📍 Contexte
Interface générale de Kafinea
Note : Sur les modules qui le supportent, Kafinea peut enregistrer automatiquement vos modifications pendant la saisie, sans que vous ayez besoin de cliquer sur Enregistrer. Cette page explique comment cette fonctionnalité se présente, comment l’activer pour votre instance et comment la désactiver à titre individuel.
1. À quoi sert l’enregistrement automatique #
Lors de la saisie d’une fiche longue (typiquement un document de vente avec de nombreuses lignes), il est inconfortable de devoir penser à enregistrer régulièrement. L’enregistrement automatique répond à ce besoin :
- Vos modifications sont enregistrées en arrière-plan, peu de temps après votre dernière saisie.
- Un indicateur d’état affiche en permanence où en est l’enregistrement de votre document.
- Vous gardez la possibilité de forcer un enregistrement immédiat à tout moment.
Astuce : Même lorsque l’enregistrement automatique est actif, le bouton Enregistrer classique reste disponible et fonctionne comme d’habitude.
2. L’indicateur d’état d’enregistrement #
Lorsque l’enregistrement automatique est disponible sur la fiche en cours, un indicateur cliquable apparaît dans la barre d’outils, en haut de l’écran. Il prend l’un des états suivants :
| État affiché | Signification |
|---|---|
| Enregistré | Toutes vos modifications sont enregistrées. Rien à faire. |
| Modifications non enregistrées | Vous avez modifié la fiche et l’enregistrement va être fait automatiquement au bout de quelques secondes. Si vous souhaitez enregistrer immédiatement, vous pouvez cliquer sur l’état. |
| Enregistrement… | Un enregistrement est en cours. |
| Erreur | Le dernier enregistrement a échoué (problème réseau, conflit, etc.). Cliquez pour réessayer. |
| Conflit détecté | Un autre utilisateur a modifié le document depuis votre ouverture. Cliquez pour choisir comment résoudre le conflit. |
| Enregistrement automatique désactivé | L’enregistrement automatique est désactivé pour votre compte. Pensez à enregistrer manuellement. |
Forcer un enregistrement immédiat #
Trois façons équivalentes de déclencher un enregistrement tout de suite, sans attendre l’enregistrement automatique :
- Cliquer sur l’indicateur d’état lorsqu’il indique « Modifications non enregistrées ».
- Utiliser le raccourci clavier
Ctrl+S(Cmd+Ssur Mac). Kafinea intercepte ce raccourci pendant l’édition : il n’enregistrera pas la page du navigateur, mais bien votre formulaire. - Cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la fiche, comme d’habitude.
Important : Si vous tentez de fermer l’onglet ou de quitter la page alors que des modifications ne sont pas encore enregistrées, Kafinea affiche une confirmation pour éviter toute perte de saisie.
3. Activer la fonctionnalité pour votre instance #
L’enregistrement automatique fait partie d’un mode d’édition avancé qui doit être activé au niveau de l’instance par un administrateur. Cette activation est faite une seule fois, et bénéficie ensuite à tous les utilisateurs.
Procédure (administrateur) :
- Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres.
- Ouvrez la section Gestion des modules > Fonctionnalités.
- Activez la fonctionnalité Édition avancée des documents (sticky toolbar, sections pliables, raccourcis clavier, palette de commandes…).
- Enregistrez.
Une fois la fonctionnalité activée, le nouvel écran d’édition — avec l’indicateur d’état — s’affiche automatiquement pour tous les utilisateurs lorsqu’ils ouvrent une fiche éligible.
Gestion des conflits (Verrouillage optimiste) #
Par défaut, si deux utilisateurs modifient le même document, le dernier qui enregistre « gagne » et écrase les modifications du précédent. Pour éviter cela, vous pouvez activer la Gestion des conflits de modification.
Procédure (administrateur) :
- Accédez à Menu principal > Configuration > Paramètres.
- Ouvrez la section Gestion des modules > Fonctionnalités.
- Localisez le groupe Présentation générale.
- Activez la fonctionnalité Gestion des conflits de modification (alerte si le document a été modifié par un autre utilisateur).
