Guide Employé – Gestion des Congés (Extranet) #
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Introduction #
Ce guide vous accompagne dans l’utilisation du portail extranet Kafinea pour gérer vos congés. Depuis votre espace personnel, vous pouvez :
- Consulter vos soldes de congés en temps réel
- Soumettre des demandes d’absence
- Suivre l’état de vos demandes
1. Consulter vos Soldes de Congés #
Accéder au widget "Mes soldes de congés" #
- Connectez-vous à votre espace extranet
- Sur le tableau de bord (page d’accueil), le widget "Mes soldes de congés" affiche automatiquement vos droits.
- Un bouton d’action rapide est disponible en bas du widget :
- Gérer mes absences : vous redirige vers la liste complète de vos demandes d’absence.
Comprendre les informations affichées #
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Type de congé | Le type d’absence concerné (CP, RTT, etc.) |
| Période | L’année de congé en cours pour ce type |
| Acquis | Le nombre total de jours ou heures que vous avez acquis |
| Réservé | Les jours ou heures déjà réservés par vos demandes validées à venir |
| Disponible | Les jours ou heures que vous pouvez encore poser |
Comment est calculé le solde "Disponible" ? #
Disponible = Acquis - Réservé
Exemple :
Vous avez 25 jours acquis et 5 jours déjà réservés pour des vacances futures
→ Vous avez encore 20 jours disponibles à poser
L’année de congé #
Bon à savoir : Chaque type de congé peut avoir sa propre période annuelle.
Exemples courants :
- Congés payés (CP) : Du 1er juin au 31 mai de l’année suivante
- RTT : Du 1er janvier au 31 décembre (année civile)
Cela signifie que vos CP de la période en cours couvrent par exemple la période du 01/06/2025 au 31/05/2026, tandis que vos RTT couvrent l’année civile 2026.
2. Faire une Demande d’Absence #
Étape 1 : Créer votre demande #
- Accédez au module Demandes d’absence depuis le menu principal
- Cliquez sur "Nouvelle demande"
- Remplissez les informations générales :
- Premier jour d’absence : La date de début de votre absence
- Dernier jour d’absence : La date de fin de votre absence
- Unité de durée : Choisissez entre Jours ou Heures selon le type d’absence
Important : L’Unité de durée est obligatoire. Tant qu’elle n’est pas renseignée, la demande ne peut pas être calculée ni soumise.
Absences en jours : gérer les demi-journées #
Si votre absence est comptée en jours, vous pouvez préciser :
| Champ | Options | Utilité |
|---|---|---|
| Départ | Le matin / L’après-midi | Indique si vous partez le matin (journée complète) ou l’après-midi (demi-journée) |
| Retour | L’après-midi / Le lendemain | Indique si vous revenez l’après-midi (demi-journée) ou le lendemain (journée complète) |
Exemples :
- Absence du lundi au vendredi, départ le matin, retour le lendemain → 5 jours complets
- Absence le lundi, départ l’après-midi, retour le lendemain → 0.5 jour (après-midi seulement)
- Absence du lundi au mardi, départ le matin, retour l’après-midi → 1.5 jours
Absences en heures #
Pour certains types d’absence (rendez-vous médical, absence courte, etc.), vous pouvez saisir une durée en heures :
- Sélectionnez Heures comme unité de durée
- Indiquez le nombre d’heures dans le détail de votre demande
Important : Les absences en heures doivent être sur une seule journée. Pour des absences sur plusieurs jours, utilisez l’unité "Jours".
Changer l’unité pendant la saisie #
Si vous changez l’unité alors que des lignes sont déjà présentes :
- Une confirmation vous indique que les lignes seront supprimées.
- Si vous confirmez, les lignes sont réinitialisées et l’unité est changée.
- Si vous annulez, l’unité reste inchangée et vos lignes sont conservées.
Étape 2 : Ajouter le détail de votre absence #
Une demande d’absence peut contenir plusieurs types d’absence différents. Par exemple, vous pouvez combiner des CP et des RTT dans une même demande si votre solde de CP est insuffisant.
