Cockpit chef de projet : pilotez vos projets en un coup d’œil
Gérer plusieurs projets en parallèle demande de garder un œil sur de nombreuses informations : tâches en retard, échéances à venir, validations client, jalons, commentaires, activité récente…
Le problème n’est pas toujours le manque d’information. C’est souvent le temps nécessaire pour la retrouver et identifier ce qui mérite réellement votre attention.
Le Cockpit chef de projet de Kafinea a été conçu pour centraliser les informations essentielles au pilotage quotidien de vos projets.
En quelques secondes, vous pouvez identifier les projets à risque, les tâches prioritaires, les éléments en attente côté client et les prochaines échéances.
Qu’est-ce que le Cockpit chef de projet ?
Le Cockpit chef de projet est un tableau de bord de pilotage intégré au module Projet de l’ERP Kafinea.
Son objectif est simple : permettre au chef de projet de savoir rapidement où en sont ses projets et sur quoi agir en priorité.
Le cockpit propose deux niveaux de lecture :
- une vue portefeuille, pour superviser plusieurs projets ;
- une vue détail, pour piloter un projet en particulier.
Il ne remplace pas la fiche projet complète. Il vient plutôt offrir une vue opérationnelle, pensée pour le suivi quotidien.
Une vue portefeuille pour identifier rapidement les projets à risque
Depuis Projets > Cockpit, vous accédez à une vue d’ensemble de vos projets.
Chaque projet apparaît avec les informations nécessaires pour évaluer rapidement sa situation.
Vous pouvez notamment visualiser :
- l’état de santé du projet ;
- la prochaine échéance ;
- le nombre d’actions en attente côté client ;
- les tâches qui vous sont assignées et qui sont en retard.
Les projets peuvent ainsi être triés en fonction de leur niveau de risque.
L’objectif est de ne plus parcourir chaque fiche projet une à une pour savoir laquelle nécessite votre attention.
Des filtres pour aller directement à l’essentiel
Plusieurs filtres permettent d’adapter la vue à votre besoin :
À risque
Vous affichez les projets présentant au moins un indicateur nécessitant une attention particulière.
Mes projets
Vous retrouvez les projets dont vous êtes chef de projet ou sur lesquels vous avez au moins une tâche ouverte.
Tous
Vous accédez à l’ensemble des projets présents dans le portefeuille.
Cette vue permet notamment aux chefs de projet qui gèrent plusieurs dossiers simultanément de commencer leur journée avec une vision plus claire de leurs priorités.
Une vue détaillée pour savoir quoi faire maintenant
En ouvrant le cockpit d’un projet, vous accédez à une vue centrée sur l’action.
Un bandeau récapitule les principales informations du projet : son nom, son statut, sa prochaine échéance et ses indicateurs de santé.
Plusieurs cadres de travail permettent ensuite de retrouver immédiatement les informations les plus utiles.
À faire maintenant
Cette zone rassemble les tâches qui nécessitent votre attention immédiate.
Vous y retrouvez notamment :
- les tâches en retard ;
- les tâches prévues pour aujourd’hui ;
- les tâches prioritaires ;
- les actions susceptibles de bloquer un jalon.
Le cockpit peut donc être utilisé comme une véritable liste de priorités quotidienne pour le chef de projet.
Identifier les blocages côté client
Un projet peut prendre du retard alors que les équipes internes ont terminé leur travail.
Validation, document manquant, réponse attendue, décision à prendre… les dépendances côté client sont souvent une source importante de ralentissement.
La rubrique En attente du client permet de visualiser les actions toujours ouvertes côté extranet et depuis combien de temps elles sont en attente.
Un code couleur facilite la lecture :
- vert : attente inférieure ou égale à 3 jours ;
- orange : attente comprise entre 3 et 7 jours ;
- rouge : attente supérieure à 7 jours.
Cette information permet d’identifier rapidement les relances à effectuer et de mieux comprendre l’origine d’un éventuel retard projet.
Garder les prochains jalons visibles
Un bon pilotage ne consiste pas uniquement à gérer les urgences.
Il faut également anticiper.
Le Cockpit chef de projet affiche les jalons prévus dans les 30 prochains jours.
