📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes
Introduction #
Le module Avoirs client permet de gérer les avoirs émis à l’attention de vos clients, généralement suite à un retour de marchandise, une erreur de facturation ou un geste commercial. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Avoirs clients.
Vous y trouverez les fonctionnalités pour :
- Créer un avoir lié ou non à une facture existante
- Suivre le statut de chaque avoir
- Exporter l’avoir en PDF ou l’envoyer par email au client
1. Créer un avoir client #
Accès #
- Accédez au module Avoirs clients via Menu principal > Ventes > Avoirs clients
- Cliquez sur le bouton Ajouter avoir client
Informations à renseigner #
Informations générales :
- Compte client : le client concerné par l’avoir (obligatoire)
- Date de l’avoir : la date d’émission
- Facture liée : la facture d’origine, si l’avoir porte sur une facture existante
- Statut : l’état de l’avoir
Lignes de produits/services :
- Ajoutez les produits ou services concernés par l’avoir
- Renseignez la quantité, le prix unitaire et les éventuelles remises
- Les taxes sont calculées automatiquement
Important : si vous rattachez une facture à l’avoir, celle-ci doit être liée au même compte client. Le système vérifie cette cohérence et bloque l’enregistrement en cas d’incohérence.
Adresses #
L’avoir reprend les adresses de facturation et de livraison du compte client. Vous pouvez les modifier manuellement ou utiliser les boutons de copie pour dupliquer l’une vers l’autre.
2. Lier un avoir à une facture #
L’avoir peut être rattaché à une facture existante via le champ Facture liée. Ce lien permet de :
- Tracer l’origine de l’avoir
- Garantir la cohérence comptable entre l’avoir et la facture
- Impacter le solde de la facture concernée
Bon à savoir : un avoir non rattaché à une facture reste valide. Il sera simplement considéré comme un avoir libre, utile pour les gestes commerciaux ou les régularisations globales.
3. Actions disponibles #
Exporter en PDF #
Depuis la fiche d’un avoir, cliquez sur Export PDF pour générer le document au format PDF. Le modèle d’impression est configurable dans les paramètres.
Envoyer par email #
Vous pouvez envoyer l’avoir directement par email au client. Le PDF est automatiquement généré et joint au message.
Finaliser #
L’action Finaliser verrouille définitivement l’avoir. Une fois finalisé :
- Le document ne peut plus être modifié (à l’exception du statut)
- Il devient visible sur le portail client (extranet) si celui-ci est activé
Important : la finalisation est irréversible. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de finaliser.
4. Relations avec les autres modules #
Depuis la fiche d’un avoir client, les onglets de relations vous permettent de consulter :
- Facture liée : la facture à laquelle l’avoir est rattaché
- Documents : les fichiers associés (PDF, justificatifs, etc.)
- Activités : les tâches ou événements liés à cet avoir
5. Cas particuliers #
Avoir partiel #
Vous n’êtes pas obligé de reprendre l’intégralité des lignes d’une facture. Vous pouvez créer un avoir portant uniquement sur certains produits ou sur des quantités réduites.
Avoir sans facture liée #
Pour un geste commercial ou une régularisation qui ne se rattache pas à une facture précise, laissez le champ Facture liée vide. L’avoir sera enregistré de manière autonome.
Impact comptable #
L’avoir client génère une écriture comptable en sens inverse de la facture. Veillez à ce que les montants et les comptes comptables soient correctement renseignés pour garantir la cohérence de votre comptabilité.
Vigilance réglementaire : en France, un avoir doit obligatoirement mentionner la référence de la facture d’origine lorsqu’il porte sur une facture précise. Kafinea gère cette traçabilité automatiquement via le champ « Facture liée ».
6. Questions fréquentes #
Quelle est la différence entre un avoir et une facture négative ? #
Dans Kafinea, l’avoir est un document dédié avec son propre module et sa propre numérotation. Il ne s’agit pas d’une facture avec un montant négatif, mais d’un document distinct qui respecte les obligations légales en matière d’avoir.
Peut-on créer plusieurs avoirs pour une même facture ? #
Oui, vous pouvez créer plusieurs avoirs rattachés à la même facture, par exemple pour des retours successifs.
Comment retrouver tous les avoirs d’un client ? #
Depuis la fiche du Compte client, consultez l’onglet Avoirs clients pour afficher la liste complète des avoirs émis pour ce client.
7. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Avoir | Document commercial annulant tout ou partie d’une facture |
| Facture liée | Facture d’origine à laquelle l’avoir se rattache |
| Finaliser | Verrouiller définitivement un document pour empêcher toute modification ultérieure |
| Solde | Montant restant dû sur une facture après déduction des avoirs et paiements |