Pour chaque ligne de détail :
- Cliquez sur "Ajouter une nature d’absence"
- Sélectionnez le type d’absence souhaité (CP, RTT, etc.)
- Renseignez la ligne selon l’unité :
- En Jours : saisissez Premier jour / Dernier jour de la ligne (la quantité est calculée automatiquement)
- En Heures : saisissez la quantité en heures
Exemple de demande combinée :
Vous souhaitez poser 10 jours de vacances mais il ne vous reste que 7 jours de CP.
Vous pouvez créer une demande avec :
- Ligne 1 : CP – segment de début de période
- Ligne 2 : RTT – segment de fin de période
Le système calcule automatiquement la quantité décomptée de chaque ligne selon les dates et le mode de calcul de la nature d’absence.
Important : Le total des lignes doit correspondre à la durée totale de votre absence.
Aide au remplissage et contrôles automatiques (nouveau) #
Lors de la saisie d’une demande en jours, l’extranet vous aide à éviter les erreurs :
- Le résumé affiche les compteurs de période (jours calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end) et les informations Départ/Retour.
- Les compteurs Fériés et Week-end sont affichés même lorsqu’ils sont à
0. - En mode Jours, la quantité de ligne est calculée automatiquement depuis les dates de la ligne.
- Chaque ligne affiche un récapitulatif de calcul : période, mode de décompte (ouvrés / ouvrables / calendaires), jours calendaires, ouvrés, ouvrables, fériés, week-end et décompté.
- En mode Jours, les lignes doivent être ordonnées, sans chevauchement et sans trou.
- En mode Heures, toutes les lignes doivent être sur la même date et le total ne peut pas dépasser 24h.
- Le système bloque l’enregistrement si les lignes ne couvrent pas exactement la période demandée.
- Un message clair est affiché si la période est incohérente ou impossible à calculer.
Étape 3 : Soumettre et attendre la validation #
Une fois votre demande créée :
- Elle est en statut "En attente de validation"
- Elle sera examinée par votre responsable ou le service RH
- Vous serez notifié de la décision
Étape 4 : Suivre vos demandes #
Vos demandes peuvent avoir les statuts suivants :
| Statut | Signification | Modifiable ? |
|---|---|---|
| En attente de validation | Votre demande est en cours de traitement | ✅ Oui |
| Acceptée | Votre demande a été validée ✓ | ❌ Non |
| Refusée | Votre demande a été refusée ✗ | ❌ Non |
Bon à savoir : Seules les demandes en attente de validation peuvent être modifiées ou supprimées. Dès qu’une demande a été traitée (acceptée ou refusée), les boutons Modifier et Supprimer disparaissent et un bandeau informatif vous indique que la demande ne peut plus être modifiée.
3. Impact sur vos Soldes #
Quand votre demande est acceptée #
Dès que votre demande passe en statut "Acceptée" :
- Les jours ou heures concernés sont immédiatement réservés
- Votre solde "Disponible" diminue en conséquence
- Votre solde "Acquis" reste inchangé
Exemple :
Avant : 25 jours acquis, 0 réservé → 25 disponibles
Vous posez 5 jours de CP qui sont acceptés :
- Acquis : 25 jours (inchangé)
- Réservé : 5 jours
- Disponible : 20 jours
Demande avec plusieurs types d’absence #
Si votre demande combine plusieurs types d’absence, chaque type est impacté séparément :
Exemple :
Demande acceptée : 7 jours de CP + 3 jours de RTT
- Solde CP : -7 jours réservés
- Solde RTT : -3 jours réservés
Quand votre demande est annulée #
Si une demande acceptée est annulée :
- Les jours ou heures réservés sont libérés
- Votre solde "Disponible" augmente à nouveau
Quand vos congés sont pris #
Une fois que votre période de congé est passée :
- Les jours passent de "Réservé" à "Consommé"
- Votre solde "Acquis" diminue
- Ce traitement est automatique
4. Cas Particuliers #
Demande à cheval sur deux années de congé #
Si votre demande d’absence couvre deux années de congé différentes (par exemple, une demande de CP du 25 mai au 5 juin), le système gère automatiquement le découpage :
- Une partie sera imputée sur l’année de congé en cours
- L’autre partie sur l’année suivante
Vos soldes seront mis à jour en conséquence pour chaque période.
