Découvrez comment MTN Inventaires, acteur incontournable des services d’inventaire dans les Caraïbes, a transformé sa gestion opérationnelle et administrative grâce à Kafinea. Dans cette success story, nous revenons sur le défi de digitaliser des processus RH chronophages et basés sur le papier pour des employés aux horaires très variables, la solution sur mesure développée par Madiasoft incluant une application mobile et l’ERP, et les résultats concrets obtenus. Un exemple inspirant démontrant comment l’automatisation permet d’éradiquer les erreurs de saisie tout en soutenant efficacement la croissance d’une entreprise.
Le client : MTN Inventaires
MTN Inventaires garantit le bon fonctionnement des entreprises en fournissant des services d’inventaire précis et efficaces à travers les Caraïbes, desservant des pôles économiques majeurs tels que la Guadeloupe, la Martinique et la Guyane. Privilégiant la précision et la qualité dans la gestion des stocks, la société s’impose comme un partenaire de confiance pour les entreprises nécessitant des solutions disponibles 24 h/24 et 7 j/7.
Le défi
Afin de soutenir son activité, MTN Inventaires devait relever le défi de gérer efficacement les contrats et les fiches de paie pour ses inventoristes, des collaborateurs aux horaires de travail très variables qui enchaînent de nombreuses missions chaque mois.
L’entreprise pâtissait d’un processus manuel de suivi des temps sur format papier, à la fois chronophage et fortement sujet aux erreurs ou pertes d’informations. Gérer chaque intervention manuellement (avec l’édition d’un contrat par mission et d’une fiche de paie mensuelle) représentait une charge administrative écrasante et coûteuse.
Ces lourdeurs freinaient la capacité de l’entreprise à se développer à grande échelle et provoquaient des retards dans l’émission des factures clients et des fiches de paie.
La solution
Madiasoft a personnalisé Kafinea en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités et a créé une application mobile répondant aux besoins spécifiques de MTN Inventaires.
Le processus RH a été entièrement fluidifié : les employés renseignent leurs informations via un extranet, ce qui déclenche la création automatique d’un contrat pour chaque intervention et son envoi pour signature électronique. Sur le terrain, l’employé reçoit un QR code qu’il scanne à son arrivée et à son départ via l’application mobile, générant ainsi automatiquement la feuille de temps correspondante dans le système.
Des flux automatisés se chargent ensuite d’éditer les fiches de paie chaque mois, de procéder aux paiements par virement SEPA et de produire toutes les déclarations légales obligatoires.
Le résultat
La suppression totale du processus papier a permis de générer plus de 26 000 feuilles de temps l’année dernière avec une intervention humaine minimale, éradiquant au passage les erreurs de saisie. MTN Inventaires peut désormais suivre la présence de ses collaborateurs en temps réel, analyser automatiquement les absences et facturer ses clients juste après l’inventaire.
La création automatisée de milliers de fiches de paie a permis, grâce aux gains de temps et à la baisse des frais de sous-traitance, de réduire les coûts de traitement des contrats et des paies de près de 90 %. L’entreprise bénéficie aujourd’hui d’une expérience RH fiabilisée et parfaitement rationalisée.