📍 Contexte
Interface générale de Kafinea
Introduction #
Kafinea permet d’importer et d’exporter des données de plusieurs manières, selon vos besoins : manuellement via des fichiers CSV, ou de façon automatisée grâce à l’API. Ce guide vous accompagne dans chaque méthode, que vous souhaitiez charger vos données existantes lors de la mise en place de Kafinea ou exporter ponctuellement des informations.
1. Importer des données depuis un fichier CSV #
L’import CSV est la méthode la plus courante pour intégrer un volume important de données dans Kafinea. Le processus se déroule en trois étapes.
Lancer l’import #
Depuis n’importe quel module, cliquez sur le bouton Importer situé en haut à droite de la liste. Le formulaire d’import s’ouvre pour ce module.
Étape 1 — Charger le fichier CSV #
Sélectionnez votre fichier CSV, puis précisez :
- si le fichier contient une ligne d’en-tête
- l’encodage des caractères (UTF-8, ISO-8859-1…)
- le symbole délimiteur (virgule, point-virgule, pipe ou caret)
Étape 2 — Gérer les doublons #
Choisissez comment traiter les enregistrements qui existent déjà dans Kafinea :
| Option | Comportement |
|---|---|
| Écraser | Remplace les fiches existantes par les nouvelles données |
| Fusionner | Met à jour uniquement les champs renseignés dans le fichier |
| Ignorer | Conserve les fiches existantes telles quelles |
Vous sélectionnez les champs qui servent à détecter la correspondance entre une ligne du CSV et une fiche existante (par exemple : l’adresse email, la référence client…).
Bon à savoir : cette étape est facultative. Si vos données sont entièrement nouvelles, vous pouvez l’ignorer.
Étape 3 — Mapper les champs #
Associez chaque colonne de votre fichier CSV à un champ du module Kafinea. Vous pouvez également :
- Renseigner une valeur par défaut pour un champ non présent dans le fichier
- Sauvegarder le mappage (case Sauver ce mappage) pour le réutiliser lors d’imports futurs avec une structure de fichier similaire
Bon à savoir : s’il manque un champ dans Kafinea, vous pouvez le créer directement depuis le gestionnaire d’agencement sans quitter le processus d’import.
Cliquez sur Importer pour lancer l’opération.
2. Exporter des données au format CSV #
Vous pouvez exporter des données à tout moment depuis n’importe quel module.
Lancer l’export #
Depuis la liste d’un module, cliquez sur Plus > Exporter. Trois options s’offrent à vous :
| Option | Périmètre |
|---|---|
| Exporter les enregistrements sélectionnés | Uniquement les fiches cochées dans la liste |
| Exporter les données de la page courante | Toutes les fiches visibles sur la page active |
| Exporter toutes les données | L’ensemble des fiches du module |
Le fichier CSV généré peut ensuite être ouvert dans un tableur ou importé dans un autre système.
3. Automatiser les échanges de données via l’API #
Au-delà des opérations manuelles, Kafinea dispose d’une API qui permet d’automatiser les imports et exports de données avec vos autres logiciels métier.
Ce que permet l’API #
- Import automatique : un logiciel externe envoie des données à Kafinea (par exemple, des commandes depuis une boutique en ligne)
- Export automatique : Kafinea transmet des données à un système externe (par exemple, une liste de pièces à fabriquer vers un logiciel de production)
- Déclenchement par workflow : les flux de travail de Kafinea peuvent déclencher automatiquement ces échanges selon des règles métier que vous définissez
Exemple concret #
Une entreprise possédant une chaîne de montage robotisée peut tirer profit de l’API Kafinea : pour chaque nouvelle commande client, Kafinea envoie automatiquement la liste de produits à fabriquer (export), puis reçoit la confirmation que la fabrication est terminée (import). Un workflow envoie ensuite une notification au client pour l’informer que sa commande est en cours d’expédition.
Bon à savoir : l’API permet des échanges en temps réel ou planifiés. Pour en savoir plus, consultez la documentation de l’API Kafinea.
4. Questions fréquentes #
Quels formats de fichier sont acceptés pour l’import ?
Kafinea accepte uniquement les fichiers au format CSV. Si vos données sont dans un tableur (Excel, Google Sheets…), exportez-les d’abord en CSV.
Puis-je annuler un import ?
Non, un import ne peut pas être annulé automatiquement. Vérifiez bien votre fichier et vos paramètres de mappage avant de lancer l’opération. En cas d’erreur, vous devrez corriger les fiches manuellement ou procéder à un nouvel import avec l’option Écraser.
L’import gère-t-il les relations entre modules ?
Oui, vous pouvez mapper un champ de votre CSV vers un champ de relation (par exemple, associer un contact à une organisation existante). La correspondance se fait sur la base du champ que vous choisissez comme clé de rapprochement.
Puis-je planifier un import automatique récurrent ?
Les imports CSV sont manuels. Pour des imports récurrents et automatisés, utilisez l’API Kafinea, qui permet de planifier des échanges de données avec vos autres systèmes.