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Menu principal > Ventes
Introduction #
Le module Comptes centralise les informations de vos clients, prospects, partenaires et fournisseurs. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Comptes.
Un compte représente une entité (entreprise, association, administration) avec laquelle vous entretenez une relation commerciale. C’est le point de rattachement de l’ensemble des documents commerciaux : devis, commandes, factures, avoirs, tickets de support, etc.
1. Créer un compte #
Accès #
- Accédez au module Comptes via Menu principal > Ventes > Comptes
- Cliquez sur le bouton Ajouter Compte
Informations à renseigner #
Informations principales :
- Nom du compte : la raison sociale ou le nom de l’entité (obligatoire)
- Type de compte : la nature de la relation (Client, Prospect, Partenaire, Revendeur, etc.)
- Secteur d’activité : le secteur dans lequel opère l’entité
- Site web : l’URL du site de l’entité
- Téléphone / Email : les coordonnées principales
Adresses :
- Adresse de facturation : utilisée par défaut sur les devis, commandes et factures
- Adresse de livraison : utilisée par défaut sur les bons de livraison
Bon à savoir : les adresses du compte sont automatiquement reprises lors de la création de documents commerciaux (devis, commandes, factures). Vous pouvez les modifier au cas par cas sur chaque document.
Compte parent :
Le champ Compte parent permet d’établir une hiérarchie entre comptes. Par exemple, une filiale peut être rattachée à sa maison mère. Cette arborescence permet de visualiser la structure organisationnelle des groupes multi-entités et peut être exploitée lors de la facturation récurrente et de la tarification par grille tarifaire (voir section 5).
2. Types de compte #
Le type de compte définit la nature de votre relation avec l’entité :
| Type | Usage courant |
|---|---|
| Client | Entité ayant déjà effectué un achat |
| Prospect | Entité en cours de prospection commerciale |
| Partenaire | Entité avec laquelle vous collaborez |
| Revendeur | Entité qui redistribue vos produits ou services |
| Autre | Tout autre type de relation |
Bon à savoir : le type de compte n’a pas d’impact fonctionnel sur les documents commerciaux. Il sert principalement à la segmentation et au reporting.
3. Vue d’ensemble d’un compte #
La fiche d’un compte offre une vue complète de la relation commerciale grâce aux onglets de relations :
- Contacts : les personnes physiques rattachées à ce compte
- Devis : les propositions commerciales émises
- Commandes client : les bons de commande enregistrés
- Factures : les factures émises
- Avoirs clients : les avoirs émis
- Documents : les fichiers associés (contrats, pièces jointes, etc.)
- Activités : les appels, réunions et tâches liés à ce compte
- Tickets : les demandes de support associées
- Sites : les différents sites (adresses de livraison) rattachés à ce compte
Cette vue centralisée permet de retrouver rapidement l’historique complet d’un client sans naviguer entre les différents modules.
4. Actions disponibles #
Créer un document depuis le compte #
Depuis la fiche d’un compte, vous pouvez créer directement :
- Un devis
- Une commande client
- Une facture
Le compte sera automatiquement pré-rempli dans le nouveau document.
Envoyer un email #
Vous pouvez envoyer un email directement depuis la fiche du compte. L’email sera archivé dans l’historique des activités.
Dupliquer #
Utilisez la fonction Dupliquer pour créer un nouveau compte à partir d’un existant. Les informations principales sont reprises (hors documents liés).
5. Hiérarchie des comptes #
Le champ Compte parent permet de structurer vos comptes en arborescence :
- Un compte parent peut avoir plusieurs sous-comptes
- Chaque sous-compte conserve ses propres documents et contacts
- La hiérarchie est visible depuis la fiche du compte parent
Important : Kafinea ne propose pas de vue consolidée des devis et factures d’un groupe de comptes. Chaque compte (parent ou sous-compte) gère ses propres documents de manière indépendante.
