Les bulletins de paie #
📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ressources humaines
Introduction #
Le module Bulletins de paie permet de gérer les fiches de paie des collaborateurs dans Kafinea. Chaque bulletin est rattaché à une personne et à une période de paie. Il est accessible via Ressources humaines > Bulletins de paie.
Les bulletins de paie sont liés aux feuilles de temps et aux contrats de travail pour assurer la cohérence entre le temps travaillé et la rémunération.
1. Créer un bulletin de paie #
Un bulletin de paie peut être créé manuellement depuis la liste du module ou depuis la fiche d’une personne. Il est rattaché à :
- Une personne : le collaborateur concerné (obligatoire)
- Une période de paie : la période mensuelle ou hebdomadaire correspondante
2. Verrouillage du bulletin #
Lorsqu’un bulletin de paie est finalisé, il peut être verrouillé définitivement via un workflow. Le verrouillage garantit que le contenu du bulletin ne sera plus modifié après validation (voir Le verrouillage permanent).
Important : Le verrouillage d’un bulletin de paie est une étape irréversible. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant la validation.
3. Envoi automatique par email #
Kafinea permet d’envoyer automatiquement les bulletins de paie par email aux collaborateurs grâce à un workflow. Le fonctionnement est le suivant :
- Le bulletin doit être verrouillé (étape préalable obligatoire)
- Le bulletin de paie est généré au format PDF
- Un email est envoyé à la personne concernée avec le PDF en pièce jointe
- Le bulletin est marqué comme envoyé pour éviter les envois en double
Conditions d’envoi :
- Le bulletin doit être verrouillé définitivement
- Le bulletin ne doit pas avoir déjà été envoyé par email
- La personne doit disposer d’une adresse email valide
Bon à savoir : L’envoi automatique permet de distribuer les bulletins de paie à l’ensemble des collaborateurs sans intervention manuelle, ce qui représente un gain de temps significatif pour le service RH.
Important : Vérifiez que les adresses email des collaborateurs sont à jour avant de lancer l’envoi des bulletins. Un bulletin non envoyé (adresse manquante ou invalide) pourra être renvoyé une fois l’adresse corrigée.
4. Questions fréquentes #
Un bulletin peut-il être modifié après envoi ?
Non, un bulletin envoyé est nécessairement verrouillé. Le verrouillage empêche toute modification. Si une correction est nécessaire, un nouveau bulletin correctif doit être créé.
Comment savoir si un bulletin a été envoyé ?
Le champ indiquant l’état d’envoi par email est visible sur la fiche du bulletin. Les bulletins déjà envoyés ne seront pas renvoyés automatiquement par le workflow.
Les collaborateurs peuvent-ils consulter leurs bulletins sur l’extranet ?
Si le portail collaborateur est activé, les collaborateurs peuvent consulter et télécharger leurs bulletins de paie depuis leur espace personnel (voir Le portail collaborateur).