Cette page s’adresse aux administrateurs et responsables qui préparent les
interventions. Pour la vue côté terrain, voir
L’espace intervenant.
L’objectif #
Quand vous mobilisez beaucoup d’intervenants, vous voulez que chaque
intervention ne soit visible que par les bonnes personnes : celles de la bonne
zone géographique, de la bonne qualification, ou répondant à tout autre critère.
C’est le rôle des listes de personnes.
Le principe est simple : vous rattachez une liste de personnes à une
intervention. Seules les personnes répondant aux critères de cette liste verront
l’intervention dans leur espace et pourront s’y inscrire. Chaque intervention peut
être rattachée à une liste différente.
Étape 1 – Décrire vos intervenants #
Renseignez vos intervenants dans le module Personnes, avec les champs qui vous
serviront à les segmenter : zone géographique, compétences, disponibilités,
statut… Plus vos critères de segmentation sont précis, plus vos listes seront
pertinentes.
Étape 2 – Créer des listes de personnes #
Dans le module Personnes, créez des listes (vues filtrées) correspondant à
vos besoins, par exemple :
- une liste « Intervenants – zone Nord » ;
- une liste « Intervenants qualifiés inventaire » ;
- une liste « Disponibles le week-end ».
Une liste se définit par des critères : toute personne qui satisfait ces
critères entre automatiquement dans la liste, sans gestion manuelle.
Pour ouvrir une intervention à tout le monde, rattachez-lui simplement une
liste qui contient l’ensemble des personnes.
Étape 3 – Rattacher une liste à une intervention #
Sur la tâche de projet (l’intervention), choisissez la liste de personnes
autorisées et indiquez que l’intervention accepte les inscriptions depuis
l’espace intervenant. Précisez le nombre de places souhaité.
À partir de là :
- seules les personnes de la liste voient l’intervention ;
- elles peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places ;
- les autres personnes ne voient rien de cette intervention.
Important : une intervention sans liste n’est visible par personne. C’est
volontaire : tant que vous n’avez pas désigné qui peut voir une intervention,
elle reste fermée.
Une sécurité réelle, pas un simple filtre d’affichage #
La liste de personnes n’est pas qu’un filtre d’affichage : l’autorisation est
revérifiée à chaque inscription et à chaque annulation. Une personne ne peut
donc pas contourner la règle pour s’inscrire à une intervention qui ne lui est pas
ouverte.
Notifier les personnes concernées #
Lorsqu’une intervention est ouverte, Kafinea peut prévenir par e-mail les
personnes de la liste autorisée afin qu’elles s’inscrivent rapidement, ce qui est
utile lorsque vous devez staffer une intervention dans l’urgence.
Tenir la charge #
Ce mécanisme est conçu pour les gros volumes : des milliers d’intervenants et
d’interventions, avec des pics d’inscriptions lorsque beaucoup de personnes se
connectent en même temps. Les listes restent fluides à parcourir même à grande
échelle, et les places sont attribuées sans sur-réservation.