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Recherche d’Entreprises (Sirene)

8 minutes

Guide Utilisateur – Recherche d’Entreprise #

📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes

Introduction #

Ce guide est destiné aux utilisateurs de Kafinea qui créent ou modifient des fiches Clients et Fournisseurs. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour :

  • Rechercher une entreprise française à partir des registres officiels
  • Pré-remplir automatiquement une fiche Client ou Fournisseur avec les données officielles
  • Comprendre les contrôles effectués par le système (doublons, TVA, entreprise inactive)

Bon à savoir : La saisie manuelle reste toujours possible. Si le service de recherche est indisponible ou si l’entreprise n’est pas trouvée, vous pouvez remplir la fiche normalement.

1. Accéder à la Recherche d’Entreprise #

Prérequis #

La fonctionnalité doit être activée par un administrateur :

  • Accédez à Menu principal > Configuration > Gestion des modules > Fonctionnalités
  • Activez l’option Recherche d’entreprise

Point d’entrée #

Le bouton Rechercher une entreprise est disponible dans l’écran d’édition (création ou modification) d’un Client ou d’un Fournisseur.

  1. Ouvrez la fiche d’un Client ou d’un Fournisseur en mode édition
  2. Cliquez sur le bouton Rechercher une entreprise
  3. Un assistant s’ouvre sous forme de fenêtre modale

2. Utiliser l’Assistant de Recherche #

L’assistant se déroule en deux étapes principales : Recherche puis Aperçu des données.

Étape 1 : Recherche #

L’écran de recherche comporte :

  • Un champ de saisie principal : Nom, SIREN ou SIRET…
  • Un champ optionnel : Code postal (pour affiner les résultats)
  • Un bouton Rechercher

Lancer une recherche #

  1. Saisissez un terme de recherche :
    • Le nom de l’entreprise (ou une partie du nom)
    • Un numéro SIREN (9 chiffres)
    • Un numéro SIRET (14 chiffres)
  2. Facultatif : saisissez un code postal pour filtrer les résultats géographiquement
  3. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée

Comprendre les résultats #

Les résultats s’affichent sous forme de liste. Pour chaque entreprise, vous voyez :

Information Description
Nom La dénomination officielle de l’entreprise
SIREN / SIRET Les identifiants légaux
Adresse L’adresse de l’établissement
Code APE Le code d’activité principale
Statut Un badge indiquant si l’entreprise est Active (vert) ou Fermée (rouge)

Note : Si le nombre de résultats dépasse la limite d’affichage, un message vous invite à affiner votre recherche.

Sélectionner une entreprise #

Cliquez sur l’entreprise souhaitée dans la liste des résultats.

Cas d’une entreprise avec plusieurs établissements :

Si l’entreprise possède plusieurs établissements (sites), un écran intermédiaire vous permet de choisir le bon établissement. Chaque établissement affiche :

  • Son numéro SIRET
  • Son adresse
  • Son statut (Active / Fermée)
  • Un badge Siège s’il s’agit du siège social

Cliquez sur l’établissement à utiliser pour continuer.

Astuce : Un bouton Retour vous permet de revenir à la liste des résultats à tout moment.

Détection de doublons #

Après la sélection d’une entreprise (ou d’un établissement), le système vérifie automatiquement si un Client ou Fournisseur avec le même SIRET existe déjà dans Kafinea.

Si un doublon est détecté :

  • Un avertissement s’affiche avec le nom et le module de la fiche existante
  • Un lien Voir la fiche existante permet d’ouvrir cette fiche dans un nouvel onglet
  • Vous pouvez :
    • Annuler : revenir à la recherche
    • Continuer quand même : poursuivre malgré le doublon

Étape 2 : Aperçu des données #

Après la sélection, le système récupère les données détaillées de l’entreprise et affiche un tableau de prévisualisation comparant les valeurs actuelles de la fiche avec les données officielles.

