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Le module Fournisseurs centralise les informations de vos partenaires d’achat dans Kafinea. Chaque fiche fournisseur regroupe les coordonnĂ©es, les informations lĂ©gales et financiĂšres, ainsi que l’historique complet des transactions (commandes, factures, avoirs, paiements).
1. Accéder aux fournisseurs #
Les fournisseurs sont accessibles via le menu Achats > Fournisseurs.
La liste affiche l’ensemble de vos fournisseurs avec les informations principales (nom, tĂ©lĂ©phone, email, catĂ©gorie). Vous pouvez filtrer et rechercher selon vos besoins.
2. Créer un fournisseur #
Cliquez sur Ajouter un fournisseur depuis la liste des fournisseurs.
Les informations à renseigner sont organisées en plusieurs blocs :
- Détail fournisseur : nom du fournisseur, téléphone, email, site web, code comptable (GL Account), catégorie
- Adresse : adresse complÚte du fournisseur (rue, ville, code postal, pays). Cette adresse est automatiquement reportée sur les bons de commande créés depuis la fiche fournisseur
- Informations lĂ©gales : SIRET et code APE, utiles pour l’identification administrative
- Informations financiÚres : mots-clés pour le rapprochement bancaire, numéro de compte comptable
Bon à savoir : Le champ Mots clefs permet de définir des termes qui seront utilisés lors du rapprochement bancaire automatique pour identifier les transactions liées à ce fournisseur.
3. La fiche fournisseur #
Depuis la fiche d’un fournisseur, vous disposez de plusieurs actions contextuelles :
- Envoyer un email directement au fournisseur
- Créer une commande fournisseur : le formulaire est pré-rempli avec les informations du fournisseur (coordonnées, adresse)
Les onglets de la fiche fournisseur donnent accĂšs Ă l’ensemble des documents liĂ©s :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Commandes fournisseur | Bons de commande passés auprÚs de ce fournisseur |
| Factures fournisseur | Factures enregistrées pour ce fournisseur |
| Avoirs fournisseur | Avoirs Ă©mis par ce fournisseur |
| Paiements fournisseur | Paiements effectués à ce fournisseur |
| Comptes bancaires | Coordonnées bancaires du fournisseur (RIB/IBAN) |
| Profils de paiement | Modes de paiement configurés pour ce fournisseur |
| Bons de réception | Réceptions de marchandises liées |
| Documents | Fichiers et piÚces jointes associés |
| Sites | Sites de maintenance liés à ce fournisseur |
| Offres fournisseur | Propositions tarifaires du fournisseur |
4. Le solde fournisseur #
Kafinea calcule automatiquement le solde fournisseur, qui représente la situation financiÚre avec ce partenaire à une date donnée. Ce solde est calculé ainsi :
Solde = Paiements effectuĂ©s + Avoirs fournisseur â Factures fournisseur dues
Un solde négatif indique un montant restant à payer au fournisseur. Un solde positif indique un trop-perçu ou un crédit en votre faveur.
5. Lien avec un compte client #
Il est possible d’associer un fournisseur Ă un compte client existant via le champ Compte client associĂ©. Cela est utile lorsqu’un mĂȘme partenaire est Ă la fois votre fournisseur et votre client, permettant d’avoir une vision globale de la relation commerciale.
6. Suppression d’un fournisseur #
Important : Il n’est pas possible de supprimer un fournisseur qui possĂšde des factures, des commandes, des avoirs ou des paiements. Cette protection garantit l’intĂ©gritĂ© de votre historique comptable et commercial.
7. Questions fréquentes #
Comment retrouver rapidement les factures impayĂ©es d’un fournisseur ?
Depuis la fiche du fournisseur, consultez l’onglet Factures fournisseur. Vous pouvez filtrer par statut pour identifier les factures en attente de paiement.
Puis-je importer une liste de fournisseurs ?
Oui, le module Fournisseurs supporte l’import et l’export de donnĂ©es. Utilisez le menu d’actions de la liste pour accĂ©der Ă ces fonctionnalitĂ©s.
Comment gérer un fournisseur qui est aussi client ?
Utilisez le champ Compte client associé sur la fiche fournisseur pour créer le lien entre les deux fiches. Les deux entités restent distinctes mais sont reliées pour faciliter le suivi.