Chaque fois que vous créez un document comptable (facture, paiement etc …), celui-ci sera enregistré automatiquement dans la comptabilité.
Lors de l’enregistrement automatique ou de la régénération des écritures, le processus utilise les différents paramétrages suivants :
- le paramétrage de la génération des lignes d’écritures. (Voir l’article : Gestion financière – Comment fonctionne la génération automatique des écritures comptable?)
- le paramétrage des stratégies comptables rattachées aux Familles d’Articles ou aux Articles.
- le paramétrage des stratégies d’affectation de comptes de TVA
L’application des stratégies comptables répond à une logique définie comme suit :
1 – L’application du plan comptable générique #
Si aucun paramétrage personnalisé n’est configuré, les règles de la comptabilité générale selon le plan comptable seront appliquées arbitrairement par Kafinea.
2 – L’application des stratégies comptable personnalisées #
Kafinea propose la création de stratégies comptables personnalisées qui permettent de prédéfinir automatiquement le compte comptable à utiliser pour un contexte donné.
Les stratégies sont ensuite associées à des familles d’article. Une famille d’article pouvant être enregistré en comptabilité sous plusieurs comptes différents en fonction du contexte (Achat, Vente) et de la TVA, il est donc possible de définir une ou plusieurs stratégies par famille d’article.
Une stratégie se crée en suivant ce chemin : Finance/Comptabilité, onglet Paramètres, section: Stratégies d’attribution de numéros de comptes pour les Produits et Services
Il est possible de définir des stratégies par contexte :
- Comptes pour les ventes,
- Comptes pour les achats,
- Comptes pour les taxes sur les ventes
- Comptes pour les taxes sur les achats
Cas pratique :
a – Je souhaites definir une strategie pour l’achat de frais postaux. Certaines prestations sont soumises à la TVA et d’autres non. Dans les deux cas le compte comptable utilisé est le même.
Je crée donc 1 seule stratégie, dans Comptes pour les achats.
- Nom de la stratégie : Frais postaux
- famille d’article : frais postaux non soumis à la TVA,
- Contexte: Achat
- TVA : n’importe quel taux
- Compte pour l’article : (le compte comptable correspondant)
b – Je souhaites définir une stratégie pour l’achat de matière première. Suivant si l’achat est soumis à la TVA ou non, le compte comptable pour l’achat hors taxe est différent.
Je crée donc deux stratégies pour une seule et même famille d’article, dans Comptes pour les achats:
- Nom de la stratégie : Matière première exo TVA
- famille d’article : Matière première
- Contexte: Achat
- TVA : 0%
- Compte pour l’article : (le compte comptable correspondant)
- Nom de la stratégie: Matière première soumise TVA
- famille d’article : Matière première
- Contexte: Achat
- TVA : 20%
- Compte pour l’article : (le compte comptable correspondant)
Lors de la saisie de la facture, suivant le taux de TVA sélectionné, l’une ou l’autre des stratégies s’appliquera.
3 – L’application des stratégies pour les comptes de TVA #
Il est également possible de définir des stratégies pour la TVA, afin d’utiliser des comptes comptable de TVA distincts en fonction de chaque taux. Cette pratique est recommandée afin de simplifier le processus automatique de déclaration de la TVA. (Article à venir : Comment déclarer la TVA?)
Cas pratique:
Je travaille avec les DOM-TOM, dans le contexte des achats, je souhaites que la TVA à 20% soit affectée au compte 4456601 et la TVA à 8,5% au compte 4456602.
Je crées deux stratégies dans les comptes pour les taxes sur les achats
- TVA 20%
- Taxe : 20%
- Contexte : Achat
- Numéro de compte : 4456601 TVA 8,5%
- Taxe : 8,5%
- Contexte: Achat
- Numéro de compte : 4456602
Lors de la saisie de la facture, suivant le taux de TVA sélectionné, l’une ou l’autre des stratégies sera appliquée.
Une stratégie de taxe peu être rattachée à une stratégie d’article. Dans ce cas la stratégie de taxe sera considérée en priorité lors de l’enregistrement de la taxe de cet article.
Une stratégie est propre à la Famille Article sélectionné. Celle-ci devra être rattaché à un Article (Produit ou Service) pour être appliquée. (Catalogue/Produits ou Catalogue/Services, Section Comptabilité de la fiche sélectionné)
Note: Une stratégie peut également être appliquée directement à un article. Cette action reste exceptionnelle, car dans ce cas la stratégie n’est valable que pour l’article défini.
[box type= »shadow »] Astuce: Depuis la fiche d’un Article ou d’une Famille d’article, il est possible de visualiser les stratégies existantes lui appartenant en cliquant sur l’onglet ‘Comptabilité’. Il est également possible d’en ajouter de nouvelles.[/box]
Aller plus loin : L’attribution des stratégies comptables n’est qu’une partie du paramétrage pour l’enregistrement automatique des écritures comptables. Voir les autres éléments dans les articles suivants:
Comment configurer la comptabilité pour l’enregistrement automatique des écritures?