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Les demandes de congés

11 minutes

📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ressources humaines

Introduction #

Ce guide est destiné aux gestionnaires RH utilisant le backend de Kafinea pour administrer les congés des employés. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour :

  • Consulter et gérer les soldes de congés des employés
  • Valider ou refuser les demandes d’absence
  • Comprendre le fonctionnement du système de gestion des congés

1. Consulter les Soldes de Congés d’un Employé #

Accès depuis la fiche Personne #

  1. Accédez au module Personnes via Menu principal > Ressources humaines > Personnes
  2. Ouvrez la fiche de l’employé concerné
  3. Le widget "Soldes de congés" affiche les droits de l’employé

Note : Le widget "Soldes de congés" n’apparaît que sur la vue résumé de la fiche Personne. Si vous ne voyez pas ce widget, vérifiez que la vue résumé est activée (voir section "Activer la vue résumé" ci-dessous).

Comprendre les colonnes affichées #

Colonne Signification
Type de congé Le type d’absence concerné (CP, RTT, etc.)
Période L’année de congé en cours pour ce type
Acquis Le nombre total de jours ou heures acquis et ajustements
Réservé Les jours ou heures déjà réservés par des demandes validées à venir
Disponible Les jours ou heures que l’employé peut encore poser (Acquis – Réservé)

L’année de congé #

Important : Chaque type de congé peut avoir sa propre période annuelle, configurée dans les paramètres du type d’absence.

Exemples courants en France :

  • Congés payés (CP) : Du 1er juin au 31 mai de l’année suivante
  • RTT : Du 1er janvier au 31 décembre (année civile)

Activer la vue résumé #

Si le widget "Soldes de congés" n’apparaît pas sur la fiche Personne, vous devez activer la vue résumé :

  1. Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités
  2. Dans le bloc Autres fonctionnalités
  3. Activez l’option "Personnes : Afficher la vue résumé"
  4. Enregistrez les modifications

Une fois activée, la fiche Personne affichera la vue résumé avec le widget "Soldes de congés".

2. Gérer les Demandes d’Absence #

Accès aux demandes #

  1. Accédez au module Demandes d’absence via Menu principal > Ressources humaines > Demandes d’absence
  2. Utilisez les filtres pour afficher les demandes selon leur statut :
    • En attente de validation : Demandes à traiter
    • Acceptées : Demandes validées
    • Refusées : Demandes rejetées

Comprendre la structure d’une demande #

Une demande d’absence est composée de :

Informations générales :

  • Salarié : L’employé demandeur
  • Premier jour d’absence / Dernier jour d’absence : La période concernée
  • Unité de durée : Jours ou Heures
  • Départ / Retour : Pour les demandes en jours, précise les demi-journées

Lignes de détail :
Une demande peut contenir plusieurs types d’absence différents. Chaque ligne indique :

  • Nature de l’absence : CP, RTT, etc.
  • Mode Jours : Premier jour / Dernier jour (la quantité est calculée automatiquement)
  • Mode Heures : Quantité saisie en heures

Demandes en jours : les demi-journées #

Pour les demandes comptées en jours, les champs Départ et Retour permettent de gérer les demi-journées :

Départ Retour Exemple sur 1 jour
Le matin Le lendemain Journée complète (1 jour)
L’après-midi Le lendemain Demi-journée (0.5 jour)
Le matin L’après-midi Demi-journée (0.5 jour)

Demandes en heures #

Certaines absences peuvent être saisies en heures (rendez-vous médical, absence courte, etc.). Dans ce cas :

  • L’unité de durée est "Heures"
  • La quantité dans les lignes de détail représente des heures

Important : L’unité de durée est obligatoire. Sans valeur (Jours ou Heures), la demande ne peut pas être calculée ni enregistrée.

Changer l’unité de durée en cours de saisie #

Si des lignes de détail existent déjà et que vous changez l’unité de durée :

  • Le système affiche une confirmation explicite.
  • Si vous confirmez, les lignes sont réinitialisées puis l’unité est changée.
  • Si vous annulez, l’unité précédente est conservée et les lignes restent inchangées.

Contrôles de cohérence et informations de calcul (nouveau) #

Dans l’écran d’édition backend, un footer de synthèse et des informations par ligne aident au contrôle :

  • Le footer affiche les compteurs de période (jours calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end) ainsi que les informations Départ/Retour.
  • Les compteurs Fériés et Week-end sont désormais affichés en permanence, y compris quand leur valeur est 0.
  • Chaque ligne propose un récapitulatif de calcul (mode, période, calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end, décompté).
  • En mode Jours, le système calcule automatiquement la quantité décomptée de chaque ligne à partir des dates de ligne.
  • En mode Jours, les lignes doivent être ordonnées, sans recouvrement et sans trou sur la période demandée.
  • En mode Heures, toutes les lignes doivent être sur la même date et le total des heures ne peut pas dépasser 24h.
  • L’enregistrement est bloqué si les lignes ne couvrent pas exactement la période demandée.
  • En cas de calcul impossible, un message explicite est remonté à l’utilisateur (pas de correction silencieuse).

