📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes
Introduction #
Le module Devis client permet de créer, suivre et convertir vos propositions commerciales. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Devis.
Vous y trouverez les fonctionnalités pour :
- Établir des devis à destination de vos clients ou prospects
- Suivre l’avancement de chaque proposition (envoyée, en cours de revue, acceptée, rejetée)
- Convertir un devis accepté en commande client, en facture ou en commande fournisseur
- Envoyer un devis par email ou le faire signer électroniquement
1. Créer un devis #
Accès #
- Accédez au module Devis via Menu principal > Ventes > Devis
- Cliquez sur le bouton Ajouter Devis
Informations à renseigner #
Un devis se compose de plusieurs blocs d’information :
Informations générales :
- Objet : intitulé du devis (obligatoire)
- Compte client : le client ou prospect destinataire
- Contact : le contact associé côté client
- Date de validité : date limite de validité de l’offre
- Assigné à : le commercial responsable du devis
Lignes de produits/services :
- Ajoutez un ou plusieurs produits ou services depuis le catalogue
- Pour chaque ligne, renseignez la quantité, le prix unitaire et l’éventuelle remise
- Les taxes applicables sont calculées automatiquement selon la configuration du produit
Bon à savoir : vous pouvez ajouter des produits issus de différentes catégories dans un même devis. Les sous-totaux et le total général sont recalculés automatiquement.
Devise #
Le devis peut être établi dans la devise de votre choix. La devise est sélectionnée au niveau du formulaire et s’applique à l’ensemble des lignes du document.
2. Cycle de vie d’un devis #
Chaque devis passe par différentes étapes qui reflètent son avancement commercial :
| Étape | Signification |
|---|---|
| Créé | Le devis vient d’être créé, il n’a pas encore été transmis au client |
| Envoyé | Le devis a été transmis au client (par email ou autre canal) |
| En revue | Le client examine la proposition |
| Accepté | Le client a accepté le devis — il peut maintenant être converti |
| Rejeté | Le client a refusé la proposition |
Important : le passage au statut « Accepté » est le prérequis pour convertir le devis en commande ou en facture. Vous pouvez cependant déclencher la conversion manuellement quel que soit le statut.
3. Actions disponibles sur un devis #
Envoyer par email #
Depuis la fiche d’un devis, vous pouvez l’envoyer directement par email au contact associé. Le système génère automatiquement un PDF du devis et le joint au message.
Exporter en PDF #
Vous pouvez télécharger le devis au format PDF à tout moment pour l’imprimer ou l’archiver.
Signature électronique #
Si le module de signature électronique est activé, vous pouvez lancer une procédure de signature directement depuis la fiche du devis. Le destinataire reçoit un lien pour signer le document en ligne.
Bon à savoir : la signature électronique a valeur légale. Une fois le document signé, il est archivé avec la preuve de signature.
4. Convertir un devis #
Un devis peut être converti en plusieurs types de documents. Ces conversions sont accessibles depuis la fiche du devis via le menu d’actions.
Vers une commande client #
La conversion reprend automatiquement toutes les informations du devis (client, lignes de produits, montants) dans un nouveau bon de commande client.
Vers une facture #
La conversion crée une facture pré-remplie à partir des données du devis. La date de facturation et la date d’échéance sont initialisées à la date du jour.
Vers une commande fournisseur #
Depuis un devis, vous pouvez générer des commandes fournisseur pour les produits à approvisionner. Le système permet de sélectionner les lignes à convertir et crée automatiquement les commandes fournisseur correspondantes.
Bon à savoir : si les produits du devis proviennent de fournisseurs différents, une commande fournisseur distincte sera créée pour chaque fournisseur.
Génération automatique de facture #
Un workflow peut être configuré pour générer automatiquement une facture lorsqu’un devis passe au statut « Accepté ». Ce comportement est paramétrable dans la configuration des workflows du module.
5. Relations avec les autres modules #
Le devis est un document central du processus commercial. Depuis la fiche d’un devis, les onglets de relations vous permettent de consulter :
- Commandes client : les bons de commande générés à partir de ce devis
- Factures : les factures issues de ce devis
- Commandes fournisseur : les commandes d’approvisionnement liées
- Documents : les fichiers associés (PDF signé, pièces jointes, etc.)
- Activités : les appels, réunions et tâches liés à ce devis
6. Cas particuliers #
Devis multi-lignes avec remises différentes #
Chaque ligne de produit peut avoir sa propre remise (en pourcentage ou en montant fixe). Vous pouvez également appliquer une remise globale au niveau du devis.
Modification d’un devis après envoi #
Un devis peut être modifié à tout moment, quel que soit son statut. Pensez à renvoyer le document au client si des modifications ont été apportées après l’envoi initial.
Duplication d’un devis #
Utilisez la fonction Dupliquer pour créer rapidement un nouveau devis à partir d’un existant. Toutes les informations sont reprises, y compris les lignes de produits.
7. Questions fréquentes #
Comment savoir si un devis a été converti ? #
Consultez les onglets de relations sur la fiche du devis. Si une commande client ou une facture a été générée, elle apparaît dans l’onglet correspondant.
Peut-on convertir un même devis plusieurs fois ? #
Oui, un devis peut être converti plusieurs fois. Cela peut être utile pour créer plusieurs commandes ou factures partielles à partir d’un même devis.
Comment retrouver tous les devis d’un client ? #
Depuis la fiche du Compte client, accédez à l’onglet Devis pour afficher la liste de tous les devis associés à ce client.
Le client peut-il consulter ses devis en ligne ? #
Si le portail client (extranet) est activé, les devis finalisés sont accessibles au client depuis son espace en ligne.
8. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Devis | Proposition commerciale chiffrée adressée à un client ou prospect |
| Compte client | Fiche entreprise représentant le client ou prospect |
| Contact | Personne physique associée à un compte client |
| Finaliser | Verrouiller définitivement un document pour empêcher toute modification ultérieure |
| Commande client | Document confirmant l’engagement d’achat du client |
| Workflow | Automatisme déclenché par un événement (ex : changement de statut) |