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Introduction #
Kafinea intègre un service de signature électronique qui permet de faire signer des documents directement depuis l’application, sans impression ni envoi postal. Les documents sont envoyés aux signataires par email et signés en ligne avec une valeur juridique. Cette fonctionnalité est accessible depuis les fiches des documents concernés (devis, contrats, etc.).
1. Envoyer un document à la signature #
Depuis la fiche d’un enregistrement disposant d’un modèle de document PDF (devis, bon de commande, contrat…) :
- Générez le document PDF via le bouton Export PDF
- Utilisez l’action Signature électronique pour initier le processus
- Renseignez les signataires (nom, email) et les emplacements de signature sur le document
- Envoyez la demande de signature
Le signataire reçoit un email avec un lien sécurisé pour consulter et signer le document en ligne.
2. Suivi des signatures #
Depuis Kafinea, vous pouvez suivre l’état de chaque demande de signature :
- En attente : le document a été envoyé, en attente de signature
- Signé : tous les signataires ont signé le document
- Refusé : un signataire a refusé de signer
- Expiré : le délai de signature est dépassé
Une fois signé, le document final avec les signatures est automatiquement archivé dans Kafinea.
3. Valeur juridique #
La signature électronique proposée par Kafinea a une valeur juridique reconnue par le règlement européen eIDAS. Le document signé est horodaté et un certificat de signature est généré, garantissant l’intégrité du document et l’identité des signataires.
Important : La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite pour la plupart des actes commerciaux (devis, contrats, bons de commande). Certains actes spécifiques peuvent nécessiter une signature qualifiée.
4. Signature automatique via les workflows #
La signature électronique peut être déclenchée automatiquement par un workflow, sans intervention manuelle. C’est notamment le cas pour les contrats de travail : lorsqu’une personne est affectée à un projet, Kafinea peut automatiquement générer le contrat, le verrouiller, puis envoyer la demande de signature au signataire.
Ce processus automatisé est détaillé dans la page Les modèles de contrats de travail.
Bon à savoir : L’automatisation de la signature via workflow est particulièrement adaptée aux organisations qui gèrent un volume important de documents à signer (contrats courts, missions d’intérim, etc.).
5. Questions fréquentes #
Le signataire a-t-il besoin d’un compte Kafinea ?
Non, le signataire reçoit un lien par email et peut signer directement depuis son navigateur, sans créer de compte.
Puis-je envoyer un document à plusieurs signataires ?
Oui, vous pouvez définir plusieurs signataires avec un ordre de signature si nécessaire.
Le document signé est-il modifiable ?
Non, une fois signé, le document est scellé et ne peut plus être modifié. Toute tentative de modification invaliderait la signature.