Introduction #
La saisie automatique depuis un PDF, aussi appelée OCR (reconnaissance optique de caractères), permet d’extraire automatiquement les informations d’un document PDF (facture fournisseur, bon de commande…) pour pré-remplir un enregistrement dans Kafinea. Cette fonctionnalité utilise l’intelligence artificielle pour reconnaître et interpréter le contenu des documents.
1. Comment ça fonctionne #
- Depuis le module concerné (ex. : Factures fournisseur), utilisez l’action de saisie automatique
- Téléversez le document PDF à analyser
- Kafinea extrait automatiquement les informations : fournisseur, date, montants, lignes de détail, références
- Les champs du formulaire sont pré-remplis avec les données extraites
- Vérifiez et corrigez si nécessaire, puis enregistrez
Important : La saisie automatique est un outil d’aide à la saisie. Les données extraites doivent toujours être vérifiées par l’utilisateur avant enregistrement, en particulier les montants et les références.
2. Documents supportés #
La saisie automatique fonctionne principalement avec :
- Les factures fournisseur : extraction du fournisseur, des dates, des montants HT/TTC, des lignes de détail
- Les bons de commande : extraction des références et des lignes de produits
La qualité de l’extraction dépend de la lisibilité du PDF et de la structuration du document.
3. Questions fréquentes #
La saisie automatique fonctionne-t-elle avec les PDF scannés ?
Oui, à condition que le document soit suffisamment lisible. Les PDF générés numériquement (non scannés) donnent de meilleurs résultats.
Que faire si l’extraction est incorrecte ?
Corrigez manuellement les champs mal interprétés avant d’enregistrer. L’outil s’améliore avec le temps en apprenant les formats de vos fournisseurs habituels.
Cette fonctionnalité est-elle disponible pour tous les modules ?
Non, elle est disponible pour les modules d’achat principalement (factures fournisseur, bons de commande). La disponibilité dépend de la configuration de votre instance.