Vous pouvez ainsi visualiser les échéances importantes à venir et vérifier que les actions nécessaires sont engagées suffisamment tôt.
Pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité, il est important de structurer les projets avec des jalons projet.
Retrouver rapidement les dernières informations
Le cockpit permet également de conserver le contexte du projet sans devoir rechercher les informations dans plusieurs écrans.
Notes récentes
Les cinq derniers commentaires du projet sont accessibles directement depuis le cockpit.
Vous pouvez également ajouter une nouvelle note sans quitter cette vue.
Activité récente
Les vingt derniers événements suivis sur le projet sont également affichés.
Vous pouvez ainsi retrouver rapidement les dernières modifications ou actions réalisées.
Voir le projet comme le client
Le Cockpit chef de projet permet également d’accéder à l’option Voir comme le client.
Cette fonction ouvre l’extranet tel qu’il est présenté au client.
Elle permet par exemple de vérifier :
- les informations visibles ;
- les actions demandées ;
- les éléments en attente ;
- la manière dont le projet est présenté côté client.
Une fonction particulièrement pratique avant une relance ou un échange avec le client.
Comment utiliser le Cockpit chef de projet au quotidien ?
Le cockpit peut devenir le point de départ d’une routine simple de pilotage.
En début de journée, quelques minutes peuvent suffire pour vérifier :
- les projets qui présentent un risque ;
- les tâches à traiter aujourd’hui ;
- les tâches en retard ;
- les réponses attendues côté client ;
- les prochains jalons.
Le chef de projet peut alors organiser sa journée en fonction des véritables priorités plutôt que de passer d’un projet à l’autre pour chercher l’information.
L’objectif : passer moins de temps à rechercher les données et davantage de temps à faire avancer les projets.
Où trouver le Cockpit chef de projet dans Kafinea ?
Le Cockpit chef de projet est accessible depuis :
Projets > Cockpit
Vous pouvez également ouvrir le cockpit d’un projet directement depuis sa fiche grâce au bouton Ouvrir le cockpit.
La fonctionnalité doit préalablement être activée dans :
Réglages > Fonctionnalités
Une fois activée, les entrées correspondantes apparaissent dans l’interface.
Un tableau de bord conçu pour le pilotage opérationnel des projets
Lorsqu’une entreprise gère plusieurs projets simultanément, la difficulté n’est pas seulement de disposer des bonnes informations.
Il faut pouvoir identifier rapidement ce qui nécessite une action.
Le Cockpit chef de projet de Kafinea rassemble les principales données utiles au suivi quotidien : retards, priorités, blocages côté client, échéances, jalons et activité récente.
Une façon plus simple de garder une vision claire de ses projets et de concentrer son attention là où elle est réellement nécessaire.
Vous souhaitez découvrir le Cockpit chef de projet et voir comment il peut s’intégrer dans votre organisation ?
Demandez une démonstration de l’ERP Kafinea.
FAQ – Cockpit chef de projet
À quoi sert un cockpit de gestion de projet ?
Un cockpit de gestion de projet centralise les informations importantes permettant au chef de projet de suivre l’avancement de ses projets, d’identifier les retards, les blocages et les échéances et de déterminer les actions prioritaires.
Comment savoir rapidement quels projets sont à risque ?
Dans Kafinea, la vue portefeuille du Cockpit chef de projet permet de visualiser les indicateurs de santé des différents projets et d’utiliser le filtre À risque pour faire ressortir ceux qui nécessitent une attention particulière.
Comment suivre les tâches en retard dans un projet ?
Le cadre À faire maintenant rassemble les tâches en retard ou prévues pour la journée. La vue portefeuille permet également de visualiser le nombre de tâches en retard assignées au chef de projet.
Peut-on suivre les actions en attente côté client ?
Oui. Le cadre En attente du client affiche les actions encore ouvertes côté extranet ainsi que leur ancienneté. Un code couleur permet de repérer rapidement les attentes les plus longues.
Où activer le Cockpit chef de projet dans Kafinea ?
La fonctionnalité peut être activée dans Réglages > Fonctionnalités. Une fois activée, elle est accessible depuis Projets > Cockpit et depuis la fiche d’un projet.