- Enregistrez.
Lorsque cette fonctionnalité est active :
- Kafinea mémorise la version du document au moment où vous l’ouvrez.
- Lors de chaque enregistrement (automatique ou manuel), il vérifie que personne d’autre n’a enregistré le document entre-temps.
- En cas de conflit, une fenêtre s’affiche pour vous proposer de recharger la version du serveur (en perdant vos modifications locales) ou de forcer l’écrasement (si vous êtes sûr de votre coup).
Note : Si l’enregistrement automatique ne s’affiche pas sur un module donné alors que la fonctionnalité est activée, contactez votre administrateur. Il saura confirmer si le module concerné est déjà couvert ou non.
4. Désactiver l’enregistrement automatique pour votre compte #
Certains utilisateurs préfèrent garder le contrôle complet du moment où leurs modifications partent en base. Kafinea permet de désactiver l’enregistrement automatique individuellement, sans impacter les autres utilisateurs.
Depuis la barre d’outils d’édition #
- Ouvrez une fiche en mode édition.
- Dans la barre d’outils en haut, ouvrez le menu ⋯ (trois petits points).
- Cliquez sur Enregistrement automatique activé pour basculer l’option sur OFF.
L’indicateur d’état affiche alors en permanence un bandeau « Enregistrement automatique désactivé » tant que des modifications ne sont pas enregistrées. C’est volontaire : il s’agit d’un rappel visuel pour vous éviter d’oublier de cliquer sur Enregistrer.
Depuis vos préférences utilisateur #
L’option est également disponible dans vos préférences utilisateur, sous le libellé Enregistrement automatique des devis et factures. Décocher cette option a le même effet que désactiver depuis la barre d’outils.
Astuce : Le réglage est stocké sur votre compte (pas dans votre navigateur). Vous le retrouverez donc identique sur un autre poste ou après vidage du cache.
Important : Lorsque l’enregistrement automatique est désactivé, vous restez entièrement responsable d’enregistrer vos modifications avant de quitter la fiche. Le raccourci
Ctrl+Set la confirmation à la fermeture de l’onglet restent actifs pour vous aider.
5. Questions fréquentes #
À quelle fréquence l’enregistrement automatique se déclenche-t-il ?
Quelques secondes après votre dernière modification, sans interrompre votre saisie. Le délai s’adapte automatiquement à la taille du document et à la rapidité du dernier enregistrement, pour éviter de surcharger le serveur sur les très grosses fiches.
Que se passe-t-il si quelqu’un d’autre modifie la même fiche en même temps que moi ?
Si la fonctionnalité Gestion des conflits de modification est activée par votre administrateur (voir section 3), Kafinea détecte les modifications concurrentes. Si la fiche a été modifiée par un autre utilisateur depuis votre ouverture, l’enregistrement affiche un message de conflit et vous propose le choix entre recharger la version la plus récente ou forcer votre propre enregistrement.
Si cette fonctionnalité n’est pas activée, c’est le principe du « dernier rédacteur » qui s’applique : l’enregistrement le plus récent remplace le précédent sans avertissement.
L’enregistrement automatique fonctionne-t-il sur toutes les fiches ?
Non. Il est disponible sur les écrans d’édition pour lesquels Kafinea a déployé le mode d’édition avancé. S’il n’est pas disponible sur un module qui vous intéresse, contactez votre administrateur : il pourra vérifier la configuration de l’instance et, le cas échéant, remonter le besoin.
Je ne vois pas l’indicateur d’état dans la barre d’outils, pourquoi ?
Deux causes possibles : soit la fonctionnalité Édition avancée des documents n’est pas activée pour votre instance (voir section 3), soit le module sur lequel vous travaillez n’est pas encore couvert. Dans les deux cas, votre administrateur peut vous aider.
Mes collègues ont activé l’enregistrement automatique mais moi je ne le veux pas. Est-ce possible ?
Oui. La préférence est strictement individuelle : la désactiver pour votre compte n’a aucun impact sur les autres utilisateurs (voir section 4).