Comprendre le tableau de prévisualisation #

Le tableau comporte trois colonnes :

Colonne Description
Champ Le nom du champ concerné
Valeur actuelle La valeur déjà saisie dans la fiche (si existante)
Valeur officielle La valeur provenant des registres officiels

Code couleur des lignes #

Couleur Signification
Vert Nouveau champ : la fiche est vide, la valeur officielle sera ajoutée
Jaune Modification : la valeur actuelle diffère de la valeur officielle — elle sera remplacée
Rouge Attention : la valeur officielle est vide alors que la fiche contient déjà une donnée
Pas de couleur Identique : la valeur actuelle correspond à la valeur officielle

Champs proposés #

Les données officielles couvrent les champs suivants :

Champ Description
Nom du compte / Nom du fournisseur Raison sociale officielle
Adresse Adresse de l’établissement
Code postal Code postal
Ville Ville
Pays Pays
SIRET Numéro SIRET (14 chiffres)
N° TVA intracommunautaire Calculé automatiquement à partir du SIREN
Code APE / NAF Code d’activité principale

Protéger vos données existantes #

Si une valeur officielle est vide alors que le champ contient déjà une donnée (ligne rouge) :

  • Par défaut, la valeur existante est conservée
  • Une case à cocher apparaît à côté du champ, avec l’indication "Cocher pour effacer la valeur actuelle"
  • Cochez la case uniquement si vous souhaitez volontairement vider ce champ

Entreprise inactive #

Si l’entreprise sélectionnée n’est plus active (cessation d’activité, liquidation, etc.), un avertissement rouge s’affiche en haut de l’aperçu :

⚠ Attention : cette entreprise n’est plus active.

Cet avertissement est informatif et non bloquant. Vous pouvez tout de même appliquer les données.

Vérification automatique de la TVA #

Pendant l’aperçu des données, le système effectue automatiquement une vérification du numéro de TVA via le service européen VIES.

Résultats possibles de la vérification #

Résultat Affichage
TVA valide Bannière verte : "Numéro de TVA validé par VIES"
TVA non reconnue Bannière orange : "Ce numéro de TVA n’est pas reconnu par le service VIES"
Service indisponible Bannière rouge avec un bouton Réessayer

Bon à savoir : La vérification VIES est informative. Un numéro non reconnu ou un service indisponible n’empêche pas d’appliquer les données. Le numéro de TVA est calculé automatiquement à partir du SIREN selon la formule officielle française.

Confirmer et appliquer #

  1. Vérifiez les données dans le tableau de prévisualisation
  2. Si nécessaire, cochez/décochez les cases sur les lignes rouges
  3. Cliquez sur Confirmer et appliquer
  4. Un message de succès s’affiche : "Données officielles appliquées avec succès !"
  5. L’assistant se ferme automatiquement après quelques secondes

Important : Les données sont injectées dans le formulaire mais ne sont pas encore sauvegardées. N’oubliez pas de sauvegarder la fiche après la fermeture de l’assistant.

3. Champs Pré-remplis #

Correspondance des champs #

Donnée officielle Champ Client Champ Fournisseur
Raison sociale Nom du compte Nom du fournisseur
Adresse Adresse (facturation) Adresse
Code postal Code postal (facturation) Code postal
Ville Ville (facturation) Ville
Pays Pays (facturation) Pays
SIRET SIRET SIRET
N° TVA intracommunautaire N° TVA N° TVA
Code APE / NAF Code APE Code APE

Identifiants légaux #

  • Le SIRET (14 chiffres) est stocké dans un champ unique. Le SIREN (9 chiffres) correspond aux 9 premiers caractères du SIRET.
  • Le numéro de TVA intracommunautaire est calculé automatiquement à partir du SIREN, puis vérifié via le service VIES.

Modification après pré-remplissage #

Tous les champs restent modifiables après le pré-remplissage. Vous pouvez ajuster manuellement les valeurs si nécessaire avant de sauvegarder la fiche.

4. Gestion des Erreurs #

Aucun résultat trouvé #

Si la recherche ne retourne aucun résultat :

  • Un message s’affiche : "Aucun résultat trouvé. Vous pouvez saisir les informations manuellement."
  • Fermez l’assistant et remplissez la fiche manuellement

Conseils pour améliorer la recherche :

  • Vérifiez l’orthographe du nom de l’entreprise
  • Essayez avec le numéro SIREN ou SIRET si vous le connaissez
  • Utilisez le filtre code postal pour réduire les résultats
  • Simplifiez le nom de recherche (par exemple, "Dupont" au lieu de "Établissements Dupont et Fils SAS")

