📍 Comment accéder à cette fonctionnalité ?
Paramétrage > Configuration du module > Layout Editor + Paramétrage > Portail client
La situation #
Une entreprise gère des centaines de collaborateurs en contrats courts. Aujourd’hui, l’envoi des accès à l’espace collaborateur est déjà automatisé grâce aux workflows de Kafinea. Mais l’entreprise voudrait aller encore plus loin pour que le collaborateur complète lui-même les informations indispensables à son dossier : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires…
Le service RH perd un temps considérable à collecter ces informations manuellement, par email ou par téléphone, pour chaque nouvelle recrue.
L’objectif #
Permettre à chaque collaborateur de compléter son dossier directement depuis son espace extranet, de manière autonome, sécurisée et guidée. Le service RH peut suivre l’avancement en un coup d’œil et relancer automatiquement les retardataires.
1. Créer un bloc de suivi sur la fiche Personne #
Depuis le Layout Editor (Paramètres > Configuration du module > Personnes > Mise en page), créer un nouveau bloc dédié au suivi de la complétude du dossier, contenant les champs suivants :
| Champ | Type | Valeur par défaut | Rôle |
|---|---|---|---|
| N° sécu renseigné | Checkbox | Non | Coché automatiquement quand le numéro de sécurité sociale est renseigné |
| Compte bancaire renseigné | Checkbox | Non | Coché automatiquement quand un compte bancaire est marqué par défaut |
| Dossier complet | Checkbox | Non | Coché automatiquement quand les deux conditions précédentes sont remplies |
| Dernier rappel envoyé | Date/Heure | (vide) | Mis à jour automatiquement par le workflow de rappel |
Note : Ces champs servent uniquement au suivi automatisé. Ils ne sont pas destinés à être modifiés manuellement.
2. Configurer le portail collaborateur #
Rendre les comptes bancaires accessibles depuis l’extranet #
- Aller dans Paramètres > Portail client
- Ajouter le module Comptes bancaires tiers aux modules visibles
- Configurer les champs et permissions :
| Champ | Visible | Éditable |
|---|---|---|
| IBAN | ✅ | ✅ |
| BIC | ✅ | ✅ |
| Nom du compte | ✅ | ✅ |
| Titulaire du compte | ✅ | ✅ |
| Compte bancaire par défaut | ✅ | ✅ |
- Activer les permissions Créer et Modifier un enregistrement
Important : Le champ "Compte bancaire de" ne doit pas être rendu visible sur le portail. Il est automatiquement renseigné par le système avec l’identité de la personne connectée. Cela garantit qu’un collaborateur ne peut créer un compte bancaire que pour lui-même.
Vérifier le champ Numéro de sécurité sociale sur le profil #
Le numéro de sécurité sociale est déjà activé en écriture sur le portail. Vérifier simplement qu’il apparaît bien dans la configuration des champs du module Personnes sur le portail.
3. Créer les workflows #
Workflow 1 : Numéro de sécurité sociale renseigné #
- Module : Personnes
- Déclencheur : À chaque modification
- Condition : Le numéro de sécurité sociale n’est pas vide
- Action : Cocher le champ "N° sécu renseigné"
Workflow 2 : Compte bancaire par défaut renseigné #
- Module : Comptes bancaires tiers
- Déclencheur : À chaque sauvegarde (création ou modification)
- Condition : Le champ "Compte bancaire par défaut" est coché
- Action : Cocher le champ "Compte bancaire renseigné" sur la fiche Personne parente (via le champ "Compte bancaire de")
Note : Le moteur de workflows Kafinea permet de mettre à jour un champ sur un enregistrement parent de l’entité en cours.
Workflow 3 : Dossier complet #
- Module : Personnes
- Déclencheur : À chaque modification
- Condition : "N° sécu renseigné" est coché ET "Compte bancaire renseigné" est coché
- Action : Cocher le champ "Dossier complet"
Workflow 4 : Notification au collaborateur à chaque modification de compte bancaire #
- Module : Comptes bancaires tiers
- Déclencheur : À chaque sauvegarde (création ou modification)
- Condition : Aucune (toujours notifier)
- Action : Envoyer un email à la personne propriétaire (via le champ "Compte bancaire de")
Important : Ce workflow est un dispositif de sécurité essentiel. Il permet au collaborateur de détecter toute modification suspecte de son compte bancaire. Inclure dans le message : "Si vous n’êtes pas à l’origine de cette modification, contactez immédiatement le service RH."
Workflow 5 : Rappel automatique #
- Module : Personnes
- Déclencheur : Planifié (quotidien ou hebdomadaire selon le besoin)
- Condition : La personne a un accès extranet actif ET "Dossier complet" n’est pas coché
- Actions :
- Envoyer un email de rappel à la personne
- Mettre à jour le champ "Dernier rappel envoyé" avec la date/heure courante
4. Sécurité #
Validation automatique des données bancaires #
L’IBAN et le BIC saisis depuis l’extranet sont validés automatiquement par le système :
- L’IBAN est vérifié (checksum, format, code pays) — un IBAN mal formé est rejeté avec un message d’erreur visible par le collaborateur
- Le BIC est vérifié (format strict 8 ou 11 caractères)
Le service RH n’a pas besoin de valider manuellement les IBAN. La validation technique rend extrêmement improbable qu’un IBAN saisi au hasard passe le contrôle.
Isolation des données #
Chaque collaborateur ne peut voir et modifier que ses propres comptes bancaires. Le système force automatiquement le propriétaire du compte lors de la création depuis l’extranet.
Détection de fraude #
La notification automatique au collaborateur (workflow 4) est le principal mécanisme de détection. Si quelqu’un modifie le compte bancaire d’un collaborateur à son insu, celui-ci en est immédiatement informé par email.
5. Le parcours du collaborateur #
- Le collaborateur reçoit ses accès extranet (via un workflow existant)
- Il se connecte à son espace et accède à son profil
- Il renseigne son numéro de sécurité sociale → le système coche automatiquement "N° sécu renseigné"
- Il accède à la section Comptes bancaires et crée son compte (IBAN et BIC validés automatiquement) → le système coche "Compte bancaire renseigné"
- Il reçoit un email de confirmation (sécurité)
- Le système coche "Dossier complet" sur sa fiche
- Si le dossier n’est pas complété dans les délais, des rappels automatiques sont envoyés
6. Checklist de mise en place #
- [ ] Créer le bloc de suivi et les 4 champs personnalisés sur la fiche Personne (Layout Editor)
- [ ] Configurer le portail : rendre les comptes bancaires accessibles avec les champs et permissions appropriés
- [ ] Vérifier que le numéro de sécurité sociale est visible sur le profil extranet
- [ ] Créer les 5 workflows (n° sécu, compte bancaire, dossier complet, notification collaborateur, rappels)
- [ ] Tester le parcours complet depuis l’extranet
- [ ] Vérifier que les erreurs de validation IBAN/BIC s’affichent correctement