📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ressources humaines
Introduction #
Le module Notes de frais permet aux collaborateurs de soumettre leurs dépenses professionnelles pour remboursement : repas, hébergement, transport, location de véhicule, etc. Il est accessible via Ressources humaines > Notes de frais.
1. Créer une note de frais #
Cliquez sur Ajouter une note de frais depuis la liste du module ou depuis la fiche d’une personne.
Informations générales :
- Personne : le collaborateur qui soumet la note de frais (obligatoire)
- Date : la date de la dépense
- Type : la catégorie de la note de frais
- Bon de commande : le lien vers une commande client si la dépense est liée à un projet ou une mission
Montants :
Les dépenses sont ventilées par catégorie :
| Catégorie | Description |
|---|---|
| Nourriture | Repas et restauration |
| Hôtel | Hébergement |
| Location de voiture | Location de véhicule |
| Autres | Toute autre dépense professionnelle |
| Montant total | Calculé automatiquement |
Commentaires :
- Un champ libre pour détailler les circonstances de la dépense
2. Pièces justificatives #
Depuis la fiche d’une note de frais, l’onglet Documents permet de joindre les justificatifs (tickets, factures, reçus) au format numérique.
Bon à savoir : Les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais et joindre les justificatifs directement depuis le portail collaborateur (extranet).
3. Questions fréquentes #
Comment suivre les notes de frais en attente de remboursement ?
Utilisez les filtres de la liste pour afficher les notes de frais par statut, par personne ou par période.
Les notes de frais génèrent-elles des écritures comptables ?
Les notes de frais peuvent être liées au processus comptable via les saisies manuelles ou les paiements, selon la configuration de votre instance.
Un collaborateur peut-il modifier une note de frais soumise ?
Cela dépend des droits d’accès configurés. En général, une note de frais validée ne devrait plus être modifiable par le collaborateur.