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Dans KAFINEA, un paiement peut être soit directement lié à une facture ou être un enregistrement autonome pour une utilisation ultérieure:
- Si un paiement est lié à une facture, il réduit le montant dû de la facture. Vous pouvez avoir plusieurs paiements liés à la même facture.- Si un paiement n’est pas lié à une facture, le client dispose d’un encours de crédit avec votre entreprise, ou votre entreprise a un solde impayé avec un fournisseur. Vous pouvez utiliser ce crédit/débit en attente pour payer des factures enregistrées ou des factures à venir.
Pour plus de flexibilité, il est possible de créer un paiement, quel qu’il soit – Client ou Fournisseur de plusieurs manières.
Directement depuis une facture #
Depuis chaque facture ou avoir, un bouton contextuel ‘Ajouter un paiement‘ est disponible. Une fenêtre de saisie rapide est proposée. Par défaut la facture depuis laquelle le paiement est créé est incluse et elle est payée pour le montant du paiement. Pour plus d’option il est possible d’afficher le formulaire en entier.
Directement depuis le Compte Client ou le Compte Fournisseur #
Depuis chaque compte Client ou Fournisseur, un bouton contextuel ‘Ajouter un paiement’ est disponible. Une fenêtre de saisie rapide est proposé, avec par défaut la date du jour. Pour plus d’option, comme par exemple affecter des factures à ce paiement, il est possible d’afficher le formulaire en entier. Pour des nouveaux utilisateurs, nous vous suggérons vivement d’afficher le formulaire complet, afin de bien vérifier tous les éléments du paiement.
Depuis la liste des Paiements #
Il est possible de créer un paiement avec les informations principales. Il n’est pas obligatoire d’y inclure des factures pour les ventiler. L’article suivant: Comment associer un paiement à une ou plusieurs factures? permet de savoir comment ajouter une ou plusieurs factures à un paiement.
Depuis l’outil de Rapprochement de facture #
Cet outil est disponible via le chemin suivant:*** Finance > Comptabilité > Banque***, onglet : Rapprochement de factures
Lors de l’association d’une ligne de transaction bancaire (tableau de gauche) et d’une facture (tableau de droite), si les montants sont équilibrés, un paiement est automatiquement créé, à la date de la transaction bancaire, avec le mode de paiement correspondant au fournisseur de la facture. Un rapprochement est également automatiquement créé.
Les méthodes décrites ci-dessus sont valables quel que soit le type de tiers.
Important : Les informations principales des paiements ne sont pas modifiables après enregistrement. Seule la ventilation du paiement entre différentes pièces comptables (facture et avoir) est modifiable.
Bon à savoir : Le mode de paiement choisis impacte la génération automatique des lignes comptable, chaque mode de paiement ayant sa propre affectation de compte comptable.
Depuis la création d’un prélèvement #
La création de paiement peut se faire automatiquement dans un certain contexte : la création d’un prélèvement aux normes SEPA. Lors de l’enregistrement d’un prélèvement, différentes d’actions automatiques sont déclenchées et entre autre :
Toutes les factures client éligibles à un paiement sont détectées, le paiement correspondant à chaque facture est créé et rattaché au prélèvement que vous venez de créer.
Création automatique de paiement par workflow #
Kafinea peut créer automatiquement un paiement pour solder une facture client, via un workflow configurable. Cette automatisation est particulièrement utile pour les factures réglées par prélèvement automatique.
Fonctionnement :
- Lorsque les conditions du workflow sont remplies (par exemple, la facture passe à un certain statut), Kafinea vérifie que le solde restant de la facture est supérieur à un seuil minimal (0.20 €)
- La méthode de paiement par défaut pour le prélèvement est automatiquement sélectionnée
- Un paiement est créé et associé à la facture pour la solder
Bon à savoir : Cette automatisation ne concerne que les factures dont le solde est significatif (supérieur à 0.20 €). Les factures déjà soldées ou avec un solde résiduel négligeable ne déclenchent pas de paiement automatique.
Important : Le mode de paiement utilisé est celui configuré par défaut pour les prélèvements automatiques. Vérifiez que ce paramétrage est correct dans la configuration de votre société avant d’activer ce workflow.