📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Outils
Introduction #
La GED (Gestion Électronique des Documents) de Kafinea permet de stocker, organiser et partager des fichiers directement dans l’application. Les documents peuvent être rattachés à n’importe quel enregistrement (client, facture, commande, ticket…) pour centraliser l’information. Le module Documents est accessible via Outils > Documents.
1. Ajouter un document #
Vous pouvez ajouter des documents de plusieurs manières :
- Depuis le module Documents : cliquez sur Ajouter un document pour téléverser un fichier ou créer un lien vers un document externe
- Depuis n’importe quel enregistrement : l’onglet Documents permet de joindre des fichiers directement à une fiche (client, facture, ticket…)
Informations à renseigner :
- Titre : le nom du document
- Fichier : le fichier à téléverser (ou une URL pour un document externe)
- Dossier : le dossier de classement
- Description : une note explicative
2. Organisation en dossiers #
Les documents peuvent être organisés en dossiers pour faciliter la navigation. Créez des dossiers thématiques (Contrats, Factures, Procédures…) pour structurer votre base documentaire.
3. Documents liés aux enregistrements #
Chaque module de Kafinea dispose d’un onglet Documents qui affiche les fichiers rattachés. Cela permet de :
- Retrouver rapidement les pièces jointes d’un dossier client
- Conserver les justificatifs avec les enregistrements concernés
- Partager des documents entre utilisateurs via les enregistrements partagés
Bon à savoir : Un même document peut être lié à plusieurs enregistrements. Par exemple, un contrat-cadre peut être rattaché à la fois au compte client et à plusieurs commandes.
4. Questions fréquentes #
Quels formats de fichiers sont acceptés ?
Kafinea accepte tous les formats de fichiers courants : PDF, Word, Excel, images, archives, etc. La taille maximale dépend de la configuration de votre instance.
Les documents sont-ils versionnés ?
Kafinea conserve la version courante du document. Pour gérer plusieurs versions, téléversez la nouvelle version en remplacement ou conservez les versions avec des noms distincts.
Comment partager un document avec un client ?
Si le portail client est activé, les documents liés aux enregistrements accessibles au client seront visibles depuis son espace.