement utile lorsque :
- le volume de factures fournisseurs est significatif,
- la saisie manuelle devient chronophage,
- la PME souhaite fiabiliser ses données comptables.
Quand l’OCR est moins prioritaire
L’OCR est moins critique si :
- le volume de factures est très faible,
- les processus sont déjà simples et maîtrisés,
- la saisie manuelle ne constitue pas un point de friction.
Le + Kafinea
Kafinea intègre l’OCR des factures fournisseurs afin d’extraire automatiquement les informations clés et faciliter la création des factures dans l’ERP.
Cette automatisation réduit la saisie manuelle, améliore la fiabilité des données et accélère le traitement des factures, tout en s’intégrant dans les processus existants de gestion des achats et de la comptabilité.
Conclusion
L’OCR n’est pas une technologie gadget.
C’est un outil pragmatique pour aider les PME françaises à gagner du temps, fiabiliser leurs données et structurer leur gestion fournisseurs.