Types d’absence sans consommation de droits #
Certains types d’absence n’impactent pas vos soldes de congés :
- Arrêt maladie
- Congé maternité/paternité
- Événements familiaux
Ces absences sont suivies dans le système mais ne débitent pas vos droits à congé.
5. Questions Fréquentes #
Je ne vois pas le widget "Mes soldes de congés" #
Le widget n’apparaît que si :
- Le module de gestion des absences est activé pour votre profil
- Vous avez au moins un type d’absence qui consomme des droits
Si vous pensez que vous devriez y avoir accès, contactez votre service RH.
Puis-je combiner plusieurs types d’absence dans une seule demande ? #
Oui ! Une demande d’absence peut contenir plusieurs lignes de détail avec des types d’absence différents. C’est utile par exemple si votre solde de CP est insuffisant et que vous souhaitez compléter avec des RTT.
Puis-je modifier une demande déjà traitée ? #
Non. Dès qu’une demande a été acceptée ou refusée, elle ne peut plus être modifiée ni supprimée depuis l’extranet. Le système vous l’indique clairement :
- Les boutons Modifier et Supprimer ne sont plus affichés
- Un bandeau avec une icône de verrou vous informe que la demande a déjà été traitée
Si vous avez besoin de corriger une demande déjà traitée :
- Contactez votre responsable ou le service RH pour annuler la demande existante
- Créez une nouvelle demande avec les bonnes informations
Quelle est la différence entre "Jours" et "Heures" ? #
- Jours : Pour les absences d’une journée ou plus (CP, RTT classiques). Vous pouvez utiliser les demi-journées.
- Heures : Pour les absences courtes (rendez-vous médical, etc.). La durée est comptée en heures et doit être sur une seule journée.
Pourquoi le nombre de jours décomptés est-il différent du nombre de jours calendaires ? #
Le calcul des jours d’absence dépend de la configuration du type d’absence :
- Certains types comptent uniquement les jours ouvrés (lundi→vendredi) : les week-ends ne sont pas décomptés
- D’autres comptent les jours ouvrables (lundi→samedi)
- D’autres encore comptent tous les jours calendaires
De plus, les jours fériés peuvent être exclus du décompte selon la configuration de votre entreprise.
Exemple : Si vous posez du vendredi au lundi en mode "Jours ouvrés", seuls 2 jours seront décomptés (vendredi et lundi), le week-end étant exclu.
Quand mes droits sont-ils mis à jour ? #
- Acquisition : Selon les règles de votre entreprise (généralement chaque mois)
- Réservation : Dès que votre demande est validée
- Consommation : Automatiquement après la date de fin de votre absence
Pourquoi mon solde "Disponible" est différent de mon solde "Acquis" ? #
Le solde "Disponible" tient compte de vos congés déjà validés mais pas encore pris. Si vous avez des demandes acceptées pour des dates futures, ces jours sont "réservés" et ne sont plus disponibles pour d’autres demandes.
Combien de jours me reste-t-il ? #
Regardez la colonne "Disponible" dans le widget de soldes. C’est le nombre de jours ou d’heures que vous pouvez encore demander pour la période en cours.
6. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Acquis | Total des droits à congé que vous avez accumulés pour la période |
| Réservé | Jours ou heures déjà validés pour des congés futurs |
| Disponible | Jours ou heures que vous pouvez encore demander |
| Consommé | Jours ou heures de congé effectivement pris |
| Année de congé | Période de référence pour un type de congé (ex: 01/06 au 31/05 pour les CP) |
| Nature d’absence | Le type de congé utilisé (CP, RTT, maladie, etc.) |
| Unité de durée | Indique si l’absence est comptée en jours ou en heures |
Besoin d’aide ? #
Pour toute question concernant vos droits à congé ou le fonctionnement du système, contactez votre service des Ressources Humaines.