Guide Utilisateur – Filtrage des popups Produits/Services dans les modules de gestion commerciale #
📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Paramétrage
1. Introduction #
Lorsque vous créez ou modifiez un document commercial (devis, commande client, facture, etc.), vous sélectionnez des produits et services via une popup de catalogue. Par défaut, cette popup affiche l’ensemble des produits ou services actifs.
La fonctionnalité de filtrage des popups Produits/Services permet de :
- Filtrer automatiquement les produits et services affichés dans la popup en utilisant une liste personnalisée (custom view / listview)
- Configurer un filtre par défaut différent pour chaque module de gestion commerciale (Devis, Commandes, Factures, etc.)
- Autoriser ou non l’utilisateur à choisir une autre liste que celle par défaut
À qui s’adresse ce guide ? #
- Administrateurs : configurer le filtrage pour chaque module de gestion commerciale
- Utilisateurs : comprendre le comportement de la popup lors de la sélection de produits/services
2. Configuration (Administrateur) #
2.1 Accéder à la page de paramétrage #
- Allez dans Paramètres (icône engrenage)
- Dans la section Gestion des modules, cliquez sur Gestion commerciale : filtrage des popups Produits/Services
2.2 Comprendre le tableau de configuration #
La page affiche un tableau avec une ligne par module de gestion commerciale :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Module | Le module de gestion commerciale concerné (ex : Devis, Commande client, Facture…) |
| Activé | Active ou désactive le filtrage pour ce module |
| Autoriser l’utilisateur à choisir une liste | Si coché, l’utilisateur peut sélectionner une autre liste dans la popup. Si décoché, la liste par défaut est imposée. |
| Liste Produits par défaut | La liste personnalisée (custom view) du module Produits utilisée par défaut dans la popup |
| Liste Services par défaut | La liste personnalisée (custom view) du module Services utilisée par défaut dans la popup |
2.3 Configurer le filtrage pour un module #
- Cochez « Activé » sur la ligne du module souhaité
- Sélectionnez une liste Produits par défaut dans le menu déroulant (les listes proposées sont celles du module Produits)
- Sélectionnez une liste Services par défaut dans le menu déroulant (les listes proposées sont celles du module Services)
- Cochez ou décochez « Autoriser l’utilisateur à choisir une liste » selon le comportement souhaité
- Cliquez sur Enregistrer
2.4 Modes de fonctionnement #
Mode libre (Autoriser l’utilisateur à choisir une liste = ✅) #
- La popup affiche un sélecteur de listes permettant à l’utilisateur de changer de vue
- La liste par défaut configurée est présélectionnée
- Si la liste par défaut n’est pas disponible pour l’utilisateur, la popup revient au comportement standard (tous les enregistrements)
Mode forcé (Autoriser l’utilisateur à choisir une liste = ❌) #
- La liste par défaut est imposée : l’utilisateur ne peut pas en changer
- Le sélecteur de listes n’est pas affiché dans la popup
- Si la liste par défaut n’est pas disponible pour l’utilisateur (permissions insuffisantes), la popup affiche un message d’erreur invitant à contacter l’administrateur
Important : En mode forcé, il n’y a pas de fallback silencieux. Si la liste configurée n’est pas accessible à l’utilisateur, aucun produit/service ne sera affiché. Cela garantit que seuls les articles autorisés sont proposés.
3. Utilisation (Utilisateur) #
3.1 Sélectionner un produit ou service dans un document commercial #
- Ouvrez un document commercial (devis, commande, facture, etc.)
- Ajoutez ou modifiez une ligne de produit/service
- Cliquez sur l’icône de sélection pour ouvrir la popup de catalogue
3.2 Popup avec filtrage activé – Mode libre #
Si l’administrateur a activé le filtrage et autorisé le choix de la liste :
- La popup s’ouvre avec la liste par défaut présélectionnée : seuls les produits/services correspondant à cette liste sont affichés
- Un sélecteur de listes apparaît en haut de la popup
- Vous pouvez changer de liste via ce sélecteur pour afficher d’autres produits/services
- La recherche et la pagination fonctionnent normalement dans le contexte de la liste sélectionnée
3.3 Popup avec filtrage activé – Mode forcé #
Si l’administrateur a activé le filtrage sans autoriser le choix :
- La popup s’ouvre directement avec la liste imposée par l’administrateur
- Il n’y a pas de sélecteur de listes : vous ne pouvez pas changer la vue
- Si la liste configurée n’est pas disponible pour votre compte, un message d’erreur s’affiche :
Erreur de configuration
La liste par défaut configurée pour cette popup n’est pas disponible pour votre utilisateur. Merci de contacter votre administrateur.
Dans ce cas, contactez votre administrateur pour qu’il ajuste la configuration ou vos permissions.
3.4 Popup sans filtrage #
Si le filtrage n’est pas activé pour le module en cours, la popup fonctionne normalement et affiche tous les produits/services actifs.
4. Exemples d’utilisation #
Exemple 1 : Restreindre les produits par catégorie #
L’entreprise souhaite que les devis n’affichent que les produits de la catégorie « Logiciels ».
- Créer une liste personnalisée dans le module Produits filtrée sur la catégorie « Logiciels »
- Dans les paramètres de filtrage, activer le filtrage pour le module Devis
- Sélectionner cette liste comme Liste Produits par défaut
- Décocher Autoriser l’utilisateur à choisir une liste pour imposer le filtre
Exemple 2 : Proposer un filtre par défaut modifiable #
L’entreprise souhaite que les factures affichent par défaut les produits actifs récents, tout en laissant l’utilisateur accéder à l’ensemble du catalogue.
- Créer une liste personnalisée dans le module Produits filtrée sur les produits récents
- Dans les paramètres de filtrage, activer le filtrage pour le module Factures
- Sélectionner cette liste comme Liste Produits par défaut
- Cocher Autoriser l’utilisateur à choisir une liste
5. Questions fréquentes #
Le filtrage s’applique-t-il aussi aux services ? #
Oui. Le paramétrage permet de définir une liste par défaut distincte pour les Produits et pour les Services. Les deux popups sont gérées indépendamment.
Puis-je activer le filtrage pour certains modules et pas d’autres ? #
Oui. Chaque module de gestion commerciale se configure indépendamment. Vous pouvez activer le filtrage uniquement pour les Devis et le laisser désactivé pour les Factures, par exemple.
Que se passe-t-il si la liste par défaut est supprimée ? #
Si la liste personnalisée configurée est supprimée ou devient inaccessible :
- Mode libre : la popup revient au comportement standard (tous les enregistrements)
- Mode forcé : un message d’erreur s’affiche dans la popup
Un utilisateur ne voit aucun produit dans la popup et un message d’erreur s’affiche #
Cela signifie que le filtrage est en mode forcé et que la liste par défaut configurée n’est pas accessible à cet utilisateur. L’administrateur doit :
- Vérifier que la liste personnalisée est partagée avec le profil/rôle de l’utilisateur
- Ou modifier la liste par défaut pour en choisir une accessible à tous
Le filtrage modifie-t-il les données de mes documents existants ? #
Non. Le filtrage agit uniquement sur l’affichage de la popup lors de la sélection. Les produits et services déjà ajoutés aux documents ne sont pas impactés.