📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes
Introduction #
Le module Commandes client permet de gérer les bons de commande émis par vos clients. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Commandes clients.
La commande client formalise l’engagement d’achat. Elle intervient généralement après l’acceptation d’un devis et constitue la base pour la facturation et la livraison.
Vous y trouverez les fonctionnalités pour :
- Enregistrer et suivre les commandes de vos clients
- Convertir une commande en facture, en bon de livraison ou en commande fournisseur
- Gérer la facturation récurrente à partir d’une commande
- Finaliser une commande pour la verrouiller définitivement
1. Créer une commande client #
Accès #
- Accédez au module Commandes clients via Menu principal > Ventes > Commandes clients
- Cliquez sur le bouton Ajouter Commande client
Informations à renseigner #
Informations générales :
- Objet : intitulé de la commande (obligatoire)
- Compte client : le client qui passe la commande
- Contact : l’interlocuteur côté client
- Devis : le devis d’origine, si la commande fait suite à une proposition commerciale
- N° de commande du client : la référence de commande fournie par le client
- Assigné à : le commercial ou le responsable de la commande
Lignes de produits/services :
- Ajoutez un ou plusieurs produits ou services depuis le catalogue
- Pour chaque ligne, renseignez la quantité, le prix unitaire et l’éventuelle remise
- Les taxes applicables sont calculées automatiquement
Bon à savoir : si la commande est créée par conversion d’un devis, toutes les lignes de produits et les informations client sont automatiquement reprises.
Adresses #
La commande comporte deux adresses :
- Adresse de facturation : reprise depuis le compte client
- Adresse de livraison : reprise depuis le compte client, modifiable si le lieu de livraison diffère
2. Cycle de vie d’une commande #
Chaque commande client passe par différentes étapes :
| Étape | Signification |
|---|---|
| Créée | La commande vient d’être enregistrée |
| Approuvée | La commande a été validée en interne |
| Livrée | Les produits ou services ont été livrés au client |
| Annulée | La commande a été annulée |
Bon à savoir : le statut de la commande est indépendant du statut de la facture associée. Vous pouvez suivre l’avancement de la livraison et de la facturation séparément.
3. Convertir une commande #
Vers une facture #
Depuis la fiche de la commande, vous pouvez générer une facture. La conversion reprend automatiquement les lignes de produits, les montants et les informations client.
Vers une commande fournisseur #
Si les produits commandés doivent être approvisionnés, vous pouvez générer des commandes fournisseur. Le système crée une commande par fournisseur à partir des lignes sélectionnées.
Vers un bon de livraison #
Depuis la commande, vous pouvez créer un ou plusieurs bons de livraison pour organiser l’expédition des produits.
Bon à savoir : vous pouvez effectuer des conversions partielles. Par exemple, facturer une partie de la commande ou livrer en plusieurs fois.
4. Facturation récurrente #
La commande client intègre un mécanisme de facturation récurrente qui permet de générer automatiquement des factures à intervalles réguliers. Ce mécanisme est particulièrement adapté aux abonnements, contrats de maintenance, locations ou toute prestation facturée de manière périodique.
Activer la récurrence #
- Ouvrez la commande client concernée
- Dans le bloc Facturation récurrente, activez l’option Activer la récurrence
- Configurez les paramètres de base :
- Fréquence : journalier, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel
- Début / Fin : la période pendant laquelle les factures seront générées
- Échéance : le délai de paiement appliqué aux factures générées (ex. : net 30 jours, net 45 jours, net 60 jours)
- Statut de la facture : le statut initial attribué à chaque facture générée (ex. : Créée automatiquement, Envoyée, etc.)
Sujet dynamique des factures #
Le champ Sujet de facturation récurrente permet de définir un modèle d’intitulé pour les factures générées. Ce modèle peut contenir des variables dynamiques qui seront automatiquement remplacées par les valeurs correspondantes à la date de la facture :
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{YYYY} |
Année sur 4 chiffres | 2026 |
{YY} |
Année sur 2 chiffres | 26 |
{MM} |
Mois sur 2 chiffres | 03 |
{MMM} |
Nom du mois | Mars |
{DD} |
Jour sur 2 chiffres | 01 |
{Q} |
Trimestre (1 à 4) | 1 |
Exemple : le sujet Abonnement {MMM} {YYYY} générera des factures intitulées « Abonnement Mars 2026 », « Abonnement Avril 2026 », etc.
Bon à savoir : vous pouvez forcer la langue du nom de mois en ajoutant
{lang_xx_xx}dans le sujet (ex. :{lang_en_us}pour obtenir les mois en anglais).
Préférence de date du document #
Le champ Préférence de date du document permet de contrôler précisément la date qui sera inscrite sur chaque facture générée. Les options disponibles sont :
| Option | Description |
|---|---|
| Date de génération | La facture porte la date du jour où elle est effectivement générée par le système |
| Dernier jour de la période précédente | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 31 mars |
| Premier jour de la période en cours | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 1er avril |
| Dernier jour de la période en cours | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 30 avril |
| Premier jour de la prochaine période | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 1er mai |
| Dernier jour de la prochaine période | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 31 mai |
Bon à savoir : la notion de « période » s’adapte automatiquement à la fréquence choisie. Pour une récurrence trimestrielle, la période correspond à un trimestre ; pour une récurrence annuelle, à une année, etc.
