Le verrouillage permanent #
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Introduction #
Le verrouillage permanent est un mécanisme transversal de Kafinea qui permet de figer définitivement un enregistrement. Une fois verrouillé, l’enregistrement ne peut plus être modifié ni supprimé. Ce mécanisme garantit l’intégrité des documents validés et répond aux exigences légales de conservation des documents (factures, contrats, bulletins de paie, etc.).
Le verrouillage est déclenché automatiquement par un workflow lorsque l’enregistrement atteint un statut spécifique (par exemple, la validation d’une facture ou la finalisation d’un contrat).
1. Modules concernés #
Le verrouillage permanent s’applique aux modules suivants :
| Module | Déclencheur typique | Conséquence |
|---|---|---|
| Factures | Validation de la facture | La facture est figée, son numéro définitif est attribué |
| Devis | Validation du devis | Le devis est figé avec son numéro définitif |
| Contrats de travail | Finalisation du contrat | Le contrat ne peut plus être modifié, il peut ensuite être envoyé à la signature électronique |
| Absences | Validation de l’absence | L’enregistrement d’absence est figé |
2. Fonctionnement #
Lorsque le verrouillage est déclenché par le workflow, deux actions sont exécutées :
- Verrouillage de l’enregistrement : tous les champs deviennent non modifiables. L’enregistrement ne peut plus être supprimé.
- Attribution du numéro définitif : si le module utilise une numérotation provisoire/définitive, le numéro définitif du document est attribué à ce moment. Ce numéro suit le format de numérotation configuré dans Paramétrage > Formats de numérotation.
Important : Le verrouillage est irréversible. Il n’existe pas de mécanisme de déverrouillage. Si un document verrouillé contient une erreur, la procédure standard consiste à créer un document correctif (par exemple, un avoir pour corriger une facture).
3. Numérotation définitive #
Pour certains modules (factures, devis), Kafinea utilise un système de double numérotation :
- Numéro provisoire : attribué à la création, il peut changer tant que le document n’est pas verrouillé
- Numéro définitif : attribué au moment du verrouillage, il est immuable et suit une séquence continue
Ce mécanisme garantit une numérotation séquentielle sans trou, conformément aux obligations légales en matière de facturation.
Bon à savoir : Les formats de numérotation sont configurables par module dans Paramétrage > Formats de numérotation (voir Les formats de numérotation).
4. Questions fréquentes #
Puis-je modifier un enregistrement verrouillé ?
Non, le verrouillage est définitif et irréversible. Pour corriger une erreur sur une facture verrouillée, créez un avoir. Pour un contrat, créez un avenant ou un nouveau contrat.
Comment savoir si un enregistrement est verrouillé ?
Un enregistrement verrouillé est visuellement identifiable dans Kafinea. Les boutons de modification et de suppression ne sont plus disponibles.
Le verrouillage est-il obligatoire ?
Le verrouillage est déclenché par un workflow. Si le workflow est actif et que ses conditions sont remplies, le verrouillage est automatique. Il est fortement recommandé de ne pas désactiver ces workflows, notamment pour les factures, afin de respecter les obligations légales.
Pourquoi mon numéro de document a-t-il changé ?
Si votre module utilise la double numérotation (provisoire/définitive), le numéro change au moment du verrouillage. Le numéro provisoire est remplacé par le numéro définitif séquentiel.