📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ressources humaines
Introduction #
Le module Personnes est le registre central des collaborateurs dans Kafinea. Chaque personne représente un individu lié à votre organisation : salarié, intérimaire, prestataire, etc. Il est accessible via Ressources humaines > Personnes.
La fiche personne centralise les informations personnelles, professionnelles et administratives nécessaires à la gestion RH.
1. Créer une personne #
Cliquez sur Ajouter une personne depuis la liste du module.
Informations générales :
- Prénom et Nom (obligatoires)
- Nom de famille (de naissance) : le nom de naissance si différent du nom d’usage
- Date de naissance
Informations de contact au travail :
- Email professionnel, téléphone professionnel
- Lieu de travail : le lieu de travail habituel (lié au module Lieux de travail)
Informations personnelles de contact :
- Email personnel, téléphone personnel
Adresse personnelle :
- Adresse complète du domicile
Social :
- Numéro de sécurité sociale et autres informations sociales
2. Éléments liés à une personne #
Depuis la fiche d’une personne, les onglets donnent accès à :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Affectations de service | Les services auxquels la personne est ou a été affectée |
| Feuilles de temps | L’historique des heures travaillées |
| Demandes de congés | Les demandes de congés et absences |
| Notes de frais | Les notes de frais soumises |
| Formations | Les sessions de formation suivies |
| Documents | Les pièces jointes (contrats, justificatifs…) |
3. Notification automatique des missions disponibles #
Kafinea dispose d’un mécanisme de matching automatique entre les personnes et les tâches de projet disponibles. Lorsqu’un workflow est configuré à cet effet, un email est envoyé à la personne avec la liste des tâches de projet qui correspondent à son profil.
L’email contient les informations clés de chaque mission : site, type de tâche, dates et horaires prévus. La personne peut ainsi consulter les opportunités et se positionner.
Bon à savoir : Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les organisations qui gèrent des missions courtes ou du personnel intérimaire. Elle permet de solliciter automatiquement les personnes disponibles et qualifiées pour les tâches à pourvoir.
4. Questions fréquentes #
Quelle est la différence entre une personne et un utilisateur ?
Une personne est un enregistrement RH qui représente un collaborateur. Un utilisateur est un compte de connexion à Kafinea. Un collaborateur peut être les deux : une personne dans le module RH et un utilisateur pour accéder à l’application.
Comment gérer le départ d’un collaborateur ?
Mettez fin à son affectation de service en renseignant la date de fin. La fiche personne est conservée pour l’historique. Si la personne avait un compte utilisateur, désactivez-le.
Puis-je importer une liste de collaborateurs ?
Oui, le module Personnes supporte l’import de données. Préparez un fichier avec les colonnes correspondant aux champs du module.