Gagnez du temps, optimisez votre facturation !

La gestion de la facturation d’une PME peut rapidement mobiliser un ou plusieurs employés à plein temps. Pas avec Kafinea.

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Customisation

Personnalisez vos factures

Personnalisez aisément vos modèles de devis et factures grâce à notre PDF designer. Vous pouvez contrôler finement la mise en page de vos documents comptables, par exemple en ajoutant ou en supprimant des colonnes  ou en adaptant les couleurs à votre charte graphique. Vous pouvez aussi créer plusieurs modèles de factures et décider de les utiliser en fonction :

  • de la nature de vos prestations (produits, services) 
  • du contexte (point de vente physique, boutique e-commerce, etc)
  • du client destinataire

Facturation récurrente

Facturez facilement vos abonnements

Pourquoi facturer vos prestations périodiques manuellement quand vous pouvez les automatiser ? Qu’il s’agisse d’abonnements ou de consommations, Kafinea vous fait gagner un temps précieux et se charge de créer l’ensemble de vos factures récurrentes, en fin de mois par exemple. Plusieurs cycles de périodicité sont pris en charge : 

  • cycles journaliers 
  • cycles hebdomadaires
  • cycles mensuels 
  • cycles trimestriels
  • cycles annuels
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Automatisation

Automatisez votre facturation

Facturez automatiquement vos prestations à chaque étape d’un projet. Dès qu’une tâche est finalisée par un de vos collaborateurs, Kafinea peut créer la facture correspondante pour vous.

Vous pouvez également facturer en fin de mois vos prestations émargées dans notre module Feuilles de temps. Vos collaborateurs peuvent indiquer le temps qu’ils ont consacré à un projet ou à un compte client donné. En fin de période (mensuelle ou trimestrielle), Kafinea comptabilise l’ensemble de ces prestations et les facture en tenant compte du taux horaire de chaque collaborateur.

Facturation d’avancement

Gérez facilement votre facturation différentielle

Découvrez notre assistant simple et intuitif pour la création de vos factures de situation. Grâce au devis initial, Kafinea vous aide à facturer vos réalisations en tenant compte des factures déjà émises pour le même projet.

En plus de vous faire gagner du temps, cette fonctionnalité limite les erreurs humaines et facilite le suivi de facturation de projet.

L’automatisation au service de la facturation

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Assistant de rapprochement de paiements

    Simplifiez votre suivi de facturation en vous laissant guider par l’assistant qui propose d’associer les paiements entrants aux factures impayées ressemblantes.

  • Comment faire un devis professionnel conforme et efficace ?

    Établir un devis ne se résume pas à remplir un tableau de prix. C’est un acte commercial encadré, qui engage partiellement le prestataire et pose les bases d’une relation claire avec le client. Pour qu’il soit légal, lisible et surtout utile à la conversion, votre devis doit respecter plusieurs règles précises.

  • Création rapide d’une commande fournisseur

    Passez commande manuellement ou automatiquement auprès de votre fournisseur sur la base d’une facture émise.

  • Grilles tarifaires personnalisables

    Créez et appliquez des grilles tarifaires spécifiques à vos clients et fournisseurs pour gagner du temps lors de vos transactions.

  • La facturation récurrente automatisée : les avantages

    Voici au moins quatre avantages à utiliser un logiciel de gestion pour automatiser la facturation récurrente :

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Prompt IA

    Utilisez l’IA dans les workflows Kafinea pour comprendre une situation et automatiser des actions.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Relances automatiques à échéance

    Paramétrez différents niveaux de relance pour facture impayée, d’un simple email à l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception.

  • Signature électronique

    Envoyez vos documents pour signature électronique directement depuis Kafinea et déclenchez des actions dès la signature reçue.

  • Type de facturation par tâche de projet

    Choisissez une facturation forfaitaire ou au temps passé pour chaque tâche de projet et facilitez l’automatisation de votre facturation.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de facturation

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Choix de la société à facturer

    Choisissez de facturer la maison mère lors de vos affaires avec des entités multi-société.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Facturation différentielle

    Facilitez votre suivi de facturation de projet grâce à notre assistant de facturation d’avancement.

  • Facturation récurrente d’abonnements

    Facturez vos abonnements de façon automatique selon la périodicité de votre choix.

  • Facturation récurrente de consommations

    Déclenchez une facture périodique sur la base de consommations récupérées via API ou saisies manuellement.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques de facturation

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Ajout de produits et services depuis un catalogue

    Importez automatiquement le prix et les quantités de vos produits et services depuis un catalogue.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Compatibilité multi-devises

    Faites affaires avec vos clients à l’étranger, Kafinea est compatible avec de multiples devises.

  • Configuration d’unités de mesure

    Vendez ou achetez dans différentes unités de mesure, Kafinea s’occupe les uniformise et pondère pour vous.

  • Conversion de devis ou de bon de commande en facture

    Convertissez un devis ou un bon de commande client en une facture en un clic.

  • Création manuelle

    Générez des documents simples, clairs et professionnels en quelques clics.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Envoi papier ou électronique

    Envoyez vos factures à vos clients selon leur support de préférence.

  • Export au format PDF

    Exportez les données de votre choix au format PDF.

  • Filtrage par priorité

    Définissez un niveau de priorité pour chaque fiche pour faciliter le traitement des urgences.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Lien avec les affaires

    Liez informatiquement les documents que vous émettez à une affaire commerciale.

  • Lien vers le compte comptable correspondant

    Facilitez votre comptabilité en liant vos fiches clients et fournisseurs au compte comptable qui leur correspond.

  • Personnalisation avancée de documents

    Personnalisez vos documents de vente aux couleurs de votre entreprise grâce au PDF designer low-code de Kafinea.

  • Saisie automatique des informations client

    Importez sur vos documents toutes les informations concernant votre client (adresse postale, numéro de SIRET, email, etc) simplement en le sélectionnant.

  • Saisie manuelle de paiement

    Saisissez manuellement un paiement reçu physiquement, par chèque ou espèces par exemple.

  • Sections dans les documents comptables

    Divisez les lignes de vos documents comptables en sections pour faciliter leur lecture par vos clients et fournisseurs.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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