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Kafinea permet de gagner un temps considérable sur votre saisie comptable. En effet, chaque fois que vous enregistrez une facture, un avoir, un paiement, un remboursement etc …la comptabilisation est faite automatiquement, en fonction du paramétrage choisi.
Lors de la génération automatique des écritures, le processus utilise différents paramétrages :
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le paramétrage de la génération des lignes d’écritures.
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le paramétrage des stratégies comptables rattachées aux familles d’articles ou aux articles.
L’ensemble des paramétrages évoqués dans cet article permet l’enregistrement automatique des écritures comptables lors de la création d’un document comptable (facture, paiement etc …)
Si aucun paramétrage n’est défini lors de la création des documents comptables, ou s’il est incomplet ou erroné et qu’il faille le corriger, il sera alors possible de lancer la génération des écritures manuellement. Cette fonctionnalité est disponible via ce chemin : Finance/Comptabilité/Paramètres, section :** Régénérer les écritures.**
Note: La régénération des écritures est possible autant de fois que nécessaire. La régénération se lancera pour tous les exercices non clôturés. Les saisies manuelles ne sont pas affectées par la régénération des écritures.
1 – Le paramétrage de la génération des écritures #
Ce paramétrage est défini par défaut lors de l’installation de Kafinea. Il est possible de le consulter ici: Finance/Comptabilité/Paramètres, section :** Paramétrer la génération des écritures.**
Il permet de définir, entre autre, les éléments suivants :
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le type de tiers
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le journal utilisé
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le sens des écritures
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les sources des numéros de comptes
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les numéros de comptes de repli
Les sources du numéro de compte proposent différentes options afin d’affecter les montants aux bons comptes en fonction du contexte et définir également un compte de repli.
**Note : **De manière générale il n’est pas recommandé de modifier le paramétrage de la génération des écritures défini par défaut lors de l’installation. Si une modification s’avérait nécessaire, nous vous suggérons d’en discuter au préalable avec votre intégrateur Kafinea.
2 – Le paramétrage des stratégies comptables #
Une des options pour les sources des numéros de comptes est de sélectionner le N° de compte des fiches produits. Cette option nécessite un paramétrage dont les explications sont disponibles dans l’article suivant : Paramétrer les familles d’articles pour affecter des comptes comptables
Bon à savoir : Dans le cas où le moteur de génération des écriture ne trouve pas le compte comptable à affecter pour une ligne et qu’aucun numéro de compte de repli n’est sélectionné, celui-ci utilisera par défaut le compte comptable d’attente (471).
Lors de la saisie des documents comptable, suivant les paramétrages effectués, les écritures comptables sont enregistrées automatiquement. Dans certains cas, l’enregistrement de ces écritures peut être erroné pour diverses raisons, comme le paramétrage erroné ou manquant des familles d’articles ou un changement des stratégies comptables en cours d’année.
Peu importe le cas de figure, la méthodologie à suivre est très simple :
- Vérifier et corriger si nécessaire :
le paramétrage des articles et familles d’articles
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la stratégie comptable associée à la famille d’articles
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la stratégie comptable des comptes de TVA
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Lancer la régénération des écritures (Menu : Finance / Comptabilité / Paramètres / Régénérer les écritures)
Cette dernière action affectera toutes les écritures associées aux documents comptables saisis sur les exercices non clôturés uniquement. Les écritures correspondant aux saisies manuelles ne seront pas impactées. S’il y a besoin de modifier ces écritures, il suffira de modifier directement la saisie manuelle.
[box type= »shadow »] Astuce: Parfois l’erreur semble ciblée sur un seul enregistrement. Dans ce cas après avoir effectué les vérifications et corrections de l’étape 1, il suffira de modifier et re-enregistrer l’enregistrement concerné..[/box]