Les listes sont des vues filtrées qui affichent les fiches d’un module. Il s’agit de la vue par défaut quand un module est ouvert.
Les types de listes #
Il existe 2 types de listes :
- Les listes personnelles : il s’agit des listes dont l’utilisateur qui les a créées est le seul usager. Elles sont pour son usage personnel et n’impactent pas les autres utilisateurs du système.
- Les listes partagées : il s’agit de listes qui peuvent être partagées entre plusieurs utilisateurs, équipes ou rôles.
La structure des listes #
Toutes les listes dans Kafinea ont la même structure :
Le volet Listes #
Un volet intitulé Listes se trouve sur la gauche de toutes les listes. Depuis ce panneau, vous pouvez :
- créer une nouvelle liste (bouton +)
- rechercher parmi toutes les listes personnelles et partagées (barre de recherche)
- afficher, modifier, supprimer, dupliquer ou sélectionner comme vue par défaut une liste personnelle existante (rubrique Ma liste)
- afficher, modifier, supprimer, dupliquer ou sélectionner comme vue par défaut une liste partagée existante (rubrique Liste partagée)
- filtrer les fiches du module actif par étiquette, aussi appelée tag (rubrique Balises)
Ce panneau peut être masqué ou affiché grâce à la flèche accolée à droite du volet. Vous pouvez choisir si vous souhaitez que ce panneau soit masqué ou affiché par défaut lorsque vous ouvrez un module depuis vos préférences.
Le tableau des fiches #
La partie droite de l’écran contient un tableau qui affiche les fiches du module en fonction des filtres et conditions définies dans la liste sélectionnée. Par défaut, les fiches apparaissent dans l’ordre de dernière modification. Vous pouvez choisir de les trier dans l’ordre croissant ou décroissant d’une certaine colonne en cliquant simplement sur le nom de la colonne.
Cas pratique #
Vous pouvez cliquer sur la colonne Nom compte depuis le module Comptes client. Les fiches Comptes client apparaitront ainsi dans l’ordre alphabétique. Si vous cliquez de nouveau sur la colonne Nom compte, les comptes client s’afficheront dans l’ordre anti alphabétique. Vous pouvez cliquer sur la croix à côté du nom de la colonne pour désactiver le tri relatif à cette colonne.
Si vous avez plus de 20 fiches dans votre module, elles seront affichées sur plusieurs pages. Vous pouvez naviguer entre les différentes pages grâce aux flèches situées en haut à droite du tableau. Un clic sur le symbole ? affichera le nombre total de fiches dans la liste sélectionnée. Une barre de recherche est également disponible en haut de chaque colonne afin de retrouver facilement une fiche parmi de nombreuses autres.
La création d’une liste #
Pour créer une nouvelle liste, utilisez le bouton + situé en haut du volet Listes à gauche de l’écran. Vous pouvez également dupliquer une liste existante similaire puis la modifier en la sélectionnant et en choisissant l’option Dupliquer. Un formulaire de création s’affichera avec les options suivantes :
- Nom de la vue : ce champ définit le nom de la liste tel qu’il apparaîtra dans le volet gauche de l’écran.
- Choisir une colonne et l’ordre : vous pouvez ici ajouter les différents champs des fiches de ce module que vous voulez utiliser comme colonne dans votre vue filtrée. Les colonnes peuvent donc varier d’une liste à l’autre.
- Choisir les conditions : vous pouvez ici définir des filtres pour n’afficher que les fiches répondant à certaines conditions. Vous avez la possibilité d’afficher les fiches répondant à au moins l’une de ces conditions ou bien à toutes les conditions définies.
- Filtre par défaut : cochez cette case pour que cette liste soit celle qui s’affiche par défaut à l’ouverture du module concerné au lieu de la liste Tous.
- Indicateur clé : cochez cette case pour rendre cette liste exploitable dans un widget sur l’un de vos tableaux de bord.
- Partager la liste : cochez cette case pour créer une liste partagée. Vous pouvez choisir si vous partagez cette liste à des utilisateurs individuels, à certains groupes de travail, à certains rôles et à leurs subordonnés ou bien à tous les utilisateurs de l’ERP. Cette liste sera synchronisée et apparaîtra dans la section Liste partagée de leur volet gauche du module de la liste concernée.
La modification d’une liste #
Il y a 2 façons de modifier une liste existante :
1. Cliquer sur la flèche d’options à côté du nom de la liste à modifier dans le volet gauche et sélectionner l’option Modifier. Un formulaire de modification s’affichera.
2. Cliquer sur la liste à modifier pour la rendre active, puis cliquer sur l’icône ci-contre en haut à gauche du tableau pour ajouter ou supprimer des colonnes ou changer leur ordre d’affichage.
L’identification des doublons #
Kafinea propose une fonctionnalité d’identification des doublons. En haut à gauche du tableau des fiches, cliquez sur Plus > Trouver les doublons. Un formulaire s’affiche et vous pouvez saisir un ou plusieurs champs sur lesquels rechercher de potentiels doublons. Après avoir cliqué sur le bouton Trouver les doublons, une liste de doublons s’affiche avec les fiches du module actif indiquant des informations identiques sur les champs recherchés. Vous avez alors la possibilité de supprimer l’une des fiches indésirables ou de fusionner les fiches identiques.
L’export des données d’une liste #
Vous pouvez utiliser une liste pour réaliser une sélection de fiches à exporter. Pour savoir comment exporter les données d’une liste, vous pouvez vous référer à la fiche de documentation intitulée L’import / export de données.