Valider ou refuser une demande #

  1. Ouvrez la demande d’absence concernée
  2. Vérifiez les informations :
    • Salarié : L’employé demandeur
    • Types d’absence : CP, RTT, etc. (consultez les lignes de détail)
    • Dates et durée : Période et nombre de jours/heures
    • Solde disponible : Vérifiez que l’employé dispose de suffisamment de droits pour chaque type
  3. Modifiez le statut :
    • Accepter : Passe la demande en statut "Acceptée"
    • Refuser : Passe la demande en statut "Refusée"

Impact de la validation #

Dès qu’une demande est acceptée :

  • Les jours ou heures sont immédiatement réservés sur le solde de l’employé
  • Le solde "Disponible" de l’employé diminue en conséquence
  • Si la demande contient plusieurs types d’absence, chaque type est impacté séparément
  • L’employé peut consulter ce changement sur son extranet
  • La demande devient non modifiable par l’employé sur l’extranet (les boutons Modifier et Supprimer disparaissent, un bandeau informatif s’affiche)

Note : Cette protection s’applique à toute demande dont le statut n’est plus « En attente de validation ». Seules les demandes en attente peuvent être modifiées ou supprimées par l’employé via l’extranet. La protection est assurée côté serveur : même une tentative de manipulation des requêtes HTTP sera rejetée.

Annuler une demande acceptée #

Si vous devez annuler une demande déjà acceptée :

  1. Ouvrez la demande concernée
  2. Changez le statut en "Refusée" ou "En attente de validation"
  3. Les jours ou heures réservés sont automatiquement libérés
  4. Le solde "Disponible" de l’employé augmente à nouveau

3. Comprendre le Cycle de Vie des Congés #

Réservation (demande acceptée) #

Lorsqu’une demande est validée :

  • Un mouvement de réservation est créé pour chaque ligne de détail
  • Les jours ou heures sont comptabilisés dans la colonne "Réservé"
  • Le solde "Disponible" diminue

Consommation (congé pris) #

Une fois la période de congé passée (date de fin dépassée) :

  • Un traitement automatique quotidien transforme la réservation en consommation
  • Le solde "Acquis" diminue, le "Réservé" aussi

Libération (annulation) #

Lorsqu’une demande acceptée est annulée :

  • Un mouvement de libération annule la réservation
  • Les jours ou heures redeviennent disponibles

4. Configuration des Types d’Absence #

Accès à la configuration #

  1. Accédez au module Natures d’absence via Menu principal > Ressources humaines > Natures d’absence
  2. Ouvrez le type à configurer

Mode de calcul de la durée #

Le champ "Calcul de la durée" définit comment les jours d’absence sont comptabilisés :

Mode Description
Jours ouvrés Compte uniquement les jours travaillés (lundi→vendredi par défaut)
Jours ouvrables Compte les jours ouvrables (lundi→samedi par défaut)
Jours calendaires Compte tous les jours de la période, y compris week-ends et fériés

Exemple pratique :

Un employé pose du lundi au vendredi (5 jours calendaires) :

  • Mode "Jours ouvrés" : 5 jours décomptés
  • Mode "Jours ouvrables" : 5 jours décomptés
  • Mode "Jours calendaires" : 5 jours décomptés

Un employé pose du vendredi au lundi (4 jours calendaires incluant le week-end) :

  • Mode "Jours ouvrés" : 2 jours décomptés (vendredi + lundi)
  • Mode "Jours ouvrables" : 3 jours décomptés (vendredi + samedi + lundi)
  • Mode "Jours calendaires" : 4 jours décomptés

Gestion des jours fériés #

Les jours fériés sont gérés dans le module Jours fériés (Menu principal > Ressources humaines > Jours fériés).

Chaque jour férié possède une option "Férié travaillé" :

  • Non coché (par défaut) : Le jour férié est exclu du décompte pour les modes "Jours ouvrés" et "Jours ouvrables"
  • Coché : Le jour férié compte comme un jour normal (entreprises où ce férié est travaillé)

Note : En mode "Jours calendaires", tous les jours sont comptés, que le férié soit travaillé ou non.

