Automatiser sans complexifier : les 5 workflows essentiels que toute entreprise devrait mettre en place
Digitaliser ses processus métiers ne doit pas rimer avec rigidité ou surcharge technique. L’enjeu ? Gagner en efficacité sans perdre en agilité. Voici 5 workflows essentiels concrets à déployer dans un ERP comme Kafinea pour structurer, automatiser et fiabiliser vos opérations.
1. Gestion des réclamations clients
Objectif : Traiter toutes les réclamations rapidement, sans perte d’information.
Pourquoi l’automatiser :
Dans de nombreuses PME, les réclamations sont encore gérées par e-mail ou par téléphone, sans véritable suivi. Résultat : retards, oublis, clients insatisfaits.
Workflow recommandé :
- Formulaire de réclamation (clients ou collaborateurs)
- Transmission automatique au SAV ou au service concerné
- Suivi de traitement en temps réel
- Notification client à chaque étape
✅ Bénéfices : Délais de traitement divisés par 3, hausse du taux de satisfaction client.
2. Demandes d’achat et circuit de validation
Objectif : Accélérer les achats tout en gardant le contrôle budgétaire.
Pourquoi l’automatiser :
Les allers-retours par mail ou Excel freinent les opérations et créent des zones d’ombre.
Workflow recommandé :
- Formulaire d’achat avec montant, fournisseur, centre de coût
- Validation automatique selon seuils ou budget restant
- Transmission aux achats puis à la comptabilité
✅ Bénéfices : Délai de traitement réduit de 4 jours à 2h, meilleure lisibilité des dépenses, moins d’erreurs.
3. Onboarding des nouveaux collaborateurs
Objectif : Accueillir efficacement chaque nouvelle recrue.
Pourquoi l’automatiser :
Trop souvent, l’arrivée d’un nouveau salarié manque de coordination. Résultat : perte de temps, erreurs, sentiment d’impréparation.
Workflow recommandé :
- Déclenchement à la validation d’un recrutement
- Notifications aux RH, manager, DSI, paie, etc.
- Attribution des accès, matériel, documents à signer
- Suivi complet du parcours d’intégration
✅ Bénéfices : Salarié opérationnel plus vite, intégration fluide, meilleure image employeur.
4. Gestion des notes de frais
Objectif : Réduire la perte de justificatifs et simplifier les remboursements.
Pourquoi l’automatiser :
Entre les tickets perdus, les relances et les tableaux Excel, la gestion manuelle est source de frictions.
Workflow recommandé :
- Saisie mobile des frais avec justificatifs photo
- Calculs et contrôles automatiques
- Validation hiérarchique
- Archivage et paiement
✅ Bénéfices : Plus aucun frais non justifié, gain de temps pour les collaborateurs, suivi précis des dépenses.
5. Relance des documents et conformité client (KYC)
Objectif : Suivre les documents clients à jour et respecter les obligations réglementaires.
Pourquoi l’automatiser :
Dans certains secteurs (banque, assurance, immobilier…), les mises à jour clients sont chronophages et critiques.
Workflow recommandé :
- Échéancier automatisé de contrôle des dossiers
- Relances programmées avec lien de téléversement
- Suivi des pièces manquantes ou non conformes
- Validation et archivage
✅ Bénéfices : Moins de relances manuelles, meilleure conformité, taux de mise à jour en forte hausse.
Kafinea vous aide à mettre en place ces workflows sans complexité
Avec Kafinea, vous modélisez et activez ces processus simplement, sans avoir besoin de compétences techniques. Vous pilotez vos activités avec plus de visibilité, de fiabilité et de fluidité.