Les documents pros c’est comme les ados : ça doit apprendre à se gérer tout seul.

Dupliquer des modèles Word et les éditer manuellement est très chronophage et multiplie le risque d’erreurs humaines. Pas avec Kafinea.

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Templates personnalisables

Créez autant de templates que vous le voulez

Personnalisez vos modèles de PDF et d’emails avec l’éditeur de template de Kafinea low-code. Créez des documents qui vous ressemblent en intégrant votre charte graphique.

Vous pouvez créer autant de modèles que souhaités pour un même type de fichier ou d’email. Générer des devis, factures, bulletins de paie et autres n’a jamais été aussi facile.

Gestion électronique des documents avancée

Organisez et retrouvez vos documents facilement

La grande force de la GED Kafinea provient de l’interopérabilité des modules. Un document peut être connecté en simultané à un compte client, à une facture, à un projet et à n’importe quelle autre fiche du logiciel. Accédez à vos documents en un clic depuis n’importe quel module.

Créez votre propre méthode d’archivage avec un système de tags croisés pour regrouper différents types de fichiers qui se rapportent à la même thématique.

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Envoi facilité

Envoyez des fichiers directement depuis le logiciel

Gagnez un temps considérable en créant et envoyant vos fichiers par mail via une seule et même plateforme. Grâce au module Contacts, vous pouvez choisir une ou plusieurs personnes au sein d’une compte client à qui envoyer lesdits documents.

Grâce à la puissante force d’automatisation de Kafinea, vos fichiers peuvent être envoyés automatiquement de façon périodique ou à l’activation d’un déclencheur défini par vos soins.

Gestion documentaire assistée par workflow

Automatisez votre archivage

Paramétrez des workflows pour archiver ou supprimer des documents passé une certaine période de temps. Attribuez des tags automatiquement en fonction du type de document uploadé.

L’automatisation au service de la gestion documentaire

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Prompt IA

    Utilisez l’IA dans les workflows Kafinea pour comprendre une situation et automatiser des actions.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Signature électronique

    Envoyez vos documents pour signature électronique directement depuis Kafinea et déclenchez des actions dès la signature reçue.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de gestion documentaire

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques de gestion documentaire

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Création manuelle

    Générez des documents simples, clairs et professionnels en quelques clics.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Lien avec les affaires

    Liez informatiquement les documents que vous émettez à une affaire commerciale.

  • Personnalisation avancée de documents

    Personnalisez vos documents de vente aux couleurs de votre entreprise grâce au PDF designer low-code de Kafinea.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

Les pages connexes

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