La relation client, c’est comme un bon vin : ça devient meilleur avec le temps.

Les informations sur les clients et leurs abonnements sont souvent dispersées dans plusieurs systèmes ou bases de données, entraînant des incohérences, erreurs et retards de paiement. Pas avec Kafinea.

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Centralisation des informations

Mettez vos retards de paiement aux abonnés absents

En combinant les modules Comptes client, Contrats de service, Comptabilité et Facturation, devenez un expert des abonnements. Tous les produits et services fournis de manière récurrente peuvent être intégrés à Kafinea :

  • Logiciels en tant que service (SaaS)
  • Télécommunications
  • Transports et mobilité
  • Services de fitness & bien-être
  • Maintenance
  • Sécurité
  • Formation
  • Bien plus encore !

Souscriptions et renouvellements simplifiés

Facilitez les abonnements et renouvellements

Créez des formulaires connectés et intégrez les à votre site web ou à votre extranet client. Dès l’envoi d’un formulaire et réception du paiement, l’abonnement est créé dans votre instance.

Gardez une trace des dates de début, de fin, et de renouvellement des abonnements de vos clients. Évitez leur le désagrément des interruptions de service. Grâce aux workflows Kafinea, notifiez les quand la fin de leur abonnement approche et donnez leur la possibilité de renouveler en un clic depuis l’email de notification.

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Facturation & gestion des paiements

Paramétrez une facturation récurrente

Facturez automatiquement de façon récurrente vos clients qui commandent les mêmes articles ou produits régulièrement. Paramétrez le montant de votre facturation, son intervalle et le moyen de paiement et n’y pensez plus ! Votre facture est ensuite envoyée automatiquement, rangée et intégrée comme vos autres factures à votre comptabilité.

Connectez votre compte bancaire professionnel à votre instance Kafinea et reliez en un clic les paiements entrants aux factures émises.

Prélèvements SEPA

Optimisez votre cycle client (order to cash)

Améliorez la procédure de paiement et votre expérience client en intégrant des prélèvements SEPA sur les abonnements de vos clients.

Les factures récurrentes en attente de prélèvement sont traitées automatiquement par Kafinea pour déclencher un prélèvement. Ni vous ni vos clients n’avez plus à faire quoi que ce soit. Du business, du vrai.

L’automatisation au service des abonnements

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Grilles tarifaires personnalisables

    Créez et appliquez des grilles tarifaires spécifiques à vos clients et fournisseurs pour gagner du temps lors de vos transactions.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Signature électronique

    Envoyez vos documents pour signature électronique directement depuis Kafinea et déclenchez des actions dès la signature reçue.

  • Type de facturation par tâche de projet

    Choisissez une facturation forfaitaire ou au temps passé pour chaque tâche de projet et facilitez l’automatisation de votre facturation.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de gestion des abonnements

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Facturation différentielle

    Facilitez votre suivi de facturation de projet grâce à notre assistant de facturation d’avancement.

  • Facturation récurrente d’abonnements

    Facturez vos abonnements de façon automatique selon la périodicité de votre choix.

  • Facturation récurrente de consommations

    Déclenchez une facture périodique sur la base de consommations récupérées via API ou saisies manuellement.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques de gestion des abonnements

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Ajout de produits et services depuis un catalogue

    Importez automatiquement le prix et les quantités de vos produits et services depuis un catalogue.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Création manuelle

    Générez des documents simples, clairs et professionnels en quelques clics.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Personnalisation avancée de documents

    Personnalisez vos documents de vente aux couleurs de votre entreprise grâce au PDF designer low-code de Kafinea.

  • Saisie automatique des informations client

    Importez sur vos documents toutes les informations concernant votre client (adresse postale, numéro de SIRET, email, etc) simplement en le sélectionnant.

  • Saisie manuelle de paiement

    Saisissez manuellement un paiement reçu physiquement, par chèque ou espèces par exemple.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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