Paramètres de l’année de congé #

Chaque type d’absence peut définir sa propre période annuelle :

Champ Description
Mois de début Le mois de début de l’année de congé (1-12)
Jour de début Le jour de début de l’année de congé (1-31)

Exemples de configuration :

  • CP : Mois = 6, Jour = 1 → Année du 01/06 au 31/05
  • RTT : Mois = 1, Jour = 1 → Année civile du 01/01 au 31/12

Indicateur de consommation #

Le champ "Consomme des droits" détermine si ce type d’absence impacte les soldes de congés :

  • Activé : Les demandes de ce type débitent les droits (CP, RTT, etc.)
  • Désactivé : Les demandes sont suivies mais ne consomment pas de droits (maladie, maternité, etc.)

5. Cas Particuliers #

Demande à cheval sur deux années de congé #

Si une demande d’absence couvre deux années de congé différentes (par exemple, du 25 mai au 5 juin pour des CP) :

  • Le système découpe automatiquement la demande
  • Une partie est imputée sur l’année de congé en cours
  • L’autre partie sur l’année suivante
  • Les mouvements et soldes sont mis à jour pour chaque période concernée

Demande avec plusieurs types d’absence #

Une même demande peut combiner plusieurs types d’absence. Par exemple :

  • Un employé souhaite poser 10 jours mais n’a que 7 jours de CP disponibles
  • Il peut créer une demande avec : 7 jours de CP + 3 jours de RTT
  • Lors de la validation, chaque solde sera impacté séparément

Consultation des mouvements #

Pour auditer les mouvements d’un employé :

  1. Accédez au module Mouvements de congés via Menu principal > Ressources humaines > Mouvements de congés
  2. Filtrez par employé ou par demande source
  3. Consultez l’historique détaillé : type de mouvement, quantité, dates, source

Consultation des soldes agrégés #

Pour une vue d’ensemble des soldes :

  1. Accédez au module Soldes de congés via Menu principal > Ressources humaines > Soldes de congés
  2. Filtrez par employé ou par type d’absence
  3. Consultez les totaux par période

6. Questions Fréquentes (Gestionnaire) #

Comment ajouter manuellement des jours de congé à un employé ? #

Créez un mouvement d’ajustement :

  1. Accédez au module Mouvements de congés via Menu principal > Ressources humaines > Mouvements de congés
  2. Créez un nouveau mouvement de type "Ajustement"
  3. Renseignez la quantité (positive pour ajouter, négative pour retirer)
  4. Le solde sera automatiquement mis à jour

Je ne vois pas le widget "Soldes de congés" sur la fiche Personne #

Le widget n’apparaît que sur la vue résumé de la fiche Personne. Pour l’activer :

  1. Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités
  2. Dans le bloc Autres fonctionnalités, activez "Personnes : Afficher la vue résumé"

Voir la section "Activer la vue résumé" pour plus de détails.

Un employé ne voit pas le widget de soldes sur l’extranet #

Vérifiez que :

  • Le module de gestion des absences est activé pour le profil de l’employé
  • L’employé a au moins un type d’absence qui consomme des droits
  • L’employé est bien associé à une fiche Personne

Comment voir l’historique complet d’un employé ? #

Utilisez le module Mouvements de congés et filtrez par l’employé concerné. Vous verrez tous les mouvements : acquisitions, réservations, consommations, ajustements.

Comment gérer une demande avec plusieurs types d’absence ? #

La demande affiche les lignes de détail avec chaque type d’absence et son segment. Lors de la validation :

  • Vérifiez que le solde disponible est suffisant pour chaque type
  • Si vous validez, tous les types seront réservés
  • Si vous refusez, aucun type ne sera impacté

Quelle est la différence entre une demande en "Jours" et en "Heures" ? #

  • Jours : Pour les absences classiques (CP, RTT). Vous saisissez des dates de ligne (Premier jour / Dernier jour) et le décompte est calculé automatiquement.
  • Heures : Pour les absences courtes. La quantité représente directement des heures.

7. Glossaire #

Terme Définition
Acquis Total des droits à congé disponibles pour la période (somme des acquisitions et ajustements)
Réservé Jours ou heures validés mais pas encore pris (congés futurs acceptés)
Disponible Jours ou heures que l’employé peut encore demander (Acquis – Réservé)
Consommé Jours ou heures effectivement pris (absence passée)
Année de congé Période de référence pour un type de congé donné
Nature d’absence Le type de congé (CP, RTT, maladie, etc.)
Unité de durée Indique si l’absence est comptée en jours ou en heures
Mouvement Enregistrement d’une opération sur les soldes (acquisition, réservation, consommation, ajustement, libération)

Besoin d’aide ? #

Pour toute question technique sur le système de gestion des congés, consultez la documentation technique ou contactez l’équipe support.

Références associées 🔗 #