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La communication client est un élément important du marketing et de la relation commerciale que vous entretenez avec votre clientèle. Il s’agit de l’image de l’entreprise, mais c’est aussi cet aspect qui peut favoriser une bonne entente, une compréhension optimale des messages que vous souhaitez communiquer et même d’améliorer la fidélité de vos interlocuteurs.
Cette communication client se retrouve très régulièrement et peut prendre des formes variées : un client souhaitant commander un service, un contact se renseignant sur vos prestations, une réclamation, un suivi d’accompagnement …
KAFINEA est l’outil adapté pour centraliser la communication avec vos clients, échanger des documents, retrouver l’historique des échanges etc.
La communication par email #
Pour utiliser vos e-mails sur KAFINEA nous vous invitons à consulter l’article : Gestion de la réception et de l’envoi de vos emails
Une fois que vous avez configuré vos emails, vous pouvez envoyer vos documents.
Un outil de rédaction d’email est accessible à différents endroits stratégiques de KAFINEA. Cet outil propose la mise en forme enrichie de texte, l’ajout de pièce jointe et la sélection de modèles, pour un texte prédéfini. Suivant le contexte dans lequel l’outil est ouvert, l’email du destinataire est prérempli, et une pièce jointe peut être associée automatiquement. Il est possible d’ajuster le destinataire et d’ajouter d’autres pièces jointes.
Cet outil de rédaction d’email est disponible depuis :
- Une fiche de*** Compte Client***, la fonction Envoyer Email se trouve dans les boutons contextuels. Par défaut l’email renseigné dans la fiche Client est utilisé pour préremplir le destinataire- Une fiche de*** Compte Fournisseur***, la fonction Envoyer Email se trouve dans les boutons contextuels. Par défaut l’email renseigné dans la fiche Fournisseur est utilisé pour préremplir le destinataire- Une fiche de Contact, la fonction Envoyer Email se trouve dans les boutons contextuels. Par défaut l’email renseigné dans la fiche Contact est utilisé pour préremplir le destinataire- Une Facture, en cliquant sur PDF, la boite de dialogue propose l’option Envoyer par email. Par défaut, l’email du destinataire est celui du contact renseigné dans la facture. Celle-ci est ajoutée automatiquement en pièce jointe.- Un* Bon de commande*, en cliquant sur PDF, la boite de dialogue propose l’option Envoyer par email. Par défaut, l’email du destinataire est celui du contact renseigné dans le bon de commande. Celui-ci est ajouté automatiquement en pièce jointe.- Un* Bon de livraison*, en cliquant sur PDF, la boite de dialogue propose l’option Envoyer par email. Par défaut, l’email du destinataire est celui du contact renseigné dans le bon de livraison. Celui-ci est ajouté automatiquement en pièce jointe.- Un* Devis*, en cliquant sur PDF, la boite de dialogue propose l’option Envoyer par email. Par défaut, l’email du destinataire est celui du contact renseigné dans le devis. Celui-ci est ajouté automatiquement en pièce jointe.
L’automatisation de l’envoi des emails #
Il est possible de définir une automatisation de l’envoi d’emails, lors des étapes importantes de la vie des documents, comme par exemple :
- La finalisation de documents (Commandes, Bon de livraison, Factures…)- Les relances de factures impayées
Afin de mettre en place cette automatisation, il convient d’effectuer un paramétrage précis. Nous vous recommandons de vous adresser à votre intégrateur KAFINEA pour définir ensemble les différents éléments de paramétrage.
La communication par SMS #
Il est également possible de communiquer par SMS. Cette fonctionnalité est disponible depuis un Compte Client ou un Contact, en utilisant le bouton contextuel Envoyer un SMS (après avoir cliqué sur Plus)
Pour la mise en place de cette fonctionnalité, nous vous invitons à prendre contact avec votre intégrateur KAFINEA.