Service externe indisponible #

Si le service de recherche est temporairement indisponible :

  • Un message d’erreur s’affiche
  • Fermez l’assistant et saisissez les informations manuellement
  • Réessayez plus tard si vous souhaitez utiliser la recherche

Trop de requêtes #

Si vous effectuez trop de recherches en peu de temps :

  • Un message vous invite à patienter quelques instants
  • Attendez un moment puis réessayez

5. Questions Fréquentes #

La fonctionnalité n’est pas disponible, je ne vois pas le bouton #

Vérifiez que la fonctionnalité Recherche d’entreprise est activée :

  1. Accédez à Menu principal > Configuration > Gestion des modules > Fonctionnalités
  2. Vérifiez que l’option Recherche d’entreprise est bien activée

Si l’option n’apparaît pas, contactez votre administrateur.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour des entreprises étrangères ? #

Non, la V1 de cette fonctionnalité est limitée aux entreprises françaises. Les registres consultés sont les registres officiels français (API Recherche d’Entreprises). La gestion multi-pays pourra être ajoutée dans une version ultérieure.

Le numéro de TVA affiché est-il fiable ? #

Le numéro de TVA intracommunautaire est calculé automatiquement à partir du SIREN selon la formule officielle française. Il est ensuite vérifié via le service européen VIES. Si VIES confirme la validité, le numéro est fiable. Si VIES est indisponible ou invalide le numéro, une vérification manuelle peut être nécessaire.

Que se passe-t-il si je sélectionne une entreprise fermée ? #

Un avertissement vous informe que l’entreprise n’est plus active, mais la sélection n’est pas bloquée. Cela peut être utile pour créer une fiche historique ou pour un fournisseur avec lequel vous avez des factures en cours.

Les données sont-elles écrasées automatiquement ? #

Non. Le système ne remplace jamais silencieusement des données :

  • Vous visualisez toujours les changements avant de les appliquer
  • Les champs où la valeur officielle est vide ne sont pas effacés (sauf si vous cochez explicitement la case)
  • Vous devez cliquer sur Confirmer et appliquer pour valider

Puis-je annuler après avoir appliqué les données ? #

Les données sont injectées dans le formulaire mais pas encore sauvegardées. Si vous souhaitez annuler :

  • Avant sauvegarde : rechargez la page sans sauvegarder
  • Après sauvegarde : modifiez manuellement les champs concernés

Un doublon SIRET a été détecté, que faire ? #

Si le système détecte qu’un Client ou Fournisseur avec le même SIRET existe déjà :

  1. Cliquez sur Voir la fiche existante pour vérifier s’il s’agit bien d’un doublon
  2. Si c’est un vrai doublon, cliquez sur Annuler et utilisez la fiche existante
  3. Si ce n’est pas un doublon (par exemple, un établissement différent de la même entreprise), cliquez sur Continuer quand même

L’assistant IA peut-il aussi rechercher une entreprise ? #

Oui. L’assistant IA intégré à Kafinea dispose d’un outil Recherche d’entreprise qui lui permet de rechercher une entreprise par nom, SIREN ou SIRET et de retourner les informations officielles. Vous pouvez lui demander par exemple : "Recherche l’entreprise Dupont SAS" ou "Trouve le SIRET 12345678901234".

6. Glossaire #

Terme Définition
SIREN Numéro d’identification unique d’une entreprise en France (9 chiffres)
SIRET Numéro d’identification d’un établissement, composé du SIREN + NIC (14 chiffres)
NIC Numéro Interne de Classement, identifiant un établissement au sein d’une entreprise (5 chiffres)
Code APE / NAF Code d’Activité Principale Exercée, attribué par l’INSEE
TVA intracommunautaire Numéro d’identification fiscale pour les échanges au sein de l’Union européenne
VIES VAT Information Exchange System — service européen de vérification des numéros de TVA
Siège social Établissement principal d’une entreprise
Établissement Site géographique d’une entreprise (une entreprise peut avoir plusieurs établissements)
Entreprise active Entreprise en activité (non radiée, non liquidée)
Entreprise fermée Entreprise ayant cessé son activité

Besoin d’aide ? #

Pour toute question sur la fonctionnalité de recherche d’entreprise, contactez votre administrateur Kafinea ou l’équipe support.

Références associées 🔗 #