Facturation récurrente sur le compte parent #
Lors de la création d’un bon de commande récurrent, une option Facturer le compte parent est disponible dans le bloc « Informations de facturation récurrente ». Lorsque cette option est activée, les factures générées automatiquement sont rattachées au compte parent plutôt qu’au compte du bon de commande. Cela permet par exemple de centraliser la facturation sur la maison mère tout en gérant les commandes au niveau de chaque filiale.
Exemple d’utilisation :
Un groupe industriel (compte parent) avec plusieurs filiales (sous-comptes). Les bons de commande récurrents sont saisis sur chaque filiale, mais en activant l’option « Facturer le compte parent », les factures générées sont automatiquement rattachées à la maison mère.
Tarification par grille tarifaire basée sur le groupe #
Les grilles tarifaires proposent deux stratégies de tarification qui exploitent la hiérarchie des comptes :
- Tarif dégressif (groupe) : le prix unitaire est déterminé par la consommation totale du groupe (maison mère + filiales). Chaque filiale est facturée pour sa propre consommation, au prix unitaire déterminé par le volume global du groupe.
- Tarif dégressif par tranches (groupe) : les tranches tarifaires sont calculées sur la consommation totale du groupe. La part de chaque filiale est proportionnelle à sa contribution dans la consommation globale.
Ces stratégies permettent à un groupe de bénéficier de tarifs plus avantageux grâce à la mutualisation des volumes de consommation entre la maison mère et ses filiales. Pour plus de détails et des exemples de calcul, consultez la documentation sur les stratégies de tarification.
6. Cas particuliers #
Compte avec plusieurs adresses de livraison #
Un compte possède une adresse de facturation et une adresse de livraison par défaut. Pour les clients disposant de plusieurs lieux de livraison, Kafinea propose la fonctionnalité Sites.
Les Sites permettent de définir plusieurs adresses rattachées à un même compte. Chaque site possède :
- Un code et un nom pour l’identifier facilement
- Une adresse complète (rue, ville, code postal, pays)
- Un indicateur Site par défaut pour désigner le site principal
Les sites d’un compte sont visibles et gérables directement depuis la fiche du compte, dans l’onglet Sites. Cela vous permet de conserver un référentiel centralisé de toutes les adresses de livraison de votre client.
Lors de la création d’un document commercial (commande, bon de livraison, etc.), vous pouvez modifier l’adresse de livraison en vous référant aux sites enregistrés sur le compte.
Fusion de doublons #
Si un même client a été créé en double, utilisez la fonction Fusionner pour regrouper les deux fiches. Les documents liés au doublon seront rattachés au compte conservé.
Suppression d’un compte #
La suppression d’un compte ne supprime pas les documents associés (devis, factures, etc.). Ceux-ci perdent simplement leur lien avec le compte. Avant de supprimer un compte, vérifiez qu’il n’existe pas de documents en cours.
7. Questions fréquentes #
Quelle est la différence entre un compte et un contact ? #
Le compte représente l’entité (entreprise, organisation), tandis que le contact représente une personne physique au sein de cette entité. Un compte peut avoir plusieurs contacts.
Comment transformer un prospect en client ? #
Modifiez simplement le champ Type de compte de « Prospect » à « Client ». Il n’y a pas de processus de conversion spécifique pour les comptes.
Comment voir toutes les factures d’un client ? #
Depuis la fiche du compte, accédez à l’onglet Factures pour consulter l’ensemble des factures émises pour ce client.
Peut-on importer des comptes en masse ? #
Oui, Kafinea propose une fonction d’import qui permet de créer ou mettre à jour des comptes à partir d’un fichier CSV. Accédez à cette fonction via le menu d’actions du module Comptes.
8. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Compte | Fiche représentant une entité (entreprise, organisation) avec laquelle vous êtes en relation |
| Contact | Personne physique rattachée à un compte |
| Compte parent | Compte de niveau supérieur dans une hiérarchie (ex : maison mère) |
| Type de compte | Classification de la relation commerciale (Client, Prospect, Partenaire, etc.) |