Ajout automatique de consommations #
La facturation récurrente peut intégrer automatiquement les consommations (relevés d’utilisation) enregistrées dans Kafinea. Trois paramètres permettent de configurer ce comportement :
- Ajout de consommations : choisissez d’ajouter les consommations de la période de la date de facture, de la période précédente, ou de ne pas en ajouter
- Filtrage des consommations : sélectionnez un filtre personnalisé pour restreindre les consommations à inclure
- Regroupement des consommations : regroupez les lignes de consommation par période ou par mois
Bon à savoir : cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les contrats de type « abonnement + consommation variable » (ex. : forfait téléphonique, location de matériel avec compteur, etc.).
Facturer la maison mère #
L’option Facturer maison mère permet de rediriger automatiquement la facturation vers le compte parent (maison mère) du client. Lorsque cette option est activée, les factures générées par la récurrence seront émises au nom du compte parent plutôt qu’au nom du compte client de la commande.
Fonctionnement technique #
Une fois activée, le système génère automatiquement une facture selon la fréquence définie. Les factures générées sont rattachées à la commande d’origine et reprennent les mêmes lignes de produits, montants et taxes.
Important : la facturation récurrente s’exécute via un traitement automatique (cron). Si le traitement est interrompu, les factures manquantes seront automatiquement rattrapées lors de la prochaine exécution : le système détecte les échéances passées non traitées et génère toutes les factures correspondantes.
Tableau de bord de suivi #
Kafinea propose un tableau de bord dédié à la facturation récurrente qui permet de superviser l’ensemble des commandes avec récurrence active. Ce tableau de bord affiche pour chaque commande :
- Le client, le montant et la fréquence
- La prochaine date de génération et la date ajustée selon la préférence
- Les factures déjà générées pour la période en cours
- Les anomalies détectées automatiquement : facture manquante, doublon, écart de montant, adresse email manquante, incohérence de compte ou d’organisation
Bon à savoir : ce tableau de bord est un outil précieux pour s’assurer que la facturation récurrente fonctionne correctement et pour identifier rapidement les situations nécessitant une intervention.
5. Finaliser une commande #
L’action Finaliser verrouille définitivement la commande. Une fois finalisée :
- Le document ne peut plus être modifié, à l’exception des statuts et des informations de récurrence
- La commande devient visible sur le portail client (extranet) si celui-ci est activé
Important : la finalisation est irréversible. Vérifiez que toutes les informations sont correctes avant de procéder.
6. Relations avec les autres modules #
Depuis la fiche d’une commande client, les onglets de relations vous permettent de consulter :
- Devis : le devis d’origine ayant généré cette commande
- Factures : les factures générées à partir de cette commande
- Commandes fournisseur : les commandes d’approvisionnement liées
- Bons de livraison : les livraisons associées
- Documents : les fichiers associés (bons de commande signés, etc.)
- Activités : les appels, réunions et tâches liés à cette commande
7. Actions disponibles #
Envoyer par email #
Depuis la fiche de la commande, vous pouvez envoyer le bon de commande directement par email. Le PDF est automatiquement généré et joint au message.
Exporter en PDF #
Vous pouvez télécharger la commande au format PDF à tout moment pour l’imprimer ou l’archiver.
Dupliquer #
Utilisez la fonction Dupliquer pour créer rapidement une nouvelle commande à partir d’une existante.
8. Cas particuliers #
Commande issue d’un devis #
Lorsqu’une commande est créée par conversion d’un devis, le lien entre les deux documents est conservé. Vous pouvez consulter le devis d’origine depuis l’onglet de relations.
Livraison partielle #
Vous pouvez créer plusieurs bons de livraison à partir d’une même commande pour gérer les expéditions en plusieurs fois. Chaque bon de livraison peut porter sur une partie des lignes.
Facturation partielle #
De la même façon, vous pouvez générer plusieurs factures à partir d’une commande. Cela permet de facturer au fur et à mesure de la livraison ou selon un échéancier convenu avec le client.
9. Questions fréquentes #
Comment retrouver toutes les commandes d’un client ? #
Depuis la fiche du Compte client, accédez à l’onglet Commandes client pour afficher la liste complète.
Peut-on modifier une commande après facturation ? #
Si la commande n’est pas finalisée, elle reste modifiable. Cependant, les factures déjà générées ne seront pas impactées par les modifications apportées à la commande.
Le client peut-il consulter ses commandes en ligne ? #
Si le portail client (extranet) est activé, les commandes finalisées sont accessibles au client depuis son espace en ligne.
Comment arrêter la facturation récurrente ? #
Ouvrez la commande concernée et désactivez l’option Activer la récurrence, ou modifiez la Date de fin pour arrêter la génération automatique.
Bon à savoir : même après finalisation de la commande, les paramètres de récurrence restent modifiables (activation, fréquence, dates, préférences). Cela permet d’ajuster la facturation récurrente sans avoir à créer une nouvelle commande.
10. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Commande client | Document formalisant l’engagement d’achat d’un client |
| Facturation récurrente | Mécanisme de génération automatique de factures à intervalles réguliers, avec gestion avancée des dates, sujets dynamiques et consommations |
| Finaliser | Verrouiller définitivement un document pour empêcher toute modification ultérieure |
| Bon de livraison | Document attestant de l’expédition ou la remise de produits au client |
| Conversion | Action de créer un nouveau document (facture, commande fournisseur) à partir d’un document existant |