Montez une équipe d’intervention qui fera pâlir le GIGN.

Planifier, organiser et prioriser des interventions de maintenance interne ou de maintenance client peut être un véritable casse-tête. Pas avec Kafinea.

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Planification et sous-traitance

Recrutez et organisez vos intervenants

Publiez directement des formulaires sur vos sites web où les intervenants peuvent s’enregistrer. Une fois l’intervenant approuvé, il peut gérer lui-même ses disponibilités et voir sur l’extranet ses prochaines interventions.

Contrôlez finement qui a accès à quoi, et soyez sûr qu’il y aura toujours le nombre d’intervenants nécessaires pour vos opérations.

Feuilles de temps

Générez automatiquement des feuilles de temps

Quelle que soit l’ampleur de l’intervention, générez automatiquement des feuilles de temps. Intégrez des QR codes à scanner sur site pour démarrer et terminer un chronomètre. Utilisez ensuite ces feuilles de temps pour la facturation automatique.

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Facturation d’intervention

Estimez vos coûts au plus juste et facturez efficacement

Que la facturation soit au forfait ou au temps passé, agrégez automatiquement tous les éléments facturables d’une intervention et envoyez automatiquement la facture au client. Qu’il y ait 1 ou 1 000 intervenants, vous pouvez vous concentrez sur la qualité des prestations plutôt que sur la paperasse et augmenter votre satisfaction client.

Comptes-rendus

Gardez une trace des interventions effectuées

Personnalisez vos modèles de comptes-rendus, faites les remplir par vos intervenants et gardez une trace des opérations effectuées et du matériel utilisé. Ce compte-rendu peut ensuite être stocké ou envoyé à votre client comme trace écrite des opérations de maintenance effectuées chez lui.

L’automatisation au service des interventions

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Formulaires web connectés

    Importez les données reçues d’un formulaire de contact et exploitez les dans Kafinea.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de gestion des interventions

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Envoi de SMS

    Envoyez un texto à un prospect, client, fournisseur ou collaborateur en un clic depuis sa fiche.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Gestion des candidatures

    Ouvrez des postes ou des tâches et permettez aux utilisateurs de se rendre disponible.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques de gestion des interventions

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Calendrier personnel

    Ajoutez des activités et tâches ponctuelles ou récurrentes à votre calendrier Kafinea et gardez le contrôle de votre emploi du temps.

  • Création manuelle

    Générez des documents simples, clairs et professionnels en quelques clics.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Envoi d’email

    Envoyez un email à un prospect, client, fournisseur ou collaborateur en un clic depuis sa fiche.

  • Export au format PDF

    Exportez les données de votre choix au format PDF.

  • Filtrage par priorité

    Définissez un niveau de priorité pour chaque fiche pour faciliter le traitement des urgences.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Suivi du temps passé

    Gardez une trace du temps passé par chaque employé sur un projet spécifique.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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