Introduction #
Les workflows IA permettent d’automatiser des traitements intelligents sur les enregistrements de Kafinea. En ajoutant une tâche de type Prompt IA dans un workflow, vous pouvez faire analyser, résumer, traduire ou classifier automatiquement des données par un modèle d’intelligence artificielle.
1. Créer un workflow avec une tâche IA #
- Accédez à Paramètres > Automatisation et communication > Workflows
- Créez un nouveau workflow ou modifiez un workflow existant
- Choisissez le module cible (Contacts, Factures, Devis, etc.)
- Définissez les conditions de déclenchement
- Ajoutez une tâche de type Prompt IA
2. Configurer la tâche Prompt IA #
La tâche Prompt IA comporte deux parties :
Le prompt (instruction) #
C’est l’instruction textuelle envoyée au modèle IA. Vous pouvez y inclure des variables du module pour personnaliser la requête.
Exemple de prompt :
Résume en 2 phrases le contenu de la description suivante : $description
Classifie le niveau d'urgence du ticket parmi : faible, moyen, élevé, critique.
Le mapping des champs de retour #
Pour chaque champ que l’IA doit remplir, vous configurez :
- Le champ cible : le champ de l’enregistrement à mettre à jour
- L’instruction spécifique : ce que l’IA doit générer pour ce champ
Important : La réponse de l’IA est attendue au format JSON avec les noms des champs comme clés. Le système gère automatiquement l’extraction même si la réponse contient du texte autour du JSON.
3. Données contextuelles transmises à l’IA #
La tâche IA transmet automatiquement au modèle :
| Donnée | Description |
|---|---|
| Données de l’enregistrement | Tous les champs de l’enregistrement courant |
| Enregistrements parents | Les données des enregistrements liés (contact, compte, etc.) |
| Description des modules | Noms et types des champs, valeurs des listes de sélection |
| Lignes de détail | Pour les modules de type inventaire (factures, devis, commandes) |
| Données de l’organisation | Informations de la société liée à l’enregistrement |
| Contenu de document | Si le module est Documents, le contenu du fichier joint |
4. Exemples d’utilisation #
Résumé automatique de tickets #
- Module : HelpDesk
- Déclencheur : À la création
- Prompt : « Résume ce ticket de support en une phrase concise. »
- Champ cible :
cf_summary← instruction : « Une phrase résumant le problème »
Classification de contacts #
- Module : Contacts
- Déclencheur : À la sauvegarde
- Prompt : « Analyse les informations de ce contact et suggère un segment commercial. »
- Champ cible :
cf_segment← instruction : « Le segment parmi : PME, ETI, Grande Entreprise, Particulier »
Traduction de description produit #
- Module : Products
- Déclencheur : À la sauvegarde
- Prompt : « Traduis la description du produit en anglais. »
- Champ cible :
cf_description_en← instruction : « La traduction anglaise de la description »
5. Gestion des erreurs #
Si l’IA ne renvoie pas de réponse valide, le workflow continue sans mettre à jour les champs. Les erreurs sont enregistrées dans les logs du serveur :
- Clé API manquante : vérifiez la configuration de la passerelle IA
- Réponse vide : le prompt est peut-être trop vague ou les données insuffisantes
- Erreur de parsing JSON : le système tente automatiquement plusieurs stratégies d’extraction
Astuce : Consultez les logs PHP (
error_log) pour diagnostiquer les problèmes d’exécution des workflows IA.
6. Limites #
- La taille du prompt est limitée par le modèle IA utilisé (généralement 4 096 tokens de réponse max).
- Les fichiers images volumineux ou les documents très longs peuvent être tronqués.
- Le workflow s’exécute de manière synchrone : un appel IA lent peut ralentir le traitement.